Første versjon.

Målgruppen for denne brukerveiledningen er alle som har inntaksplanlegging og oppsett av timer som arbeidsoppgave. 

Mine timeavtaler er en tjeneste der pasienten ved å bruke helsenorge.no skal kunne:​

• se sine timeavtaler ved helseforetaket​
• få varsel om ny time og eventuell endring av time ​
• få detaljer om timen
• bekrefte at man kommer til timen, be om endring av time eller stille andre spørsmål knyttet til timen.
• åpne innkallingsbrevet fra timeavtalen. Forberedelser og annen relevant informasjon vil fortsatt stå i innkallingsbrevet.

Felter markert i blått viser hva fra DIPS, som vises på timeavtalen på Helsenorge

• Prosedyretype (visningsnavn) hentet fra regionalt kodeverk vises, hvis registrert.
• Navn på personlig ressurs / behandler vises, hvis registrert

Ved godkjenning / utsending av innkallingsbrevet sendes timeavtale til Helsenorge.

• Informasjon om timeavtalen blir da tilgjengelig for pasienten.
• Helsenorge sender varsel til pasienten
• Dersom pasienten ikke er digitalt aktiv, blir ikke timen lagret hos Helsenorge og det fremkommer heller ikke på den planlagte kontakten i Arena at den har blitt sendt til Helsenorge. Innkallingsbrevet skal likevel sendes digitalt ut fra DIPS, det blir videreformidlet til utskriftstjeneste som før.

Post/ Lokalisering (oppmøtested) registrert i planlagt kontakt.

Og innkallingsbrevet er godkjent

Timeavtalen sendes ikke til Helsenorge dersom pasient er mellom 12 og 16 år ved oppmøtetidspunkt.

Indirekte kontakter og ø-hjelps -kontakter sendes ikke til Helsenorge.

Innkallingsbrevet skal sendes digitalt ut fra DIPS. Brevet inneholder forberedelser og annen viktig informasjon som ikke vises i timeavtalen. For pasienter som ikke har en aktiv bruker på Helsenorge eller der innkallingsbrevet ikke blir åpnet på Helsenorge, vil brevet videreformidles / ettersendes til utskriftstjeneste.

For at informasjon i timeavtalen og i brevet skal samsvare i visningen på Helsenorge, kan det ikke gjøres manuell redigering i brevet ifht oppmøte (tid og sted).

Informasjon om timeavtalen sendes ikke til Helsenorge dersom pasient er mellom 12 og 16 år ved oppmøtetidspunkt. Indirekte kontakter og ø-hjelps -kontakter overføres heller ikke til Helsenorge.

Ved planlagt videokonsultasjon sendes URL lenken, som skal benyttes med timeavtalen. Pasienten kan starte videokonsultasjonen fra timeavtalen på Helsenorge. Pasienter som ikke er digitalt aktive vil få lenken tilsendt i innkallingsbrevet som før.

I timeavtalen på Helsenorge vil det stå «Legen vil ringe deg når konsultasjonen starter» Informasjonen i innkallingsbrevet bør samsvare med dette.

Når innkallingsbrev godkjennes for en av timeavtalene som inngår i seriebestillingen, vil alle planlagte kontakter i seriebestillingen sendes til Helsenorge.

Når en planlagt kontakt åpnes i arbeidsflaten, og denne er sendt til Helsenorge, vil det vises at kontakten er sendt til Helsenorge og tidspunktet for sending. Ved avlysning av planlagt kontakt, og godkjenning av et nytt innkallingsbrev, sendes alle timeavtalene i serien på nytt.

Innkallingsbrev «flere timer», som sendes kan kun åpnes fra den første kontakten i serien.

Timeavtalen på Helsenorge er merket som «Regelmessig avtale»

• Timeavtalene i en serie administreres som enkeltimer på Helsenorge
• DIPS har ikke funksjonalitet for å legge til timer til en allerede opprettet serie.
• En ny time vil ikke være en del av serien i visningen på Helsenorge- vil ikke være merket som «Regelmessig avtale».

I første versjon av Mine timeavtaler vil ikke gruppetimer vises på Helsenorge. Visning av planlagte kontakter i gruppebehandling vil komme  høsten 2025.

Gruppebehandling skal registreres som vanlig i Arena og innkallingsbrev sendes digitalt fra DIPS.

Ambulante kontakter er polikliniske kontakter som gjennomføres av spesialisthelsetjenesten utenfor rammen av ordinære fysiske lokaler i spesialisthelsetjenesten, med bruk av virksomhetens eget personell.

Aktiviteten registreres som frittstående polikliniske kontakter på samme måte som ordinære polikliniske kontakter. Sted for aktivitet må være enten: Hjemme hos pasienten eller ambulant sted utenfor spesialisthelsetjenesten.

I DIPS planlagt kontakt finnes det ikke noe som peker ut / identifiserer denne type timer. Løsning for ambulante timer, hvordan disse skal registreres for at riktig informasjon skal vises i timeavtalen på Helsenorge er ikke avklart per mai 2025.

