Dette dokumentet gir en oversikt over dokumentasjon og beslutninger knyttet til regional løsning for DIPS Arena Pakkeforløp kreft. Løsningen er skrevet for DIPS Arena 23.2 og Pakkeforløp Kreft 3.8. Dokumentet gir en oversikt over aktuelle arbeidsprosesser, brukerveiledninger samt konfigurasjon for området. Dokumentet samler også ulike saksgrunnlag som har blitt lagt til grunn for beslutning av løsning.

2. Regional løsning for Pakkeforløp kreft

Denne løsningsbeskrivelsen gjelder for funksjonalitet knyttet til pakkeforløp kreft og er en regional løsning for personell som utfører registreringer i pakkeforløp kreft.

Pakkeforløp kreft i Arena inkluderer:

Start pakkeforløp
Registrering av hendelser og utfall
Oppfølging av forløpstider i pakkeforløpsmodulen
Oppslag i pasientlister knyttet til pakkeforløp
Rapportering av pakkeforløp

Løsningen er primært slik den er levert fra DIPS, da denne bygger på nasjonale føringer og krav. Det er mulig å tilpasse løsningen gjennom dokumenttyper og konfigurasjon av pasientliste.

3. Begrepsavklaringer / definisjoner

Følgende begreper er definert som en del av arbeidet med regional løsning for området Pakkeforløp kreft. Dette er begreper som også kan være definert i brukerveiledninger.

Begrep	Definisjon
Pakkeforløp kreft	Et godt organisert, helhetlig og forutsigbart forløp uten unødvendig ikke‐medisinske begrunnede forsinkelser i utredning, diagnostikk, behandling og rehabilitering, jf. Helsedirektoratet.no.
Forløpskoordinator	En kontaktperson som har ansvar for å koordinere pakkeforløpet, sette opp timer og utføre praktisk oppgaver rundt forløpet.
Kode for pakkeforløp kreft	Hvert pakkeforløp har unike koder for ulike hendelser gjennom et pakkeforløp. Koden består av bokstaver og siffer. Denne genereres automatisk av systemet for rapportering til NPR, og vises ikke for den som registrerer.

For generelle begreper knyttet til funksjonalitet i DIPS Arena og som gjelder på tvers av områdene i regional løsning, se brukerveiledning ARENA - Kom i gang, navigering.

4. Føringen og rammebetingelser

Følgende føringer og rammebetinger ligger til grunn for arbeidet som er gjort innenfor område Pakkeforløp kreft

Føring/Rammebetingelse	Link	Gyldig fra
Kodeveiledere fra Helsedirektoratet	Kodeveiledere - pakkeforløp for kreft	14.05.2019
Lov om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven)	Helsepersonelloven	01.10.2019
Regionale standarder Helse Sør-Øst	Metodebok	Kontinuerlig revisjon

5. Nytt i DIPS Arena og regionale beslutninger

DIPS Arena Pakkeforløp kreft gir en helt ny måte å registrere og følge opp pakkeforløp kreft. I DIPS Arena er pakkeforløp kreft samlet i en egen side hvor all registrering og oppfølging av pakkeforløp gjøres. Bruker registrerer hendelser i siden og trenger ikke å forholde seg til koder.

Følgende saker er tatt til beslutning i HSØ for området Pakkeforløp kreft.

Pågående saker:

Type sak	Tittel	RSKI
Endringsønske	Beslutningsstøtte	5.1.2.1 5.2.2.1
Endringsønske	Forløpskoordinator som rolle ovenfor pasient	5.1.2.2
Endringsønske	Nye registreringspunkter	5.2.2.2 5.2.2.3
	Korrigering av feilregistreringer	5.2.2.4
Endringsønske	Overføring andre foretak – Sammendrag for digital utsendelse	5.2.2.5

5.1 Start pakkeforløp

Se under

5.1.1 Endringer

Oppstart av pakkeforløp registreres ved å opprette et dokument
Sluttbruker trenger ikke å huske ulike koder i de forskjellige pakkeforløpene. I DIPS Arena er det brukt tekst i stedet for koder
Frister i pakkeforløpet blir automatisk beregnet ut fra registreringer i dette første dokumentet
Ved behov for endring av koder må dette gjøres ved å slette eller lage ny versjon av dokumenter

5.1.2 Drøftinger

Se under.

5.1.2.1 Behov for beslutningsstøtte

Det er ønskelig med mer beslutningsstøtte for å forhindre feilregistreringer. Ved oppstart av pakkeforløp får ikke bruker varsel om at det foreligger et aktivt eller avsluttet pakkeforløp av samme type. Dette gir risiko for dobbeltregistrering eller registrering av residiv.

Konklusjon:

Det ble fremmet sak for fagnettverk hvor det ble anbefalt at det sendes endringsønske til DIPS. Ressursgruppe for pakkeforløp kreft og fagnettverk støttet anbefalingen.

