Ny ved innføring av Dips Arena somatikk. Det er ingen aktuelle endringer i Arena v. 23.2

Målgruppen er personell som håndterer henvisninger og sender ut alle typer Pasientbrev - (svar på henvisning, innkalling osv) fra

det pasientadministrative systemet.

Alle pasientbrev skal i utgangspunktet sendes digitalt fra DIPS (unntak beskrives i brukerveiledningen).

Denne brukerveiledningen beskriver hvordan man sender og redigerer digitale pasientbrev .

Avdelingsleder er ansvarlig for at retningslinjen er kjent i egen avdeling. Avdelingsleder har ansvar for å påse at den lokale

informasjonen som settes inn i pasientbrev er kvalitetssikret med faglig ansvarlig.

Personell som sender ut pasientbrev fra pasientadministrativt system har ansvar for å påse at korrekte pasientbrev og informasjon

om rettigheter blir sendt digitalt til den enkelte pasient i tråd med gjeldende prosedyre.

Brukerveiledningen beskriver generell bruk av digital utsending av pasientbrev.

Kopi av pasientbrev til lege-/ henviser kan ikke sendes digitalt. Disse må skrives ut fra lokal skriver og sendes i papirformat til

mottaker.

Merk at de fleste pasientbrev skal ha kopi til henviser.

Ytterligere informasjon om ansvarsforhold og definisjoner beskrives i prosedyren Beskrivelse av pasientbrevmaler - Regional

standard.

Forutsetninger for å kunne sende digitalt pasientbrev fra DIPS:

• Dokumentet må være et "pasientbrev” og i status godkjent

• Dokumentet må være knyttet til en henvisning eller en planlagt kontakt

• Opprett brev.

• Velg korrekt pasientbrev. Hak av for «se og rediger»

Det vil generere en utskriftsoppgave og gi mulighet for å kunne sette inn frase knyttet til forberedelser med eventuelle

lenker

Dersom det ikke er behov for noen tilleggsinformasjon, kan brevet sendes uten å redigeres. Trykk da på «godkjenn og skriv

ut»

• Velg pasientbrev og hak av for “se og rediger”.

For å finne oversikt over avdelingens og dine egne fraser, velg: + -tegnet i menylinjen eller hurtigtast F7.

Skjermbildet kommer opp med oversikt over “mine fraser”, “avdelingens fraser” og “felles fraser”

• Marker frasen du ønsker å bruke og “sett inn”

Frasen settes under oppmøtetid og -sted.

• Godkjenn og trykk på utskriftsknappen

• Kontroller at pasientens adresse er riktig

• Velg "send digitalt", trykk Ok og brevet blir sendt

• Ved kun å godkjenne og lukke dokumentet, går dokumentet i arbeidsflyt til utskrift

• Merk! Brev til pasienter med utenlandsk adresse og pasienter uten fast bopel må skrives ut på lokal skriver.

• Utskrift fra lokal skriver benyttes hvis det grunnet tekniske årsaker ikke går å sende digitalt eller dersom det er behov

for å legge ved fysiske gjenstander i brevet, som for eksempel prøveglass

Marker brevet du skal sende og trykk på utskriftsknappen.

Avslag

• Godkjenn og trykk på utskriftsknappen

• Velg "send digitalt", trykk Ok og brevet blir sendt

• Ved kun å godkjenne og lukke dokumentet, går dokumentet i arbeidsflyt til utskrift

Pasienter som mottar pasientbrev i innboksen på Helsenorge.no får en varsling/ melding om dette samme dag.

Dersom pasienten ikke åpner meldingen, vil det på dag 3 sendes ny varsling. Dag 4 vil brevet ettersendes til ekstern

utskriftstjeneste og dag 5 skrives brevet ut og sendes til pasient med vanlig postgang.

Åpne brevet, som skal redigeres. Velg Rett/flytt/ i menylinjen og du får opp en dialogboks med alternativer.

Dersom det oppstår behov for å endre på brevet etter at det er godkjent, kan det opprettes Ny versjon.

I DIPS vil den gamle versjonen av brevet bli liggende skjult bak den nye. Brevet kan hentes fram i lesemodus ved å

høyreklikke i brevet og Se eldre versjon.

Velger man å opprette ny versjon eller et helt nytt brev (der som det allerede er sendt ut) vil dette vises som et nytt/ separat

brev på Helsenorge. I pasientjournalen på Helsenorge vil pasienten se begge brevene. Ved bruk av Ny versjon og av Nytt

brev må man gjøre pasienten oppmerksom på hvilket av brevene som er gjeldende. Legg inn frase om " se bort fra forrige

brev fra avdeling- x". Gitt informasjon til pasient om gjeldende brev er en forutsetning for at brevet kan slettes fra

pasientens journal i DIPS. Send i arbeidsflyt til AKS Feilskrevet dokument til sletting med beskjed om dette.

Dersom selve timeavtalen skal endres må det benyttes endringsbrev Endret time pasientbestemt PAS/ Endret time HFbestemt

PAS

Returpost/feilet sending som genererer arbeidsoppgaver i DIPS

Alle pasientbrev, skal i hovedsak sendes digitalt. Hvis pasienten har reservert seg mot digital post fra det offentlige eller av

andre grunner ikke kan motta digitale brev, vil brevet bli levert av ekstern utskriftstjeneste, de skriver ut brevet og sender

med ordinær postgang.

Ved eventuell returpost - vil brevet makuleres av posten og det opprettes en oppgave i DIPS: "Brev har kommet i retur fra

ekstern utskriftstjeneste". Pasienten har ikke fått brevet, avdelingen må da kontakte pasienten på annen måte. Åpne

pasientbrevet og gå til fanen "opplysninger". Velg Ny merknad og dokumenter hvordan pasienten har blitt varslet/

informert.

Varsling feilet - brev er levert til digital postkasse, men varselet (sms/ e-post) fra Helsenorge.no har ikke kommet frem til

pasienten og det opprettes en oppgave i DIPS: " Brev levert på helsenorge 19.10.21 kl 12.50, men varsling til pasient har

feilet". Avdelingen må informere pasienten om at brev er tilgjengelig på Helsenorge.no.

Leveranserapport mangler- brev er levert digital postkasse, men leveranserapport i DIPS mangler (vises i dokumentlogg) og

det opprettes en oppgave i DIPS: "Ingen leveranserapport mottatt for brev". Avdelingen må sette oppgaven som utført.

Årsaken til retur/ feilsending står i Meldings-feltet.

Korrespondanseloggen hentes fram fra startmenyen

12057 - Inntaksbrev pasient- sending og utskrift

Rapporten viser statistikk for sendte inntaksbrev for pasient. Den viser brev som er sendt ut elektronisk og også brev som er

sendt ut som utskrift fra lokal skriver.

Hver rad i rapporten representerer en hendelse i dokumentloggen for brevet. Standard sortering er: kolonne

Hendelseutentid

Rapporten kan vises for flere avdelinger av gangen, har derfor ikke valg for seksjon og lokalisering.

11797- Inntaksbrev pasient- sending og utskrift

Rapporten viser statistikk for sendte inntaksbrev for pasient. Den viser brev som er sendt ut elektronisk og også brev som er

sendt ut som utskrift fra lokal skriver.

Hver rad i rapporten representerer en hendelse i dokumentloggen for brevet. Standard sortering er: Hendels Dato + Hendelse Tid for hendelsen i dokumentloggen.

Rapporten vises per avdeling og har utvalgskriteriene for seksjon og lokalisering.

Definisjoner