Oppdatert informasjon i pkt. 3.6 - Redigere bestilling

Alle som har tilgang til å rekvirere laboratorieundersøkelser i DIPS Arena. Denne brukerveiledningen forutsetter at «Kom i gang med Arena» er lest.

Funksjonalitet og hvilke tjenester som kan rekvireres elektronisk kan variere fra HF til HF. Spesielle unntak listes opp under:

• OUS utfører bestilling av laboratorietjenester i Classic Embedded.

Arena Bestilling er en multidisiplinær bestillingsløsning. Det betyr at rekvirenter kan bestille laboratorieundersøkelser og henvise til radiologiske undersøkelser i samme bestilling.

Siden Bestilling er pasientspesifikk.

Arkfanen Ny bestilling i siden Bestilling består av flere deler i tillegg til knappene for bl.a. lagring og sending av bestilling:

• Rekvirent og opphold/planlagt kontakt: Her vises og registreres omsorgsnivå, avdeling, rekvirerende enhet og rekvirerende lege. Feltene Opphold og Planlagt kontakt vises kun dersom pasienten har opphold eller planlagte kontakter.
• Kopimottaker: Her registreres kopimottakere av lab- og radiologisvar. Feltet vises først når minst én tjeneste er valgt. Knappen Fastlege er inaktivt dersom det ikke er registrert fastlege på pasienten. Ikke alle HF tilbyr kopimottaker
• Tjenestetilbudet: Til venstre vises tjenestetilbudet og det er her lab- og radiologiske tjenester velges. Valgte tjenester vises til høyre for tjenestetilbudet. Helt til høyre registreres ev. kliniske opplysninger og tilleggsopplysninger. Her kan også anatomiske tegninger skrives ut.
• Planlegging av prøvetaking: Her vises og registreres informasjon materiale, labsted, prøvetakingstype, hastegrad, ønsket tidspunkt og merknad til lab. For poliklinisk omsorgsnivå vises sjekkboksen Omtrentlig tidspunkt.
• Tjenesteyter: For at standard tjenesteyter velges automatisk må Labsted og Røntgensted settes under «Mine innstillinger».

Avsnittet «Bestille laboratorieundersøkelser» og brukerveiledningen «Radiologi, Henvisning» bør leses før det opprettes en multidisiplinær bestilling.

1. Aktiver aktuell pasient.
2. Åpne siden Bestilling (Ctrl+Alt+Z). Arkfanen Ny bestilling åpnes.
3. Kontroller og ev. korriger verdiene i feltene Omsorgsnivå, Avdeling, Rekvirerende enhet og Rekvirerende lege. Alle feltene må ha verdi for at tjenestetilbudet skal vises.
   Dersom pålogget bruker ikke har tilgang til å rekvirere, vil feltet Rekvirerende lege være tomt. Det må da registreres en bruker som har tilgang til å rekvirere for at tjenestetilbudet skal vises.
4. Kontroller og ev. korriger verdien i feltet Opphold eller Planlagt kontakt.
   Disse feltene er tilgjengelig kun dersom det finnes kontakter eller planlagte kontakter som kan knyttes til bestillingen.
   Feltene er ikke obligatoriske.
5. Velg tjenester i tjenestetilbudet. Valgte tjenester vises til høyre for tjenestetilbudet og blir gruppert som lab- eller radiologitjenester.
   

    

   
   Tjenestetilbudet inneholder både enkelttjenester og pakker. Pakker vises med pakkeikon. For å se innholdet i pakken, kan man klikke på pakkeikonet. Dersom tilgangsstyrte pakker er tilgjengelige, ligger disse under mappen Tilpassa undersøkelsespakker og har fargen blå. I noen pakker kan enkelttjenestene velges, i andre må alle tjenestene i pakken velges. Dette avhenger av hvordan tjenestetilbudet er satt opp. Dersom det er valgt flere pakker som inneholder noen av de samme tjenestene, så blir tjenestene bare valgt én gang.

I søkefeltet (Ctrl+K) kan det søkes etter enkelttjenester og pakker.

Vær oppmerksom på at man ved bruk av søkefeltet vil få treff på både enkelttjenester og analysepakker som inneholder aktuell analyse.

Kliniske opplysninger registreres i høyre kolonne.

Tilleggsopplysninger registreres også i høyre kolonne.

Påkrevde felter er merket med rød stjerne.

6. Rekvirere mikrobiologiske og patologiske undersøkelser:

Registrer Prøvemateriale, Lokalisasjon og Posisjon hvis det er påkrevd.

Registrer Kliniske opplysninger og Tilleggsopplysninger hvis det er påkrevd.

For å bestille flere av samme tjeneste, feks biopsier, kan man trykke på +Materiale.

Klikk på bindersknappen for eventuelt å velge anatomiske maler. Skriv ut malene, marker på utskriftene hvor prøvene er tatt, merk med pasient-ID og send dem sammen med prøvebeholderne til laboratoriet.

7. Slett uønskede tjenester ved enten å fjerne haken på tjenestene i tjenestetilbudet eller klikk Slett på de valgte tjenestene.

