Brukerveiledning er utarbeidet basert på Arena v. 23.2.

Målgruppen for denne brukerveiledningen er personell med ansvar for operasjonsplanlegging inkl. tildeling av oppmøtetid.

Brukerveiledningen inneholder følgende:

• Operasjoner til oppfølging
• Sette på venteliste
• Tildele time (oppmøte og operasjonstidspunkt)
• Informasjon til/fra planlegger
• Planleggingskommentar
• Avlyse/endre operasjon

• Operasjonsbestilling opprettes med flg. hastegrad:

• Hastegradene Haster (innen 24 t), Kan vente (over 24 timer) og Elektivt genererer en oppgave som går automatisk i arbeidsflyt til ansatte med ansvar for operasjonsplanlegging inkl. tildeling av oppmøtetid når operasjonsbestilling godkjennes av aktuell lege/operatør. Arbeidsflyten utledes av henvisning/kontakt sin avdeling
• Oppgaven legger seg i aktuell arbeidsgruppe som oppgavetype Operasjoner til oppfølging. For å få tilgang til denne arbeidsgruppen må en ha rolle som forløpskoordinator/pasientkoordinator/kontor. Herfra settes pasienten på venteliste eller gis tid til operasjon.For Elektive operasjoner, må oppgaven være håndtert for at pasienter skal gjenfinnes på venteliste operasjon og i henvisningsbildet. Operasjonsbestillingen kan også redigeres herfra
• Valg av hastegrad avgjør om operasjon knyttes til opphold eller henvisning.

• • Hastegrad Umiddelbart og Akutt (innen 6 timer) knyttes til opphold, hastegrad Elektiv knyttes til henvisning
  • Haster innen 24 timer/ikke komme tilbake knyttes til opphold, Haster innen 24 timer/komme tilbake knyttes til henvisning (oppretter ny kontakt samtidig)
  • For inneliggende pasienter på sengepost som meldes til operasjon under oppholdet, må operasjon registreres med korrekt hastegrad og til aktuelt opphold

Klikk Startmeny (Ctrl L), og velg Oppgaver (Ctrl+Alt+A) under Oppgavespesifikke sider

• Velg oppgavetype Operasjoner til oppfølging

Operasjoner til oppfølging

Skjermbildet viser bestillinger til operasjon som venter på å bli ferdigstilt. Påbegynt oppfølging kan markeres og operasjonsbestillinger med hastegrad Haster (innen 24 t) og Haster (kan vente over 24 t) er tydelig markert i rødt.

Klikk eventuelt på hengelåsen i kolonnen Påbegynt av for å markere at denne er under arbeid

• Velg oppgavetype Operasjoner til oppfølging

Operasjoner til oppfølging

• Marker pasienten i listen Operasjoner til oppfølging og du får to valg: Planlegg operasjon eller Åpne sak

• Planlegg operasjon: fanen Planlegging åpnes og her finner du Timebok, Operasjonsbestilling og Opprett operasjon
• Åpne sak: du får opp hele operasjonssaken. Her har du tilgang til operatørvurderingen, operasjonsbestilling, informasjon til/fra planlegger. Trykk opprett oppmøte
• I feltet Velg kontakt i Planlegg operasjon /opprett operasjon vises Ny kontakt som default. Hvis det allerede er opprettet en tentativ kontakt, klikk på pil og velg den aktuelle kontakten fra listen

• Registrer korrekt informasjon under Kontakt og Oppmøte

• Pasienter med hake i valgboksene Ingen dato, Tentativ måned eller Tentativ dato gjenfinnes i listen Venteliste operasjon

Venteliste operasjon

• Klikk Opprett brev for å sende ventelistebrev
• Klikk Lagre & lukk
• Når oppgaven er fulgt opp og pasienten er satt på venteliste , gå tilbake til Oppgaver og klikk Ferdigstill på aktuell oppgave i Operasjon til oppfølging
• Oppgavene som ligger i operasjoner til oppfølging må tømmes hver dag.

Via venteliste operasjon

• Åpne Venteliste operasjon
• Velg avdeling, seksjon og/eller lokalisering og klikk deretter Oppdater. Du kan nå velge om du vil tildele time ved hjelp av Timebok eller ved bruk av operasjonsoversikt.
• Marker pasient som skal tildeles time og klikk på hamburgermeny for flg. tre valg:
  • Gå til operasjonssak: Operasjonssaken åpnes og velg Gå til planlegging eller Rediger operasjon
  • Gå til planlegging: Fanene Timebok og skjemaet Redigere operasjon åpnes
  • Rediger operasjon: Skjemaet Redigere operasjon åpnes
• Via timebok
  • Velg Gå til planlegging, ev. via operasjonssak, i hamburgermenyen
  • Velg aktuell ressursgruppe der det er definert, ev. velg ressurssøk (vis/skjul ressurser for bedre oversikt) Alle operasjonsstuene og operasjonsteamene ligger i timebok og bør ha timedefinisjoner
  • Finn ledig dag og tidspunkt for operasjon. det er mulighet for å se ukesoversikt over de ulike operasjonsstuene/teamene