27/3-20: Endringsønske meldt til DIPS. Svar fra DIPS - må vurdere behov for utvikling, vil være en betalbar utvikling.

22/1-24: Behov drøftes videre i regional faggruppe Pasientadministrasjon og pasientflyt (RFG PAS).

5.1.2.2 Pakkeforløpskoordinator

I DIPS Arena blir pakkeforløpskoordinator registrert i pakkeforløpsmodulen. Dette synliggjør rollen på en helt annen måte enn i DIPS Classic, men det er også sett behov for forbedringer i løsningen.

For det første vises ikke pakkeforløpskoordinator i sammendraget. Det betyr at de som bruker DIPS Classic ikke ser hvem som er forløpskoordinator når de åpner sammendraget. Dermed blir det vanskelig for de å vite hvem de skal kontakte for å planlegge gode og koordinerte forløp.

For det andre er det ikke en egen rolle i DIPS for pakkeforløpskoordinator. Helsedirektoratet har definert dette som en rolle med klare oppgaver og plikter, men den vises ikke sammen med andre tilsvarende definerte roller i DIPS (f.eks. journalansvarlig). Annet helsepersonell er dermed ikke klar over at det finnes en viktig samarbeidspartner, noe som øker risikoen for dårlig koordinering av pasientens aktiviteter i helseforetaket. I tillegg kan roller knyttes til tilgang. Dersom pakkeforløpskoordinator får en rolle, fjernes risikoen for at pasienter faller ut av listen på grunn av manglende tilgang.

Konklusjon:

Det ble fremmet saker for fagnettverk hvor det ble anbefalt at det sendes endringsønske til DIPS. Ressursgruppe for pakkeforløp kreft og fagnettverk støttet anbefalingen.

27/3-20: Endringsønske meldt til DIPS.

14/10-20: Svar fra DIPS: “Vi holder på å utrede løsning for dette. "Pasientopplysninger/roller ovenfor pasient" vil være master for opplysningene. Slik at når det er registrert der så vil det kunne hentes inn i PK og man må velge riktig forløpskoordinator. (Det kan hende at pasienten har flere forløp i PK med forskjellige forløpskoordinatorer.)”

14/11-22: Purret status fra RFG PAS.

22/1-23: Tas opp til vurdering i RFG PAS om behovet er aktuelt fremdeles.

5.2 Registrering av hendelser og utfall

Se under.

5.2.1 Endringer

Planlagte hendelser og beslutninger registreres direkte i pasientliste i pakkeforløpssiden. Registreringene lagres i pasientens journal som tekniske dokument. I DIPS Classic registreres hendelser og beslutninger som koder knyttet til konsultasjoner
Listen gir varsel (ikon) når det nærmer seg frist for beslutning
Listen gir varsel (ikon) når frist for beslutning er passert

5.2.2 Drøftinger

Se under.

5.2.2.1 Behov for beslutningsstøtte

Som beskrevet i kapittel 5.1.2 er løsningen i DIPS Arena en stor forbedring sammenlignet med DIPS Classic, men det er ønskelig med mer beslutningsstøtte for å forhindre feilregistreringer. Det er for eksempel mulig å registrere hendelser (første fremmøte, klinisk beslutning og avslutt pakkeforløp) flere ganger selv om retningslinjene fra Helsedirektoratet sier de bare skal registreres én gang per helseforetak. En får heller ingen varsel hvis hendelser registreres i feil rekkefølge (for eksempel registrering av behandling start før klinisk beslutning). Bedre beslutningsstøtte vil bidra til bedre registreringspraksis.

Konklusjon:

Det ble fremmet sak for fagnettverk hvor det ble anbefalt at det sendes endringsønske til DIPS. Ressursgruppe for pakkeforløp kreft og fagnettverk støttet anbefalingen.

27/3-2020: Endringsønske meldt til DIPS. Svar fra DIPS - må vurdere behov for utvikling, vil være en betalbar utvikling. Behov drøftes videre i RFG PAS.

5.2.2.2 Behov for flere registreringspunkter

Erfaring fra bruk av pakkeforløpsmodulen ved OUS, som var første HF som tok modulen i bruk, viste at pasientlisten ble hovedarbeidsverktøyet for pakkeforløpskoordinatorer. Listen gir en veldig god oversikt over gjennomført aktivitet, men den gir i mindre grad hjelp til å planlegge videre avtaler. I dag må pakkeforløpskoordinatorer se i flere sider for å finne ut hva som er planlagt for pasienten. Det er derfor ønskelig med registreringspunkter for planlagt MDT-møte, planlagt klinisk beslutning og planlagt start behandling.

Konklusjon:

Det ble fremmet sak for fagnettverk hvor det ble anbefalt at det sendes endringsønske til DIPS. Ressursgruppe for pakkeforløp kreft og fagnettverk støttet anbefalingen.

27/3-20: Endringsønske meldt DIPS.

