Godkjenning av kurdefinisjon

Prosedyren skal definere ansvar for godkjenning av kurdefinisjoner, og hvilke steg i prosessen som skal godkjennes.

Regional fagforvaltning for medikamentell kreftbehandling i Helse Vest (REFF) innhenter godkjenning fra aktuell diagnosefaggruppe (DFG) for aktuell kurdefinisjon. 

DFG gjennomgår kontrollpunkt i følgeskriv og Cytodose før godkjenning av kurdefinisjon.

Leder DFG har godkjenningsansvar for aktuell kurdefinisjon.

Kurdefinisjon er ferdig utarbeidet i Cytodose-REFF av lege, farmasøyt eller sykepleier ansatt i REFF.

• Kontroll og godkjenning av kurdefinisjon og følgeskriv til DFG av alle yrkesgruppene, hver for seg for sitt område.
  • Farmasøyt kontrollerer farmasøytiske opplysninger.
  • Lege kontrollerer medisinskfaglige opplysninger.
  • Sykepleier kontrollerer fane i Cytodose “Kurdefinisjon”.
  • Sykepleier nr. 2 utfører dobbel-kontroll etter at kurdefinisjonen er lagt inn i Cytodose-REFF.
• Utført kontroll dokumenteres i internt dokument “dashboard” for aktuell diagnosegruppe, som blir lagret i Elements når diagnosen er ferdig samordnet. 

PDF av kurdefinisjon og følgeskriv sendes samlet fra REFF@helse-vest.no til medlemmene av DFG.

Før godkjenning av kurdefinisjon, gjennomgår og kontrollerer DFG tilsendt PDF av kurdefinisjon og følgeskriv.

• Godkjent kurdefinisjon og følgeskriv, med eventuelle kommentarer, sendes tilbake fra leder DFG til REFF@helse-vest.no.
• Ved kommentarer fra DFG som fører til endring av kurdefinisjon:
  • REFF foretar nødvendige endringer av kurdefinisjon i Cytodose og oppdaterer følgeskriv.
  • Endringsmelding sendes til leder DFG via epost.

E-postkorrespondanse, med godkjent kurdefinisjon og følgeskriv, mellom DFG og REFF lagres i Elements, av ansatt i REFF.   

• Godkjennende lege fra DFG og dato oppgis i kurdefinisjon under aktuelt punkt i “Faste ordinasjoner/kommentarer" av ansatt i REFF.
• REFF-ansatt foretar teknisk godkjenning av kurdefinisjon i Cytodose-REFF databasen.

Kurdefinisjon eksporteres fra Cytodose-REFF og importeres i de fire andre databasene av REFF-ansatt.

• Dette er ikke en godkjenning av faginnhold, kun det tekniske.
• Ved import godkjennes kurdefinisjon på nytt, og får dermed REFF-ansatt som godkjenner i databasen den importeres i.
  • Godkjenning av faginnhold i kurdefinisjonen er lagret i Elements.

Kurdefinisjon som erstattes med ny arkiveres av REFF-ansatt, som utfører eksport/import.

• Beslutning om arkivering av aktuelle kurdefinisjoner gjøres i samarbeid med DFG.
• Ved usikkerhet om kurdefinisjon fortsatt er i bruk, se dato for sist brukt. Ved behov tas også rapporter ut fra apotek.
• For arkivering:
  • Marker aktuell kurdefinisjon. Klikk på “arkiver”. Begrunnelse i kommentarfelt om hvorfor arkivering foretas, skal skrives. Signer med bruker og passord, og arkivering er utført.
  • Arkivering av kurdefinisjon med følgende kommentar tydeliggjør hvilken kurdefinisjon som er gjeldende samt forhindre feil valg av kurdefinisjon.

Kurdefinisjon er klar til bruk i alle fire databaser.

Ved kommentarer eller endringsønsker av eksisterende kurdefinisjoner kontaktes REFF.

For godkjenning av endring i eksisterende kurdefinisjon, gjentas prosess for godkjenning av kurdefinisjoner i Cytodose.

*Dokumenter som er utarbeidet i Word og sendt til høring til Klinisk beslutningsgruppe