Forvaltning av eMestring i Helse Sør-Øst

Hensikt

Beskrive roller, ansvar, tilganger og oppgaver på regional plattform for eMestring i Helse Sør-Øst.

Ansvar

Administrerende direktør i det enkelte helseforetak er databehandlingsansvarlig for behandling av helseforetakets helse- og personopplysninger på regional eMestringsplattform i Helse Sør-Øst.

Linjeledere har ansvar for at prosedyren er tilgjengelig og kjent for alle ansatte som har en rolle i eMestring, samt følge opp egne oppgaver.

Superbrukere og terapeuter som arbeider med eMestring på regional plattform plikter å sette seg inn i og følge prosedyrer for regional forvaltning.

Bakgrunn

eMestring, som er veiledet internettbehandling, er en behandlingsmetode som er godkjent i Beslutningsforum i 2019, for behandling av sosial angst, panikklidelse og depresjon.

eMestringsprogrammene eies av Helse Bergen og forvaltes av Helse Vest IKT. Plattformen leveres av CheckWare AS. eMestring innføres i hele Norge og vil etter hvert driftes på 4 regionale plattformer.

I Helse Sør-Øst, HSØ, skal eMestring driftes på en regional plattform. Plattformen som skal brukes har vært i bruk ved Sykehuset i Vestfold siden 2014. Når plattformen gjøres om fra lokal til regional plattform er det behov for tilgangsstyring.

Helse Vest IKT har utarbeidet en modell for sentralisert forvaltning, som bygger på flere avtaler, beskrevet i Vedlegg 1 Sentralisert forvaltning av teknologiløysninga CheckWare eMeistring.pdf

I tillegg til systemforvaltning av Helse Vest IKT, utføres det regional forvaltning for deltakende sykehus i Helse Sør-Øst i regi av Sykehuset i Vestfold (SIV).

Regional forvaltning vi ha ansvar for driften på den regionale plattformen i form av koordineringsoppgaver og regionalt systemansvar.

Hvem gjør hva i forvaltningen av eMestring

Systemforvalter Helse Vest IKT

• Kontakt med regional forvaltning HSØ
• Rette feil og slette opplysninger
• Systemlogg og systemrapporter
• Endringer og oppdateringer
• Kontakt opp mot leverandør (CheckWare AS)

Regional forvaltning Helse Sør-Øst, SiV

• Tilgangsstyring, opprette terapeut-/pasientgrupper
• Tilgangsstyring, legge til ny terapeut og superbruker
• Fjerne tilganger til terapeuter og superbrukere som slutter
• Kvalitetssikring tilgangsstyring
• Bistå superbrukere i helseforetakene med problemløsning og feilretting
• Koordinator for helseforetakene i HSØ til sentral forvaltning Helse Vest IKT og Helse Bergen
• Brukerstøtte for pasienter
• Nettverksmøter med superbrukere i HSØ

Superbruker foretak

• Tilgang terapeuter og alle pasienter i sitt foretak
• Tilgang oversiktsdata for aktive behandlinger i sitt foretak
• Tilgang tidligere pasienter i sitt foretak
• Oppfølging flagg hos pasient, i samarbeid med terapeut
• Tildeling av forskningsoppfølging ved mottatt samtykkeerklæring
• Eksportmaler eget foretak

Terapeut

• Tilgang egne aktive pasienter

Bestilling av tilgang eMestring

1. Terapeutens nærmeste linjeleder kontakter regional forvaltning for eMestring ved Sykehuset i Vestfold, via epost til emestring@siv.no og sender over fullt navn og hvilket foretak brukeren jobber i.
2. Regional forvaltning oppretter en terapeutgruppe og en pasientgruppe til den nye brukeren. Gruppene prefikses med forkortelsene til foretaket. F.eks. for Sørlandet Sykehus, SS – Ola Nordmann og SS – Ola Nordmann – pasienter. Se figur under.
3. Regional forvaltning knytter gruppene sammen i tillegg til å knytte pasientgruppen til ALLE pasienter-gruppen i det aktuelle foretaket.
4. Regional forvaltning gir beskjed tilbake til linjeleder i om at tilgang kan bestilles.
5. Linjeleder kontakter superbruker i eget helseforetak, som kontakter regional forvaltning via sikker videoløsning og oppgir nødvendige personalia på ny bruker.
6. Regional forvaltning oppretter bruker etter rutine «Legge til terapeut/superbruker i CheckWare eMestring», i rollen Tilgangsbehandler.

Figur 1: Visio dokumentet "Oppsett flere foretak HSØ" har figurer som forklarer prosessene steg for steg.

