metodebok.no  Brukerveiledere og prosessbeskrivelser (regionale)
/
 

Økonomi

Organisasjonsreskontro og Organisasjonsfaktura klar til utskrift

Sist oppdatert: 10.01.2025
Godkjent av: Anne Lundar Keiser, faggruppeleder Pasientadministrasjon og pasientflyt
Godkjent dato: 17.12.2024
Mer informasjon
Utgiver: Helse Sør-Øst
Versjon: 0.1
Kopier lenke til dette emnet
Foreslå endringer/gi kommentarer

1. Endringer siden forrige versjon 

Ny brukerveiledning til Arena v. 23.2

2. Målgruppe og omfang 

Ansatte som har ansvar for å registrere pasientaktivitet i kliniske systemer og ansatte på regnskapsavdeling som har ansvar for å sende ut fakturaer til organisasjoner.

3. Fremgangsmåte 

3.1 Hvordan sende faktura til organisasjon

 

Ref. brukerdialog Økonomisk oppgjør v.23.02.

 

  1. Legg inn frikode «Konsultasjon betales av fakturamottaker» i fane oppgjør i opphold.
  2. Søk opp organisasjonen fakturaen skal sendes til.
  3. Klikk på Faktura.
  4. Faktura sendes ut til organisasjoner en gang per måned av regnskapsavdelingen.

 

 

 

3.2 Om organisasjonsreskontro

 

  1. Klikk på Økonomi i Startmenyen

 

  1. Klikk på fanen Organisasjonsreskontro

 

  1. Organisasjonens reskontro kommer frem ved å søke på organisasjonens navn, organisasjonsnummer eller fakturanummeret til en organisasjonsfaktura, kreditnota eller underfaktura til denne. I reskontroen vil alle fakturaene, underfakturaer og kreditnotaer vises.

4. Organisasjonsreskontro skiller på Åpen og Lukket. Åpen viser fakturaer som er ubetalt, Lukket viser fakturaer som er betalt eller avsluttet ved

kreditering eller tapsført. Under Åpen vises Totalt utestående som er totalt utestående saldo til organisasjonen.

Organisasjonsfaktura genererer et hoved fakturanummer og et under fakturanummer per pasient. Det er hoved fakturanummer som får et KID nummer, og er det fakturanummeret med totalsum som skal benyttes ved betaling fra organisasjonen. Ved utskrift av organisasjonsfaktura, vil under fakturanumrene bli lagt som vedlegg til faktura.

 

 

3.3 Funksjoner i Organisaskonsreskontro

 

I Hamburgermeny på hovedfakturanummer har man følgende valg:

 
  • Skriv ut: Utskrift av faktura
  • Krediter: Skal man kreditere hele fakturaen med alle underfakturaer, klikker man krediter på hoved fakturanummer
  • Avslutt og skriv ut: Organisasjonsfakturaer genereres en gang i måneden, og blir overført til «Organisasjonsfaktura – klar til utskrift». Om faktura skal sendes til organisasjonen før kjøringen, velger man Avslutt og skriv ut. Faktura vil ikke bli med på neste utskrift av organisasjonsfakturaer for perioden.
  • OCR-betaling: Brukes ved manuell registrering av OCR-betaling
  • Legg til saksnummer: Her legges inn saksnummer fra inkassobyrå om fakturaen er oversendt til innkreving
  • Tapsfør: Tapsføring av faktura
  • Legg til merknad: Her kan man legge inn merknad med fritekst som lagres på faktura
  • Endre forfallsdato: Utsettelse av forfallsdato med begrunnelse

 

Valgene her styres også ut ifra hvilken rolle DIPS brukeren er.

I Hamburgermeny under fakturanummer er det følgende valg:
  • Krediter. Kreditering av underfaktura brukes når man skal kun kreditere en underfaktura på en pasient der det foreligger flere underfakturaer på organisasjonsfaktura. Kreditnota vil bli generert på neste utskrift av organisasjonsfakturaer.
  • OCR-betaling. Brukes ved manuell registrering av OCR-betaling
  • Legg til merknad. Her kan man legge inn merknad med fritekst som lagres på faktura

Ved å klikke på de ulike fakturanumrene, får man opp Detaljer nederst på siden. Her vises underfaktura med detaljer om transaksjoner og korreksjoner på faktura og hvem som har utført de ulike transaksjonene/korreksjonene.

 
 
 
 
3.4 Korrigering av organisasjonsfaktura
 

Ved korrigering av organisasjonsfaktura, har man to valg. Organisasjonsfakturaen kan krediteres eller tapsføres.

