Brukerveiledning er utarbeidet basert på Arena v. 22.2.

Det er ingen aktuelle endringer i Arena v. 23.2

Målgruppen for denne brukerveiledningen er personell som ivaretar oppfølgning av pasienter registrert med en oppfølgningspliktig prosedyrekode, der resultat av oppfølgningen skal rapporteres til FHI.

Det er et krav for sykehus og dagkirurgiske klinikker å delta i overvåkingen av infeksjoner i operasjonsområder i henhold til NOIS-registerforskriften.

Arena Infeksjonsovervåkning er et verktøy for oppfølging av pasienter med rapporteringspliktige prosedyrer. Infeksjonsovervåkning består av pasientliste, arbeidsflyt, skjemaer for oppfølging samt funksjonalitet for å generere rapporteringsfil til FHI. Rapporteringsfil kan genereres som excelfil for validering av data før innsending.

Når en rapporteringspliktig prosedyrekode blir godkjent i «Operasjonsprotokoll», genereres det en infeksjonsovervåkningssak. Det opprettes kun én sak per operasjon, selv om det registreres flere rapporteringspliktige prosedyrekoder. Det er den første overvåkningspliktige koden i listen som rapporteres til Folkehelseinstituttet (FHI).

Rapporteringspliktige opplysninger hentes automatisk fra tidligere registreringer i operasjonssaken:

• ASA status (hentes fra godkjent anestesivurdering)
• Operasjonsvarighet (hentes fra godkjent operasjonsprotokoll)
• Elektiv/ø-hjelp (hentes fra godkjent operasjonsprotokoll)
• Sårets renhetsgrad (hentes fra godkjent operasjonsprotokoll)
• Antibiotikaprofylakse (hentes fra godkjent operasjonsprotokoll)
• Ev. Euroscore (hentes fra godkjent operasjonsprotokoll)

Brukerveiledningen inneholder følgende:

• Opprette infeksjonsovervåkningssak
• Utskriving av pasient
• Utsendelse av svarbrev til pasienten
• Registrering av purrerutiner
• Utfylling av infeksjonsstatus 30 dager
• Rapportering til FHI
• Ved eventuell reinnleggelse
• Utfylling av hendelse reoperasjon
• Utfylling av hendelse død
• Endre infeksjonsovervåkningssak
• Slette infeksjonsovervåkningssak

Se underkapitler for fremgangsmåte.

Infeksjonsovervåkningssaken opprettes automatisk når operatør fyller ut og godkjenner operasjonsprotokoll med overvåkningspliktig prosedyrekode.

Infeksjonsovervåkningssaken gjenfinnes i pasientlisten Infeksjonsovervåkning. Her vises siste registreringer i saken og hva som eventuelt mangler. Det er mulig og legge inn ASA direkte i listen om dette mangler. I tillegg kan det opprettes aktuelle dokumenter herfra samt registrere at en sak er klar for rapportering til NOIS.

Listen kan sorteres på:

• Datointervall
• Aktuelle prosedyrekoder
• Operasjonssted

Når pasienten skrives ut opprettes det en arbeidsoppgave, Infeksjonsstatus ved utskrivning, under Dokument til oppretting. Ved omsorgsnivå "heldøgn" går det til utskrivende lege. Dersom operasjonen skjedde poliklinisk, er det hovedoperatør registrert i operasjonsprotokollen som vil få denne oppgaven. Valgt infeksjonsstatus vises i siden Infeksjonsovervåkning i kolonne Status utskrivning.

For opprettelse av svarbrev til pasienten vil det gå en arbeidsoppgave til definert arbeidsgruppe. Denne oppgaven opprettes 25 dager etter at operasjonsprotokollen er godkjent.

1. Dokumentet åpnes i arbeidsflaten og merknader legges inn ved behov og vil vises i svarbrevet til pasient.
2. Godkjenn dokumentet og klikk Skriv ut. Brevet med ev. merknad skrives ut.
3. Dersom dokumentet kun godkjennes men ikke skrives ut, vil det ligge en utskriftsoppgave på det som gjenfinnes i Oppgaver under Dokumenter til utskrift
4. Ved godkjenning av dokumentet vil det i pasientlisten Infeksjonsovervåkning vises dato for godkjenning i kolonnen Svarbrev 30 dager

Ved behov for å ringe pasienten for å purre på manglende tilbakemelding på svarbrev eller innhenting av opplysninger, kan dette dokumenteres i pasientlisten:

1. Klikk i kolonnen Ringt og dokumentet åpnes.
2. Velg om det er purring på telefon etter 30 dager. Skjemaet inneholder et kommentarfelt som kan benyttes ved behov.
3. Godkjenn dokumentet. I kolonnen Ringt vil det stå dato for godkjenning av dokument.

Ved behov for å sende purrebrev til pasienten grunnet manglende tilbakemelding på svarbrev, kan dette dokumenteres i pasientlisten:

1. Klikk i kolonnen Purrebrev og dokument åpnes. Velg sending av purrebrev 30 dager. Skjemaet inneholder et kommentarfelt som kan benyttes ved behov.
2. Godkjenn dokumentet. I kolonnen Purrebrev vil det stå dato for godkjenning av dokument.