Rollen Tilgangsbehandler er lagt til regional forvaltning, slik at det er mulig å legge til nye terapeuter og superbrukere.

Terapeuter med parallelle ansettelser

Terapeuter som har flere ansettelsesforhold i ulike helseforetak i Helse Sør-Øst, vil ha en tilgang til eMestring som terapeut og tilgang til alle sine pasienter, uavhengig av hvilket helseforetak pasienten tilhører.

Fjerne tilgang for ansatte

Når en terapeut/superbruker i eMestring avslutter sitt arbeidsforhold eller ikke lenger skal arbeide med eMestring, skal terapeutens nærmeste linjeleder eller superbruker melde dette til regional forvaltning med epost til emestring@siv.no. Regional forvaltning avslutter brukerens tilganger i eMestring Helse Sør-Øst.

Helse Vest IKT skal gjennomføre kontroll av manglende pålogginger av terapeuter tilknyttet eMestring. Kontrollen utføres hver 3. mnd., hvis terapeuter ikke har vært logget på i løpet av 3 mnd. periode gis varsel til regional forvaltning. Regional forvaltning sjekker grunnlag for manglende påligging med helseforetaket terapeuten er ansatt. Eks. at ansettelsesforholdet er avsluttet uten at det er gitt beskjed.

Brukeren som skal legges til er superbruker

Brukeren legges til etter vanlig prosedyre, og gis tilgangen eSuperbruker.

Leder bestiller tilgang før grupper er opprettet

Tilgangsbehandling legger likevel til brukeren, og gruppene legges til senere av systemforvalter eller regional forvaltning.

Superbrukere på helseforetakene har kunnskap om løsning av enkle brukerfeil i eMestring. Terapeuter henvender seg til helseforetakets superbruker, hvis det oppstår feil eller det er behov for bistand. Regional forvalter veileder superbrukere på helseforetakene. Hvis det er program- eller systemfeil melder regional forvalter dette videre til Helse Bergen og Helse Vest IKT.

Brukerstøtte for pasienter og superbrukere

Regional forvaltning er tilgjengelig alle virkedager i tidsrommet, 08:00-15:00.

Pasienter og superbrukere henvender seg til brukerstøtte via epost; emestring@siv.no. I saker som haster kontakter superbrukere regional forvaltning pr telefon, 917 2 2343, Øyvind Greve eller 479 06 120, Elin Katrine Vestly.

Alle pasienter skal informeres muntlig og skriftlig om sine rettigheter som pasient, behandlingens innhold, oppbygning og muligheter for kommunikasjon underveis i behandlingen. Videre skal det informeres om lagring og utskrift i programmene og journal, samt hvordan de skal forholde seg ved akutte situasjoner og eventuelle avbrudd i behandling. Pasienten skal også orienteres om forskningsprosjektet og gis informasjon om hvordan fylle og levere eventuelt samtykkeskjema.

Informasjonen er sammenstilt i dokumentet Pasientinformasjon eMestring HSØ.pdf

eMestring i CheckWare er definert som et behandlingsrettet helseregister, EPJ.

I DIPS skriver terapeut oppsummerende journalnotater ved inntak, ukentlig aktivitet og ved avslutning av behandling i eMestring. Det skal også registreres regningskort og det kan registreres aktivitet i DIPS.

eMestring er definert som et behandlingsrettet helseregister og opplysninger skal lagres i henhold til helselovgivningen. Det er opp til det enkelt helseforetak å inngå avleveringsavtaler med Norsk helsearkiv for å oppfylle avleveringsplikten i Helsearkivforskriften.

Helseforetakene som tilbyr eMestringsprogrammene er selv dataansvarlig for sine personopplysninger. Vedtak om retting og sletting gjøres i hvert helseforetak, og skal blant annet tilfredsstille Helsepersonellovens § 43 Sletting av journalopplysninger. Beslutninger om retting og sletting av behandlingsinnhold dokumenteres i DIPS/Hoved EPJ.

Sak om retting og sletting sendes via superbruker i helseforetaket til regional forvalter, som gjør henvendelse til systemansvarlig eMestring og Helse Vest IKT. Det er systemforvalter i Helse Vest IKT som utfører retting og sletting i eMestring. (se figur)

1. Generelt

eMestring er definert som et behandlingsrettet helseregister, EPJ. Tilgangen til eMestring deaktiveres automatisk 6 måneder etter avsluttet behandling. Dette medfører at hvis pasient ønsker fullstendig utskrift av sine journalopplysninger etter at hen ikke har tilgang til eMestring, skal det gjøres utskrift fra pasientens behandling i eMestring.

