Bilder og tekst er endret iht. DIPS Arena v. 23.2

Målgruppen for denne brukerveiledningen er ansatte som jobber ved regnskapsavdelingen og merkantilt personell, poliklinikk.

Brukerveiledningen inneholder følgende:

3.1 Hva er en Pasientreskontro

3.2 Navigere til Pasientreskontro

3.3 Søke i Pasientreskontro

3.4 Bruke Pasientreskontro

Se underkapitler for fremgangsmåte.

3.1 Hva er en Pasientreskontro

Pasientreskontro er en oversikt over pasientens fakturaer, betalingspåminnelser og inkassosaker. I reskontroen er det mulig å gjøre endringer i form av kreditering, tapsføre, registrere innbetalinger eller legge igjen merknad på faktura.

3.2 Navigere til Pasientreskontro

Klikk på siden Økonomi i Startmenyen (Ctrl+Alt+8)

3.3 Søke i Pasientreskontro

Fanen Pasientreskontro (Alt+R) er aktiv, og søkefelt benyttes etter behov (fakturanummer, KID, fødselsdato, fødselsnummer eller pasientnavn).
Det er kun pasienter med registrert faktura som vil vises ved søk.

Ved begrenset informasjon på pasient er det også mulig å søke opp på adresse eller telefonnummer under Avansert Pasientsøk.

3.4 Bruke Pasientreskontro

Klikk på hamburgermenyen på aktuell faktura i Åpen/Lukket-feltet for å utføre følgende valg:

• Skriv ut: For utskrift av faktura.
  Klikk på System øverst i DIPS vinduet og klikk Skriveoppsett for å endre hvor eller hvordan faktura skal skrives ut. Her er det anledning til å velge printere eller andre digitale alternativer for eksempel PDF.
• Krediter: Krediter faktura.
  Etter kreditering skal det skrives en merknad for årsak til kreditering. Oppgjør på oppholdet åpnes opp igjen etter en kreditering og skal fullføres på nytt. Velg Vis Opphold via hamburgermenyen på den aktuelle faktura, deretter velg fane Oppgjør. Utfør korrigeringer på faktura og sørg for at oppholdet er satt til oppgjort i etterkant. Trykk F5 for å laste inn bildet på nytt.
  Eksempler på bruk av kreditering: Feil på faktura (Koding, takst etc.), reklamasjoner, innsigelser.
• Kontantbetaling: Ved kontant betaling.
  En dialogboks vil åpne seg, hvor mottatt beløp må tastes inn. Velg deretter Registrer betaling eller Avbryt. Ved mottatt kontantbetaling medfører dette noen tilleggssteg for å lage et oppgjørsbilag. Oppgjørsbilaget og rutinene rundt dette har lokale forskjeller. Se derfor egen rutine for oppgjørsbilag.
• Bankkortbetaling: Ved betaling med kort.
  Bankterminal må være tilkoblet datamaskinen for at integrering skal fungere opp mot DIPS.
• Manuell bankkortbetaling: Brukes ved feil med bankkortbetaling i terminal eller ved bankterminaler som ikke er integrert mot DIPS.
  En dialogboks vil åpne seg, legg inn nødvendig informasjon og velg Registrer betaling eller Avbryt.
• OCR-betaling: Registrer OCR betaling.
  Brukes ved mottatte innbetalinger fra banken. Dette kan for eksempel brukes når det er innbetalt med feil KID og innbetalingen ligger i uavklarte listen.
• Overfør OCR-betalinger til annen faktura: Ved overbetaling kan overskytende beløp overføres som hel-/del- betaling til en annen åpen faktura. Det vil skapes en merknad på gjeldende faktura med hvor beløpet kom fra og hvor det ble sendt.
• Tapsfør: Tapsføre faktura.
  Brukes når det er liten sannsynlighet for å motta inntekten og det ikke er feil på faktura.
  Eksempler: Mottatt retur av faktura flere ganger og får ikke kontakt med pasient, foreldet faktura, utlandspasienter som ikke kan dekke utgiftene.
• Legg til merknad: For å legge til en kommentar på faktura.
• Endre forfallsdato: Det må oppgis en begrunnelse for å kunne endre forfallsdato. Det er ikke mulig å legge inn forfallsdato som er tidligere enn 14. dager etter opprettelsen av faktura
• Vis opphold: Snarvei til siden Opphold og Oppgjør

Terminalen/PC-en må være knyttet opp mot en kontantkasse. Funksjonene er tilgangsstyrt.