Dersom det er valgt flere pakker som inneholder noen av de samme tjenestene og kun én eller noen av pakkene skal beholdes, bør alle pakkene slettes før ønskede pakker velges på nytt. Dette for å sikre at alle tjenestene i pakkene kommer med i bestillingen.

8. Registrer eventuell kopimottaker av lab- og radiologisvar, eventuelt Klikk Fastlege som kopimottaker. Det kan legges til kun én kopimottaker

for hhv. lab- og radiologisvar.

Feltet for Kopimottaker blir aktivt først når én eller flere tjenester er valgt.

Knappen Fastlege er inaktiv dersom det ikke er registrert fastlege på pasienten.

9. Kontroller og eventuelt korriger verdiene i feltene Prøvetakingstype, Hastegrad og Ønsket tidspunkt.

Antall rader for planlegging av prøvetaking avhengig av hvilke tjenester som er valgt. Hver rad representerer en rekvisisjon.

• Materiale: Materialer for valgte rekvisisjon.
• Labsted: Labsted som tjenestene er knyttet til.
• Prøvetakingstype: Hvem som skal ta prøven. Hvilken verdi som blir satt automatisk og om den kan endres er forhåndsdefinert. Kan variere mellom de ulike tjenestetilbudene og helseforetakene.
• Hastegrad: Hastegrad for rekvisisjonen. Kan variere mellom de ulike tjenestetilbudene og helseforetakene.
• Ønsket tidspunkt: Omtrentlig tid, eksakt tid, dato eller prøvetakingsrunde for prøvetaking. Hvilket tidspunkt som settes automatisk avhenger av valgte prøvetakingstype. Kan variere mellom de ulike tjenestetilbudene og helseforetakene.
• Ved bestilling til omsorgsnivå Poliklinisk der det finnes planlagt kontakt på aktuell avdeling, så vil ønsket tidspunkt automatisk bli knyttet til bestillingen i feltet Planlagt kontakt. Det foreslåtte tidspunktet er i henhold til dato/klokkeslett for den planlagte kontakten.

10. Klikk Send bestilling (Alt+S) når bestillingen er ferdig.

Knappen Send bestilling blir aktiv først når alle obligatoriske felt for bestillingen er utfylt. Hinttekst på send-knappen viser ev. manglende registreringer eller andre konflikter.

Arkfanen Oversikt åpnes med fokus på den sendte bestillingen.

Arkfanen Oversikt i siden Bestilling består av to deler:

Rekvisisjonslisten: Pasientens rekvisisjoner er gruppert under Utkast, Planlagt, årstall og Avbestilte alt avhengig av rekvisisjonens status.

Rekvisisjonsdetaljer: Til høyre for rekvisisjonslisten vises detaljer om valgte rekvisisjon.

Etiketter kan skrives ut i arkfanen Ny bestilling før bestillingen er sendt og i arkfanen Oversikt når bestillingen er sendt.

1. Velg rekvisisjon og klikk Prøvetaking (Ctrl+P). Skjemaet Prøvetaking åpnes.
2. Endre tidspunkt hvis det er nødvendig og klikk Skriv ut etiketter og lukk (Ctrl+P).

Etikettene for kun én prøvetakingstype vises av gangen. Dersom bestillingen inneholder flere prøvetakingstyper, må prøvetakingstype i feltet Prøvetakingstype endres for å få skrevet ut de andre etikettene

3. Hvis knappen Send bestilling er aktiv betyr det at bestillingen ikke er sendt.

NB! Det er veldig viktig å klikke Send bestilling for at laboratoriet skal få oversendt bestillingen.

4. Kontroller pasientens personnummer opp mot etikettene, ta prøven og sett etikettene med strekkode-/QR-kode på prøvebeholderne.

Ved behov for å skrive ut etiketter på nytt, klikk Prøvetaking fra arkfanen Oversikt. Sett hake for aktuelle beholdere og klikk Skriv ut etiketter og lukk (Ctrl+P).

For å opprette flere identiske bestillinger gjentatt over flere døgn, uker, eller måneder, kan det opprettes regelmessige bestillinger. Funksjonen kan ikke benyttes for å sende gjentatte bestillinger innenfor samme døgn, for bestillinger med andre hastegrader enn Rutine.

1. Åpne siden Bestilling (Ctrl+Alt+Z) og velg tjenester.
2. Klikk Regelmessighet (Ctrl+R) i arkfanen Ny bestilling.
3. Registrer ønsket regelmessighet, ev. merknad til lab og klikk Opprett regelmessighet (Alt+R). Opprettede bestillinger vises under Repetisjoner i skjemaet.

Dersom det ikke er hake i Bruk lørdager, Bruk søndager eller Bruk helligdager velges kun ukedager.

3. Rediger prøvetakingstid, merknad til lab eller slett enkeltbestillinger dersom det er nødvendig.
4. Klikk OK. Skjemaet Regelmessighet lukkes og knappen Send endres til Send regelmessig bestilling.