2/2-22: Møte for avklaring DIPS og RFG PAS, etterarbeid med ny runde for avklaring av behov.

2/3-23: Etter avtale med OUS avslutter DIPS denne saken siden dette sannsynligvis blir ivaretatt i arbeidet med Kreftjournal.

5.2.2.3 Kobling mellom planlagte kontakter og pakkerforløpsmodul

I DIPS Arena blir pakkeforløp registrert i det DIPS kaller for sak. En sak følger pasienten uavhengig av henvisningsperiode og kontakter. Dette betyr at det er ingen kobling mellom det som registreres i pakkeforløpsmodulen, og det som registreres i henvisnings- og planleggingssidene. Fordelen med dette er at en kan registrere hendelser i pakkeforløpet uten å måtte knytte dette til kontakter. Ulempen er at det fører til dobbeltarbeid. Pakkeforløpskoordinator må sjekke planlagte kontakter for å se hva som er planlagt og registrere dette i pasientlisten.

På bakgrunn av dette ønskes det funksjonalitet for å kunne knytte registreringer i pakkeforløpsmodulen til planlagte kontakter og motsatt.

Konklusjon:

Det ble fremmet sak for fagnettverk hvor det ble anbefalt at det sendes endringsønske til DIPS. Ressursgruppe for pakkeforløp kreft og fagnettverk støttet anbefalingen.

27/3-20: Endringsønske meldt DIPS.

2/2-22: Møte for avklaring DIPS og RFG PAS, etterarbeid med ny runde for avklaring av behov.

2/3-23: Etter avtale med OUS avslutter DIPS denne saken siden dette sannsynligvis blir ivaretatt i arbeidet med Kreftjournal.

5.2.2.4 Korrigering av feilregistrering

Selv om Arena Pakkeforløp kreft er en stor forbedring sammenlignet med DIPS Classic, vil det fortsatt kreves rydding i feilregistrerte koder. I DIPS Classic gjøres feilretting ved å finne aktuell kontakt i bildet Medisinsk registrering og endre tjenestekode. I DIPS Arena må bruker åpne aktuelt dokument i arbeidsflaten og enten lage ny versjon eller slette dokument.

Erfaringer fra OUS viser at mange sluttbrukere registrerer i pasientlisten når de skal korrigere feil. Dette fører til at det blir opprettet en ny registrering i stedet for å korrigere registreringen som allerede er gjort.

Konklusjon:

Korrigering av feilregistrerte koder gjøres på en helt annen måte i DIPS Arena enn i DIPS Classic. Dette må få fokus i opplæring av sluttbrukere når DIPS Arena tas i bruk. I tillegg må det etableres retningslinjer for hvem som skal ha tilgang til å slette koder siden dette krever tilgang til å slette journaldokument.

Erfaringene fra OUS viser også at det er behov for bedre beslutningsstøtte. Se 5.1.2.1 og 5.2.2.1 drøfting under Behov for beslutningsstøtte tidligere i dette kapitlet.

5.2.2.5 Overføring til andre helseforetak

Når en pasient i pakkeforløp kreft henvises til annet helseforetak (HF) skal opplysninger om registreringer i pakkeforløp kreft oversendes til mottakende HF. I DIPS Arena er det et eget dokument for dette formålet: PK Sammendrag for utskrift. Dette dokumentet inneholder alle registreringer som er gjort i pakkeforløp kreft i henvisende HF og kan sendes til mottakende HF. Men dette er et papirdokument som må sendes i papirpost. På grunn av korte frister i pakkeforløpene er ikke papirpost en rask nok kommunikasjonsform.

Helse Sør-Øst har delvis løst problemet ved at pakkeforløpskoder kan registreres i dokumentet Henvising til ekstern instans (edi)…, men dette krever manuell registrering i dokumentet. Det tar unødvendig mye tid, og det gir risiko for feilregistrering.

Det burde i stedet vært mulig å sende sammendraget digitalt til mottakende HF. I tillegg er det ønskelig at pakkeforløpskoder kan inkluderes i henvisning 2.0.

Konklusjon:

Det ble fremmet sak for fagnettverk hvor det ble anbefalt at det sendes endringsønske til DIPS. Ressursgruppe for pakkeforløp kreft og fagnettverk støttet anbefalingen.

27/3-20: Endringsønske meldt DIPS

Lengre korrespondanse mellom FG og DIPS, og DIPS informerer om at en løsning er i pilot i helsenord og mener denne vil dekke behovet til HSØ.

10/3-23: Saken lukkes. Ny sak må meldes dersom behovet ikke dekkes av løsning som er i utvikling.

5.3 Arenarapport for pakkeforløp kreft

I DIPS Arena er det levert en egen rapport for pakkerforløp kreft - A 1153 Pakkeforløp Kreft. På gunn av manglende rapportserver og lite data i testbasen har ikke rapporten hatt fokus i prosjektet.