Se brukerveiledning Planlegging, Timebok - gi time Poliklinikk for flere funksjoner i timebok

• Ved bruk av operasjonsoversikt
  • Velg Rediger operasjon, ev. via operasjonssak, i hamburgermenyen
  • Klikk på fanen Operasjonsoversikt og finn ledig dag og tidspunkt for operasjon

• I fanen rediger operasjon fylles ut:
  • Operasjon
    • Legg inn dato og tidspunkt i Starttid
      • Forstørrelsesglasset kan brukes for Søk neste ledige
    • Ressurser Team og/eller stue må settes på, for å bruke denne funksjonen. Alle ressurser må ha timedefinisjoner for at søk skal fungere
    • Klikk Vis mer ved behov for korrigering av byttetid
    • Velg behandlingssted dersom ikke fylt ut
  • Oppmøte
    • Klikk Fast tid og legg inn dato og tidspunkt i Oppmøtetid
  • Ressurser
    • Velg operasjonsstue, operasjonsteam og hovedoperatør, ev. assistent

• Opprett brev
  • Klikk Opprett brev for å sende innkallingsbrev
  • Velg korrekt mal fra nedtrekksmenyen
  • Klikk Lagre og lukk

Operasjonssak til pasienten har mange ulike kort.

Kortet informasjon til/fra planlegger kan benyttes til beskjeder fra feks kirurg (se bilde)

Trykk på kortet informasjon til/fra planlegger

Legg inn beskjeder som er viktig i forbindelse med planlegging/ evt se om kirurg har lagt beskjed her

Ved å bruke dette feltet kan bruken av gule lapper reduseres, og informasjonen forsvinner ikke

Informasjonen blir liggende på pasienten og knyttet til aktuell operasjonssak

Informasjonen gjenfinnes i venteliste operasjon og operasjonsoversikt. Informasjonen kan redigeres direkte fra disse sidene

Planleggingskommentar ligger i operasjonsbestillingen

Informasjon gjenfinnes i venteliste operasjon og operasjonsoversikt som egen kolonne

Kolonnen kan redigeres via rediger operasjon fra hamburgermeny

Avlyse operasjon som har fått tildelt time

• Åpne skjermbildet Operasjonsoversikt
• Klikk på Hamburgermeny på aktuell pasient
• Velg Avlys operasjon
• Velg riktig avsluttkode i nedtrekksmenyen
• Sett hake på ett av flg. tre valg: Operasjonen skal ikke utføres, Operasjonen utsettes, ikke avklart.

1. Operasjonen skal ikke utføres

• Legg inn riktig avsluttkode
• Sett hake i valgboksen Avslutt kontakt

Operasjonssaken er nå avlyst og tilhørende arbeidsoppgaver kansellert

2. Operasjonen utsettes

• Skjermbildet Ny tid for operasjon åpnes automatisk
• Hvis nytt tidspunkt er avklart: Velg Fast tid og sett inn oppmøtetid og deretter Starttid for ny operasjon
• Pasienten ligger nå i Operasjonsoversikten på nytt tidspunkt
• Hvis pasienten skal ha ny oppmøtetid, sett hake i valgboksen Pasienten skal møte på nytt for operasjon (ny kontakt opprettes)
  • Sett hake i aktuelt felt for Oppmøtetid

Ny tid for operasjon

3. Ikke avklart

• Benyttes, når vi ikke vet om eller når pasienten skal opereres, og operasjonsplanlegger skal følge opp dette
• Pasienten ligger på Venteliste operasjon med kontakttype uavklart
• Følg opp pasient i skjermbildet Venteliste operasjon og avklar Tentativ Oppmøtetid som står blank inntil avklaring er gjort

Avlyse planlagt operasjon fra venteliste uten tildelt time

• Åpne siden Venteliste operasjon
• Aktiv pasient er markert med grønn figur i listen

• Klikk på hamburgermeny og velg Rediger operasjon
• Klikk på Avlys operasjonen

• Velg riktig avsluttkode i nedtrekksmenyen
• Sett hake i valgboksen Operasjonen skal ikke utføres
• Sett hake i valgboksen Avslutt kontakt
• Ev. brev til fastlege og pasient

Operasjonssaken er nå avlyst og tilhørende arbeidsoppgaver kansellert

Ingen definisjoner