NB! Det er veldig viktig å klikke Send bestilling for at laboratoriet skal få oversendt bestillingen.

Arena Bestilling er en multidisiplinær bestillingsløsning. Det betyr at det kan bestilles laboratorieundersøkelser og henvises til radiologiske undersøkelser i samme bestilling.

1. Opprett en ny bestilling (Ctrl+Alt+Z). Kontroller og ev. korriger Avdeling og Rekvirerende enhet. Registrer Rekvirerende lege hvis nødvendig.
2. Velg tjenester.
3. Kontroller og ev. korriger Tjenesteyter og Hastegrad for radiologitjenester.
4. Registrer kliniske opplysninger og velg mottakere av opplysningene. Standardverdi er Alle mottakere.

5. Klikk Legg til kliniske opplysninger og velg mottaker dersom lab og radiologi skal ha ulik informasjon, hvis mulig.

Det anbefales å bruke denne funksjonen for å sende sensitive pasientdata kun til de som har tjenstlig behov for å se disse.

6. Registrer tilleggsopplysninger.
7. Registrer ev. kopimottakere.
8. Send bestillingen (Alt+S). Multidisiplinære bestillinger skal ikke lagres som utkast.

Lagre utkast

En bestilling kan lagres som utkast dersom brukerrollen har tilgang denne funksjonen. Utkastet kan redigeres og ferdigstilles på et senere tidspunkt.

Det forutsettes her at avsnittet «Bestille laboratorieprøver» er lest.

1. Opprett en ny bestilling (Ctrl+Alt+Z).
2. Klikk Lagre utkast (Ctrl+S). Funksjonaliteten er tilgjengelig helt til bestillingen er sendt til tjenesteyter eller slettet.
3. Klikk Lukk (esc) for å lukke bestillingen.

Redigere utkast

Lagrede utkast finnes i rekvisisjonslisten i arkfanen Oversikt.

1. Velg utkast som skal redigeres.
2. Klikk Rediger utkast (Ctrl+E).
3. Ferdigstill og send bestillingen (Alt+S) eller lagre bestillingen som nytt utkast (Ctrl+S).

Ferdigstille utkast

Når en bestilling lagres som utkast, så blir det opprettet en oppgave typen Bestillinger til ferdigstilling i den private arbeidsgruppe til den som er registrert som rekvirerende lege.

1. Klikk Ferdigstill bestilling i forhåndsvisningen av oppgaven Bestillinger til ferdigstilling. Siden Bestilling åpnes.
2. Ferdigstill og send bestillingen (Alt+S) eller lagre bestillingen som nytt utkast (Ctrl+S).

Etterrekvirere

Det er tjenesteyterne som bestemmer om det kan legges til tjenester til tidligere innsendte bestillinger. Det er i så fall lagt inn holdbarhet på enkelttjenester eller prøvematerialer. Ved etterrekvirering sjekkes det om det aktuelle prøvematerialet fortsatt er holdbart og følgelig at tjenester kan etterrekvireres.

1. Åpne siden Bestilling (Ctrl+Alt+Z) og velg arkfanen Oversikt.
2. Velg rekvisisjon i rekvisisjonslisten og klikk Rediger bestilling (Ctrl+E). Kun tjenester som kan etterrekvireres vises.
3. Velg tjenester.
4. Send bestillingen (Alt+S).

Redigere bestilling

Bestillinger som ikke er låst kan med noen unntak endres. Bestillingen låses når alle etikettene er skrevet ut eller planlagt prøvetakingstidspunkt er passert. Regler og oppsett som styrer når bestillingen låses kan være forskjellig mellom foretakene, se lokale prosedyrer.

En bestilling kan være delvis låst dersom noen av etikettene er skrevet ut. Dersom bestillingen er låst/delvis låst, kan tjenester etterbestilles hvis dette er tillatt.

I noen tilfeller kan det være gjort endringer i labsystemet som gjør det umulig å redigere bestillingen i Arena. Det vil da ikke være mulig å bruke knappen Redigere bestilling og endringer må ringes inn til laboratoriet.

Radiologitjenester kan ikke endres eller fjernes ved redigering av bestilling.

Merk! Rekvirentinformasjon skal IKKE endres etter at bestillingen er sendt.

1. Åpne siden Bestilling (Ctrl+Alt+Z) og velg arkfanen Oversikt.
2. Velg rekvisisjon i rekvisisjonslisten og klikk Rediger bestilling (Ctrl+E).
3. Utfør ønskede endringer:

1. • Endre omsorgsnivå
   • Legge til eller slette tjenester
   • Endre kliniske opplysninger og/eller tilleggsopplysninger
   • Endre prøvetakingsinformasjon

4. Send bestillingen (Alt+S).

Avbestille rekvisisjon

Funksjonen Avbestill benyttes for å avbestille hele bestillingen, dvs. ikke bare enkelttjenester.

Se avsnittet Bestille laboratorieprøver for sletting av enkelttjenester.

Verktøy i DIPS Classic erstattes av Støtte i toppmenyen i DIPS ARENA.