Når infeksjonsstatus ved 30 dager foreligger, må dette registreres i saken:

1. Gjenfinn riktig sak i pasientlisten ved å søke opp pasientens navn. Kontroller at riktig sak er valgt (hvis pasienten har flere infeksjonssaker) ved å kontrollere operasjonsdato i svarbrev opp mot operasjonsdato i pasientlisten.
2. Klikk på kolonnen Status 30 dager. Dokumentet åpnes. Fyll ut feltene fra svarbrevet.
3. Godkjenn dokumentet. I kolonnen Status 30 dager vil koden satt i feltet Infeksjonstype vises.

1. Velg aktuelt datointervall
2. Ferdigstill rapporten
3. Klikk Generer rapport
4. Velg filplassering og last opp filen til FHI for validering og innsending
5. For å ta ut rapporteringsfilen i excel-format for validering og kontroll av data, klikker man på Generer excelfil for aktuelt datointervall og lagrer filen på sensitivt område. Dette forutsetter at man har tilgang til funksjonen Lagre til fil

Dersom pasienten får en ny kontakt ved sykehuset (poliklinisk eller innleggelse) og har en åpen infeksjonsovervåkningssak, blir det generert en arbeidsoppgave av type Dokumenter til oppretting til aktuell arbeidsgruppe.

1. Oppgaven vil gjenfinnes i arkfanen Oppgaver under Dokumenter til oppretting. Dobbeltklikk på oppgaven og velg Åpne dokument
2. Se på opprinnelig operasjonsdato i dokumentet og se hvilken kontakt dokumentet er knyttet til. Åpne pasientlisten Infeksjonsovervåkning og gjenfinn pasienten/saken. For å se hvilket inngrep som ble utført på pasienten klikk på kolonnen Operasjonsdato (samme dato som opprinnelig operasjonsdato), operasjonsprotokollen vil åpnes.
3. Gå til Dokumentlisten og finn aktuelle innkomstjournal/poliklinisk notat for å finne opplysninger om pasienten kommer grunnet infeksjon etter overvåkningspliktig operasjon.
4. Gå tilbake til dokumentet i Oppgaver og fyll ut om pasienten ble reinnlagt grunnet infeksjon eller ikke. I pasientlisten i kolonnen Reinnleggelse vises det tekst fra dokumentet om pasienten ble reinnlagt grunnet infeksjon eller ikke.
5. Infeksjonsovervåkningssaken defineres som åpen innenfor 30 dager etter operasjon som opprinnelig trigget infeksjonsovervåkningssak. Det vil si at dersom pasienten får en ny kontakt ved sykehuset etter 30 dager, vil det ikke genereres oppgave i arbeidsflyt
6. Dersom kontakten var en feilregistrering og denne slettes, vil oppgaven bli fjernet

Dersom pasienten blir operert på nytt og pasienten har en åpen infeksjonsovervåkningsak blir det generert en arbeidsoppgave til aktuell arbeidsgruppe.

1. Oppgaven vil gjenfinnes i arkfanen Oppgaver under Dokumenter til oppretting. Dobbeltklikk på oppgaven og velg Åpne dokument
2. Se på opprinnelig operasjonsdato i dokumentet og se hvilken kontakt dokumentet er knyttet til. Åpne pasientlisten Infeksjonsovervåkning og gjenfinn pasienten/saken. For å se hvilket inngrep pasienten overvåkes for klikk på kolonnen Operasjonsdato (samme dato som opprinnelig operasjonsdato), operasjonsprotokollen vil åpnes. Her kan du se hvilken type inngrep pasienten overvåkes for.
3. Klikk på arkfane Operasjoner og gjenfinn operasjonen som er knyttet til samme kontakt som skjemaet du opprettet under oppgaver (Hendelse reoperasjon). I operasjonsbeskrivelsen vises det om pasienten ble operert i samme sår som operasjonen pasienten blir overvåket for.
4. Gå tilbake til dokumentet i Oppgaver. Fyll ut om pasienten ble reoperert grunnet infeksjon eller ikke. I pasientlisten vises tekst fra dokumentet om pasienten ble reoperert grunnet infeksjon eller ikke.
5. Infeksjonsovervåkningssaken defineres som åpen innenfor 30 dager etter operasjon som opprinnelig trigget infeksjonsovervåkningssak. Det vil si at dersom pasienten får en ny kontakt ved sykehuset etter 30 dager, vil det ikke genereres oppgave i arbeidsflyt.
6. Dersom kontakten var en feilregistrering og denne slettes, vil oppgaven bli fjernet.

Dersom pasienten dør og man vet om årsaken var infeksjon eller ikke, kan dette registreres via siden Infeksjonsovervåkning i kolonnen Død. Etter godkjenning av skjema vil teksten fra dokumentet vises i kolonnen.

Dersom det er registrert feil kode og det er behov for å korrigere dette, kan det gjøres ved å endre prosedyrekode i operasjonsprotokollen. Vær obs på at arbeidsflyt ikke oppdateres. Dersom det er ønske om å starte arbeidsflyt på nytt for saken, må infeksjonsovervåkningssaken slette fra pasientlisten før protokollen oppdateres.

Dersom alle rapporteringspliktige koder fjernes fra operasjonsprotokollen vil infeksjonsovervåkningssaken forsvinne fra listen. Infeksjonsovervåkningssaken kan også slettes via menyen i første kolonne i pasientlisten for Infeksjonsovervåkning.

Dersom saken ved en feiltagelse slettes, kan det opprettes ny ved å lage en ny versjon av operasjonsprotokollen. Alle dokumenter som var i saken må opprettes på nytt i slike tilfeller.

Ingen definisjoner