Søknad om permisjon til kurs og korttidsfravær

Rutinen beskriver hvordan ansatte skal søke permisjon og hvordan permisjonssøknader behandles slik at virksomhetens bemanningsbehov ivaretas og at fravær registreres korrekt i GAT.

Rutinen gjelder for alle leger ansatt i Anestesilegeavdelingen som søker uttak av restferie eller permisjon til kurs, etterutdanning og kompetanseheving. Prosedyren gjelder ikke for søknad om avvikling av ferie i sommerferieperioden (egen rutine).

Permisjoner kan medføre behov for vikar og/eller vaktbytter. Det er derfor viktig at søknad om permisjon sendes så tidlig så mulig, gjerne 16 uker før planlagt permisjon. Dette øker muligheten for at avdelingen kan innvilge permisjon. Ved avvikling av restferie i en periode man har vakt gir avdelingen én vakt fri. Har man flere vakter må de byttes.

Hovedprinsippet for permisjonssøknader er at vurderingen først må skje i avdeling/seksjon/enhet som kjenner virksomheten best. Overleger skal derfor sende permisjonssøknader til listeskriver i avdeling/seksjon/enhet hvor man er fast tilknyttet. LIS skal sende permisjonssøknader til leder. I tillegg må permisjon vurderes opp mot det totale bemanningsbehovet i avdelingen, derfor skal arbeidsplan-epost (UNN-OPIN-Anest.legeavd-TO-Arbeidsplan@unn.no) stå som kopimottaker på alle søknader.

Oversikt over listeskrivere og andre som behandler permisjonssøknader

¹Obligatorisk deltaker på listeskrivermøtet. ² Deltar på listeskrivemøtet ved behov.

GAT-sekretær: Cecilie Skogstad (obligatorisk deltaker på listeskrivermøtet)

Avdelingsleder: Kirsten Kjelstrup (deltar på listeskrivermøtet ved behov)

1. Arbeidstaker sender søknad på epost til listeskriver i egen avdeling/seksjon/enhet. LIS sender søknad til leder.
2. Arbeidstaker søker i GAT.
3. UNN-OPIN-Anest.legeavd-TO-Arbeidsplan@unn.no skal stå på kopi på alle søknader.
4. GAT-sekretær skriver ut søknader og samler dem til det ukentlige listeskrivermøtet.
5. GAT-sekretær vurderer søknad opp mot det totale bemanningsbehovet i avdelingen som forberedelse til listeskrivermøtet.
6. Ved uenighet om søknaden kan godkjennes tas endelig avgjørelse av avdelingsleder.
7. GAT-sekretær sender formelt svar på søknad, om mulig innen tre uker, og registrerer planlagt fravær i GAT. GAT-sekretær bestiller vikar i samråd med seksjonsoverlege for aktuell seksjon og lyser ut ledige vakter.

NB: For overlegepermisjoner og andre langvarige permisjoner (over 2 uker) kreves i tillegg søknad i Personalportalen.

Søknadens innhold

Søknad om permisjon skal inneholde følgende:

1. Hva fraværet gjelder, med begrunnelse (e.g. fagansvar, avdelingens kompetanse).
2. Hvordan fraværet skal finansieres (e.g. avspasering med lønn, avspasering uten lønn, ekstern finansiering til kurs/konferanse).
3. Tidligere kurs/konferanser/permisjoner. (Overleger innvilges inntil 10 dager årlig permisjon med lønn til etterutdanning).
4. Hvilke driftsutfordringer fraværet vil generere (redusert bemanning, ledige vakter).