Superbruker har tilgang til å gjøre utskrift samt skjermdumper av meldingsutvekslingen. Hvis det i innsynsbegjæringen bes om innsyn i systemlogg, skal denne bestilles av systemforvalter, Helse Vest IKT. Loggen skal sendes via mail med kryptering.

Forslag til tilleggstekst i prosedyre som omhandler i innsyn i - og utskrift av – pasientjournal, tillegg til eksisterende prosedyrer. «Hvis pasienten har vært i behandling i eMestring skal ansvarlig kontakte superbruker i eget helseforetak. Superbruker kan ta utskrift fra CheckWare.»

2. Sperre innsyn etter pasientens ønske

Hensikt

Sikre at pasienter som ber om sperring av innsyn fra terapeut eller superbruker i eMestring, sikres sin rett til dette.

Fremgangsmåte

Person som mottar ønske om å sperre innsyn for en eller flere terapeuter skal gjøre følgende:

1. Meld sak til emestring@siv.no
   1. NB: Ikke oppgi personalia i saken til e-post.
   2. Merk emnefeltet «Sperring av innsyn»
2. Regional forvalter HSØ formidler saken til Systemforvalter i HV IKT, som tar kontakt med den som har meldt saken på telefon for å motta nødvendige opplysninger.
3. Dokumentér pasientens ønske, og at sak er sendt regional forvalter i pasientens journal i DIPS.

Systemforvalter i HV IKT

Ta først kontakt med den som har meldt saken for å få nødvendige opplysninger:

• Pasientinfo
• Terapeut-/superbrukerinfo

3. Når pasient ber om at innsyn sperres for en eller flere terapeuter

1. Pasienten legges i en annen terapeut sin pasientgruppe.
2. Pasienten fjernes fra pasientgruppen til terapeuten som pasienten ønsker skal ha sperret innsyn.
3. Terapeuten(e) som ikke skal ha tilgang legges til i feltet Terapeuter som skal ha sperret tilgang til pasient under Egenskaper pasient på Pasient-siden.

4. Når pasient ber om at innsyn sperres for superbruker

Dette er umulig å få til 100% pga. at superbruker må ha tilgang til å ta eksport.

Med stegene under gjør vi det slik at superbruker ikke kan søke opp pasienten i installasjonen og ikke vil få opp pasienten på sine lister.

1. På Pasient-siden, se hvilken pasientgruppe pasienten er tilknyttet.
2. Opprett en ny pasientgruppe med samme navn, og legg til (sperret fra superbruker), f.eks: HBE – Jan Olsen sine pasienter (sperret fra superbruker).
3. Knytt den nye pasientgruppen kun mot aktuell terapeut sin terapeutgruppe, f.eks.: HBE – Jan Olsen
4. IKKE knytt pasientgruppen mot ALLE pasienter-gruppen, f.eks: Helse Bergen – ALLE pasienter.
   1. Den nye pasientgruppen skal kun være tilknyttet én terapeutgruppe.
5. Gå inn på Pasient-siden og legg til den nye pasientgruppen under
6. Fjern tilknytning til pasientgruppen som ikke har (sperret fra superbruker) på slutten.
   1. Under Grupper skal det kun være én gruppe, (sperret fra superbruker)-gruppen.
7. Superbruker som ikke skal ha tilgang legges til i feltet Terapeuter som skal ha sperret tilgang til pasient under Egenskaper pasient på Pasient-siden.

Det er opprettet standardiserte eksportmaler i eMestring. Superbrukere på det enkelte helseforetak har tilganger til å skrive ut disse. Eksportmalene er laget for kontroll av riktige oppsett og koblinger av terapeuter og pasienter, tildelte behandlinger. Det er også maler for eksport av kvalitetsdata for oppfølging av drift og kvalitet av eMestring ved eget helseforetak.

Oversikt eksportmaler – kvalitetsregister

Oversikten nedenfor viser eksportmalene for kvalitetsdata, som kan bestille til hvert enkelt helseforetak. Før det hentes ut data, bør det være avklart formål og sikker lagring. Helseforetakene må avklare og søke internt for lagring i et eventuelt lokalt kvalitetsregister.

I samarbeide med Helse Bergen jobbes det med eget kvalitetsregister for eMestring. Det er ikke avklart hvilke kvalitetsdata som skal inngå i regionale eller med tiden nasjonalt kvalitetsregister. Data til et fremtidig kvalitetsregister vil hentes fra eksportmaler.

