Søknad om permisjon til kurs og korttidsfravær

Denne rutinen forklarer hvordan ansatte skal søke om permisjon, og hvordan søknadene håndteres for å sikre god bemanning og korrekt fraværsregistrering i GAT.

Rutinen gjelder for alle leger ansatt i Anestesilegeavdelingen som søker uttak av restferie eller permisjon til kurs, etterutdanning og kompetanseheving. Prosedyren gjelder ikke for søknad om avvikling av ferie i sommerferieperioden (egen rutine).

Permisjoner kan medføre behov for vikar og/eller vaktbytter. Det er derfor viktig at søknad om permisjon sendes så tidlig så mulig, gjerne 16 uker før planlagt permisjon. Dette øker muligheten for at avdelingen kan innvilge permisjon. Ved avvikling av restferie i en periode man har vakt, gir avdelingen én vakt fri. Har man flere vakter må de byttes.

Hovedprinsippet for permisjonssøknader er at vurderingen først må skje i avdeling/seksjon/enhet som kjenner virksomheten best. Overleger skal derfor sende permisjonssøknader til listeskriver i avdeling/seksjon/enhet hvor man er fast tilknyttet. LIS skal sende permisjonssøknader til seksjonsleder for LIS. I tillegg må permisjon vurderes opp mot det totale bemanningsbehovet i avdelingen, derfor skal sekretærenes felles epost (UNN-Anestesi-Kontor-TO@unn.no) stå som kopimottaker på alle søknader.

Oversikt over listeskrivere og andre som behandler permisjonssøknader

GAT-sekretær: Cecilie Skogstad¹

Klinikkrådgiver: Ann Iren Sommerseth²

Avdelingsleder: Torill Kaasa²

¹ Obligatorisk deltaker på listeskrivemøtet.

² Deltar på listeskrivemøtet ved behov.

1. Arbeidstaker sender søknaden med kopi til sin listeskriver. Overleger adresserer søknaden til avdelingsleder, mens LIS-leger sender den til seksjonsleder for LIS.
2. Arbeidstaker søker i GAT og legger ut eventuelle vakter som prøveutlysning i Gdrive. 
3. UNN-Anestesi-Kontor-TO@unn.no skal stå på kopi på alle søknader.
4. GAT-sekretær skriver ut søknader og samler dem til det ukentlige listeskrivermøtet.
5. GAT-sekretær vurderer søknad opp mot det totale bemanningsbehovet i avdelingen som forberedelse til listeskrivermøtet.
6. Ved uenighet om søknaden kan godkjennes tas endelig avgjørelse av avdelingsleder.
7. GAT-sekretær sender formelt svar på søknad, om mulig innen tre uker, og registrerer planlagt fravær i GAT. 

NB: For overlegepermisjoner og andre langvarige permisjoner (over 2 uker) kreves i tillegg søknad i Personalportalen.

Innhold i permisjonssøknaden

En søknad om permisjon skal inneholde følgende punkter:

• Formål med fraværet: Beskriv hva permisjonen gjelder og gi en begrunnelse (f.eks. fagansvar, behov for kompetanseheving i avdelingen).

• Finansiering av fraværet: Oppgi hvordan permisjonen skal finansieres (f.eks. avspasering med/uten lønn, ekstern finansiering til kurs eller konferanse).

• Tidligere permisjoner og deltakelse: Gi en oversikt over tidligere kurs, konferanser og permisjoner. Overleger kan innvilges inntil 10 dager årlig permisjon med lønn til etterutdanning.

• Driftsmessige konsekvenser: Beskriv hvilke utfordringer fraværet kan medføre for avdelingen (f.eks. redusert bemanning, ledige vakter).