Informasjon om oppmøtested i timeavtalen hentes fra DIPS og vil peke til innkallingsbrevet. Innkallingsbrevet kan redigeres manuelt som før.

Alternativ 1 – Opprette ambulante lokaliseringer

• Det opprettes egne lokaliseringer for ambulante timer
• Ved planlegging av ambulante timer velges den ambulante lokaliseringen tilhørende avdelingen eller arbeidsstedet.
• Brev redigeres iht. prosedyre som benyttes i dag, hvor det legges inn info om hvor timen skal gjennomføres i brevet.
• I oppholdsregistreringen velges «sted for aktivitet» og registrering av Lokalisering iht. dagens prosedyre.

Alternativ  2 - Vente til DIPS har på plass en løsning for ambulante kontakter på planlagt kontakt

• For de avdelinger dette gjelder må det meldes inn et avvik iht. rutine for systemoppsett i Mine timeavtaler.
• For de avdelinger som det er meldt avvik på, vil ingen timeavtaler fra avdelingen bli sendt til Helsenorge.
• Disse avdelingene må fortsette å sende brev iht. dagens rutine, både for kontakter som gjennomføres på Sykehuset og ambulante kontakter.

Når man godkjenner / sender et innkallingsbrev, overføres informasjon om timeavtalen til Helsenorge. Dersom pasienten har en aktiv Helsenorge-bruker, lagres timeavtalen der og det vises som Sendt til Helsenorge i planlagt kontakt sammen med dato og klokkeslett for overføringen.

Pasienten kan bekrefte tildelt timeavtale på Helsenorge. Dette vises som Pasienten har bekreftet oppmøte i planlagt kontakt og man ser dato og klokkeslett for bekreftelsen.

Timeavtalen på Helsenorge gir pasienten mulighet til flere tjenester:

• bekrefte timeavtalen
• legge avtalen i sin egen kalender
• sende dialogmelding om timeendring
• sende dialog melding med spørsmål om timen

Pasienten kan ikke avkrefte timeavtalen på Helsenorge- det må pasienten be om via «Dialog – timeendring» eller per telefon. Dersom timeavtalen ikke er bekreftet på Helsenorge, vil det heller ikke stå noe om dette i planlagt kontakt. Det stilles ikke krav om at pasient må ha bekreftet timen.

Tidsrommet for å benytte dialogmeldinger er begrenset og knyttet til aktuell timeavtale.

• Dialog om timeendring kan sendes frem til 24 timer før oppmøtetid.
• Kortere tid enn 24 timer vil låse muligheten, og det kommer opp et varsel.
• Etter gjennomført time / passert oppmøtetid vil dialogen bli inaktiv.
• Innholdet i dialogmelding, og i svarmelding blir journalført.
• Endring / flytting av timer i DIPS gjøres som før.

Dialog om timeendring kommer i DIPS- arbeidsflyt som Oppgave- Melding fra pasient.

Meldingen er knyttet til aktuell planlagt kontakt. (Referanse til timen vil vises i meldingen). og kan ikke benyttes  etter at timen er gjennomført.

Endring av planlagt kontakt registreres med avslutt/ utsettelseskode, og det sendes endringsbrev som før.

Merk: det vil fortsatt være mulig å sende dialog melding- endring av time via «svarknappen» i brevet på tidligere sendte timer/ innkallingsbrev.  Denne type melding vil fungere som før, vil ikke være knyttet til en enkelt time.

Når man avlyser en planlagt kontakt, lagrer endringen og oppgir avsluttsårsak, så sendes det melding til Helsenorge på opprinnelig timeavtale med informasjon om at den er avlyst.

Når man avlyser en planlagt kontakt, lagrer endringen, oppgir avsluttsårsak  og utsettelsesårsak så sendes det melding på opprinnelig timeavtale med informasjon om at den er avlyst og man vil på Helsenorge se informasjon om timeavtalen er avlyst av sykehuset eller av pasienten selv.

Prosedyretype er et regionalt kodeverk.

I mine timeavtaler skal innbygger få se timedetaljer på sin planlagte kontakt. Prosedyretype skal benyttes for å navngi timene på Helsenorge. Dette gjelder ved valg av prosedyretyper, fra et regionalt kodeverk merket HN.Prosedyretypene vil ha et visningsnavn som blir tilgjengelig på Helsenorge.

Tidligere opprettede egne/ avdelingsvise prosedyretyper vil ikke vises på Helsenorge, men kan benyttes til timesøk som før.

Prosedyretype uten prefiks HN vil ikke vises på Helsenorge 

For hver timedefinisjon legges det inn et sett med prosedyretyper som er gjeldende for den valgte timedefinisjonen. Når man legger inn en time på en tid i ressursens timebok, vil man dermed få en meny med de prosedyretyper som er tilgjengelig på den valgte timedefinisjonen.