 

  • Tapsføring
    Klikk i Hamburgermeny på organisasjonsfakturaen om det gjelder hele fakturabeløpet eller på underfakturaen som gjelder en spesifikk pasient, og klikker på Tapsfør. Om kravet er opprinnelig riktig utstedt til organisasjon og HF innfrir kravet, skal man tapsføre organisasjonsfakturaen.

 

  • Kreditering
    Klikk i Hamburgermeny på organisasjonsfakturaen om det gjelder hele fakturabeløpet eller på underfakturaen som gjelder en spesifikk pasient, og klikker på Krediter. Når man krediterer, må man gå inn i oppholdet og korrigere det som skal korrigeres, og deretter lage en ny faktura. Det er tre ulike måter å korrigere faktura ved kreditering:

 

  • Organisasjonsfakturaen skulle vært stilet til pasient
    Organisasjonsfakturaen krediteres om den kun inneholder aktuell pasient, evt. underfaktura som gjelder den spesifikke pasienten. Gå deretter inn i oppholdet, slett frikode «Konsultasjon betales av fakturamottaker» og opprett ny faktura. Faktura vil bli stilet til pasienten så lenge frikoden har blitt fjernet. Organisasjonskreditnota vil bli opprettet og sendt ved neste kjøring, ref. punkt 3.5.

  • Feil takst
    Organisasjonsfakturaen krediteres om den kun inneholder aktuell pasient, evt. underfaktura som gjelder den spesifikke pasienten. Gå deretter inn i oppholdet og korriger takst som er feil, og opprett ny faktura. Organisasjonsfaktura vil bli opprettet og sendt ved neste kjøring, ref. punkt 3.5.

  • Ingen takst/fritatt fra betaling

Organisasjonsfakturaen krediteres om den kun inneholder aktuell pasient, evt. underfaktura som gjelder den spesifikke pasienten. Gå deretter inn i oppholdet og slett taksten om det ikke skulle vært takst, og sett oppholdet oppgjort. Om pasienten skulle hatt frikode som for eksempel frikort, står taksten uendret og frikoden endres fra Konsultasjon betales av fakturamottaker til Frikort.

 

 

 

3.5 Om organisasjonsfaktura - klare til utskrift

 

  1. Klikk på Økonomi i Hurtignavigatoren

 

  1. Klikk på fanen Organisasjonsfaktura

 

Organisasjonsfaktura viser Organisasjonsfakturaer klare til utskrift. Hver måned blir det generert en kjøring for forrige måneds organisasjonsfakturaer som nå er klare for utskrift. Man vil først motta en oppgave i Arbeidsgruppe at organisasjonsfakturaer er klare til utskrift. Det vil da ligge en liste med organisasjonsfakturaer som er klare til utskrift i Organisasjonsfaktura. Oversikten viser:

 

  • Organisasjon: Navn på organisasjon som er fakturamottaker
  • Opprettet: Dato for opprettelse av faktura
  • Antall utskrevet: Antall fakturaer som er klar til utskrift på organisasjonen
  • Utskriftsdato: Denne vil være blank, da faktura ikke er skrevet ut enda

 

 

Organisasjonsfaktura klare til utskrift viser oversikt over fakturaer som ikke er utskrevet, og er klare til å bli skrevet ut. Ved å klikke på ikon for printer , skriver man ut en og en faktura fra listen. Når faktura er skrevet ut, vil faktura forsvinne fra listen. Når listen er tom, er alle fakturaer skrevet ut. Det vil da stå følgende: «Ingen organisasjonsfakturaer å skrive ut».

 

Inkluder utskrevne

Huk av for Inkluder utskrevne, legg inn dato fra og til, og klikk oppdater. Det vil da vises en oversikt over organisasjonsfakturaer som tidligere er skrevet ut. Ved å klikke på ikon for printer, kan det skrives ut faktura på nytt om man ønsker å skrive ut fakturakopi.

 

  • Organisasjon: Navn på organisasjon som er fakturamottaker
  • Opprettet: Dato for opprettelse av faktura
  • Antall utskrevet: Antall fakturaer som er utskrevet til organisasjonen i perioden
  • Utskriftsdato: Dato for utskrift av faktura
 
 

4. Definisjoner 

Organisasjonsfaktura: Faktura for egenandel til pasient som betales av en organisasjon.

Personvernerklæring Ansvarsfordeling Redaktører og forfattere Om metodebok.no
App Store
Google Play