3.5 Bruke Pasientreskontro, detaljer

3.5.1 Kolonner forklart

Informasjon om valgt faktura vises nederst på siden under Detaljer. Her vises detaljer om hvordan faktura er behandlet.

• Transaksjonstype: Transaksjonstype. Se gjerne 3.5.2

• Beløp: Innbetalt eller kreditert beløp.
• Transaksjonsdato: Transaksjonsdatoen beløpet er registrert på faktura.
• Betalingsdato: Mottatt betaling i bank.
• Periode: Måned og år.
• Bilagsnr: Saksnummer til ekstern betalingsoppfordring.
• Opprettet av: Brukeren som har registret transaksjonstypen.
• Terminalid: Bankterminalnummer.

Beløp som øker utestående på faktura vil være i debet (+) og beløp som reduserer utestående vil være i kredit (-).
I utklippet over er Faktura i debet kr 1612,00 som betyr at det er utestående kr 1612,00 på faktura. En OCR-betaling på kr 1612,00 vil redusere utestående med 1612,00 og faktura står dermed i null. En OCR-betaling vil stå som kredit.

En Tilbakeføring av OCR-betaling vil medføre at det står utestående kr 1612,00.
En Bankkortinnbetaling på kr 612,00 vil medføre at det er utestående kr 1000,00. Restbeløpet på kr 1000,00 vil finnes under Åpne i kolonnen Rest.

3.5.2 Transaksjonstyper

• Faktura: Totalbeløpet på faktura

• OCR-betaling: Betaling utført av pasient via bankoverføring
• Tilbakeført Betaling: Forklarer at en valgt betaling er tilbakeført
• Bankkortbetaling: Registret bankkortbetaling, enten manuell eller via terminal.
• Betalingsinfo eksternt system: Faktura er sendt til inkasso.
• Betalingsinfo eksternt system utbetaling: Mottatt innbetaling på inkassosak og beløp er overført til den aktuelle faktura.
• Avsluttet (system): Faktura er betalt og avsluttet.
• Tapsført faktura: Faktura er tapsført.
• Inntektsført tap: Tapsføringen er reversert.
• Kreditert Faktura: Faktura er kreditert. Markert med en K og beløp.

I hamburgermenyen på transaksjonstypen kan det oppstå følgende valg:
Register tilbakebetaling: Reverser en transaksjonstype

Legg til merknad: Legg igjen en kommentar på faktura.

Inntektsfør Tap: Er faktura tapsført kan dette reverseres ved å velge inntektsfør tap.

Til høyre for detaljer ligger videre informasjon om hvilke tjenester og varer som er tilknyttet faktura.

Reskontro: Reskontro er underkontoer som viser oversikten over krav og transaksjoner i forhold til virksomhetens pasienter.

Kreditering: Brukes hvis det er utført feil ved fakturering. Dette kan være feil takst, ikke mottatt faktura eller reklamasjoner på behandlingen.
Tapsføring: Brukes når det er liten sannsynlighet for å motta inntekten og det ikke er feil ved faktura. Tapsføringen går som en kostnad på avdelingen som utstedte fakturaen.

Hamburgermeny: Ikon med tre streker.

Faktura: Økonomisk dokument med tilhørende betalingsopplysninger.

OCR: Mottatt beløp via bankoverføring fra fil sendt fra banken. Pasienten har betalt med fakturaopplysninger.