Kvalitetssikret i henhold til DIPS versjon 22.2

Målgruppen for brukerveiledningen er selvstendige behandlere og kontortjenesten i Helse Sør-Øst RHF.

Følg stegene beskrevet under

Når dialogen starter i helseforetaket, skal dokumentet “Dialog – Forespørsel” opprettes.

• Aktiver pasient
• Velg Nytt journaldokument (Ctrl + N)
• Søk etter Dialog - Forespørsel

Merk – i bildet under er meldingen knyttet til siste kontakt i feltet “Behandlende avdeling”. Ved behov kan denne endres. Den kan også settes til en avdeling uten kontakt, f.eks. hvis en laboratorieavdeling skal sende dialogmelding knyttet til en rekvisisjon.

Trykk Opprett dokument

Feltet "Til" har ikke automatisk forslag til mottaker. Søk etter riktig mottaker. Vær obs på at du velger rett person- eller tjenesterekvirent på korrekt organisasjon (f. eks fastlege, annet HF eller tjeneste i en kommune).

Menyen "Filter" lar deg søke på kun tjeneste eller person.

Velg "Type forespørsel". Hvis det ikke velges noe settes verdi til Annen henvendelse.

I feltet Spørsmål: Skriv en kort og konsis tekst med en tydelig problemstilling. Det er mulig å sette inn fraser i meldingen.

Kontroller at det er satt inn rett mottaker før du trykker "Send".

Ved behov for endring, gå til feltet “til” og trykk på x til høyre i feltet. Søk opp ny mottaker.

Meldingen er nå sendt til mottaker og vises i dokumentlisten.

Dersom forfatter av meldingen oppdager at melding er sendt på feil pasient skal følgende gjøres:

Gjøre mottaker av meldingen oppmerksom på at dialogmelding er sendt på feil pasient

Feilsendt dokument slettes etter prosedyre

Opprette og sende ny dialogmelding på korrekt pasient

Innkommende dialogmelding kommer til arbeidsgrupper definert av hvert helseforetak. Videre arbeidsflyt utføres etter lokal prosedyre.

Visning

Meldingene legger seg som «Dokumenter til vurdering», se bilde:

Arbeidsflyt i avdelingene

Det er den enkelte avdeling/klinikk som har ansvar for rutiner for arbeidsflyt og håndtering av dialogmeldinger i henhold til bestemmelsen om responstid innen 5 virkedager.

Innkommende meldinger legger seg som “dokument til vurdering”. Meldingene skal besvares der dette er nødvendig. Det er ikke nødvendig å bekrefte at en melding er mottatt. Applikasjonskvittering er bekreftelse på dette.

Dialogmeldinger som er sendt til feil arbeidsgruppe må sendes i retur til mottaker ved å trykke på knapp for Tilbakemelding, og fyll ut nødvendig informasjon til avsender.

Om det fremkommer tydelig frem i meldingen om hvor den skal, så kan den overføres direkte dit.

Åpne forespørselen i Oppgaver eller fra dokumentlisten.

• Trykk på knappen Svar
• Velg Dialog – Svar på forespørsel
• Trykk Opprett dokument
• Velg i nedtrekksmeny Tema kodet
• Svar: skriv et kort og tydelig svar på forespørselen
• Trykk Send

Svaret er nå sendt til mottaker.

Åpne Dialogmeldingen fra Oppgaver eller fra dokumentlisten.

• Trykk på knappen Svar
• Velg Dialog – Tilbakemelding om feil i mottatt melding
• Trykk Opprett dokument
• Velg i nedtrekksmeny Type avvik
• I feltet Avviksmelding skriv en kort og tydelig tekst
• Trykk Send

Meldingen er sendt til mottaker.

Meldingen benyttes for å gjøre avsender oppmerksom på at mottatt melding ikke vil bli behandlet fordi innholdet ikke er i henhold til avtalt bruk av dialogmeldinger, eller er sendt på feil pasient. Helseforetaket kan velge å ta inn en melding som går ut over avtalt bruk hvis det vurderes som hensiktsmessig.

En applikasjonskvittering er en teknisk kvittering på en mottatt melding.

Dersom dialogmeldinger sendt fra helseforetaket blir avvist hos mottaker, vil vi motta en negativ applikasjonskvittering. Denne vil vises med en rød firkant i korrespondanseloggen.

Videre arbeidsflyt utføres etter lokal prosedyre for meldingsovervåking

Selvstendig behandler: klinisk personell som har behandleransvar for pasient og som i denne brukerveiledningen er tenkt at på selvstendig grunnlag har behov for å kontakte eksterne tjenester med dialogmelding vedrørende en pasient.

Kjøreregler vedrørende bruk og responstid

Helse Sør Øst har laget kjøreregler for bruk av dialogmeldinger:

• Benyttes til avklarende spørsmål og svar i pågående pasientforløp, i praksis fra henvisning er sendt til 12 måneder etter siste kontakt med helseforetaket.
• Forventet svartid er innen 5 virkedager

Dialogmelding skal ikke benyttes:

• ved øyeblikkelig hjelp eller avklaringer som haster
• ved informasjon om alvorlige funn
• til generell veiledning som ikke er knyttet til spesifikk pasient
• ved omfattende problemstillinger
• til saksbehandling, avklaring om generell arbeidsfordeling

Retningslinjer for innhold:

• Vær konsis og konkret, og vurder ordlyd. Dokumentet ligger i pasientens journal. Unngå forkortelser og vanskelige medisinske termer
• Det er ikke nødvendig med “høflighetsfraser”
• Beskriv tydelige problemstillinger som er enkle å svare ut, og som ikke genererer nye spørsmål
• Vedlegg/utklipp kan ikke sendes. Kun ren tekst kan benyttes i meldingene

Eksempler på bruk

• Start meldingen med referanse til henvisning eller epikrise hvis aktuelt
• Innhente tilleggsinformasjon knyttet til mottatt henvisning for å kunne gi riktig vurdering og prioritet
• Spørsmål knyttet til inneliggende pasient, et poliklinisk forløp, oppfølging av pasienter med kroniske sykdommer
• Spørsmål om legemiddelbehandling
• Ettersende tilleggsopplysninger, som prøvesvar