Det er kun superbrukere som har tilgang til å laste ned eksportmaler fra eMestring. Superbrukere har tilgang til alle eksportmalene for alle helseforetak. Det er kun lov å laste ned dokumenter til eget helseforetak. Alle nedlastinger loggføres, nedlasting av eksportmaler fra andre helseforetak enn der superbruker er ansatt, vil følges opp og rapporteres til dataansvarlig i helseforetakene.

Oversikt eksportmaler eMestring

Kontroll av logg for nedlastede eksportmaler

Bakgrunn

Når flere foretak deler én CheckWareinstallasjon i eMestring Helse Sør-Øst, blir det spesielt viktig å sikre at pasientdata ikke deles mellom foretakene.

Superbrukere i hvert foretak vil ha tilgang til å ta eksport av eksportmaler. Det lages eksportmaler til hvert foretak som kun eksporterer data fra det aktuelle foretaket superbrukeren jobber i.

Eksportmalene velges i en nedtrekks liste og har navn som beskriver hvilket foretak de tilhører, f.eks. Sykehuset Innlandet – Pasienter. Det er ikke mulig å tilgangsstyre hver enkelt eksportmal, slik at superbrukere vil ha mulighet til å velge eksportmalen til et annet foretak.

Denne rutinen beskriver hvordan systemforvalter i HV IKT utfører kontroll av logg for å fange opp eventuelle feileksporteringer som blir gjort.

Kontroll av logg

Den som kontrollerer loggen må ha tilgangsrolle SYSTEM_ADMIN.

1. I CheckWare eMeistring, trykk på hamburgermeny og velg
2. Under Type, velg
3. Kontroller at navn på terapeuten som har lastet ned eksportmalen samsvarer med hvilket foretak terapeuten jobber i.
   1. For å sjekke hvilket foretak terapeuten tilhører, trykk på navnet og scroll ned til Foretak under EGENDEFINERTE EGENSKAPER.

Hyppighet

Kontroll utføres en gang per måned.

Avvik i systemlogg

Hvis det avdekkes uttak av eksportmaler på tvers av helseforetak, melder Helse Vest IKT regional forvalter i Helse Sør-Øst.

• Meldes til emestring@siv.no
• Telefon: 479 06 120, Elin Katrine Vestly eller 917 22 343, Øyvind Greve

Regional forvalter melder feil til dataansvarlig ved aktuelle helseforetak, som er ansvarlig for å følge opp med eventuelle tiltak.

Bestilling og utlevering av systemlogg til dataansvarlig

Systemforvalter Helse Vest IKT har tilgang til systemlogg. Utskrift av systemlogg for et helseforetak kan kun bestilles av dataansvarlig i helseforetaket. Systemloggen inneholder alle aktiviteter i eMestring og det må gjennomføres en omfattende sortering og fjerning av andre helseforetak sine aktiviteter, før den videresendes dataansvarlig.

Utskrift av systemlogg skal krypteres med passord før den sendes dataansvarlig på mail. Passord oppgis/sendes via telefon.

Det er utarbeidet rutinebeskrivelser til kvalitetssystem for eMestring ved Sykehuset i Vestfold. Rutinene er delt med helseforetakene i Helse Sør-Øst. Det enkelte helseforetak er ansvarlig for å tilpasse rutiner til eget kvalitetssystem. Regional forvaltning er ansvarlig for å oppdatere og videreformidle nødvendige endringer i rutiner ved endring i programvare eller andre endringer som berører eMestring i Helse Sør-Øst.

Oversikt rutinebeskrivelser i eMestring

• eMestring - Pasientinformasjon ved henvisning
• eMestring - Inklusjons- og eksklusjonskriterier
• eMestring - Sjekkliste inntak i eMestring
• eMestring - Vurderinger ved inntak
• eMestring - Forslag til tema og rekkefølge for inntakssamtale
• eMestring - Behandling
• eMestring - Beskrivelse av behandlingsforløp i internettportalen
• eMestring - Forslag til hvordan man kan gå gjennom en pasient i programmet
• eMestring - Programflyt Depresjon
• eMestring - Programflyt Sosial angst
• eMestring - Programflyt Panikklidelse
• eMestring - Rutine for oppfølging av flaggvarslinger i eMestring
• eMestring - Avslutning, intervju om pasientens erfaringer
• eMestring - Avslutning av behandling
• eMestring - Registrering av koder
• eMestring - Systemoppfølging og superbrukeroppgaver

• Pasientinformasjon eMestring HSØ.pdf (Pasientinformasjon før oppstart «Velkommen til eMestring»)
• Tilgangsroller i CheckWare eMeistring.pdf
• Vedlegg 1 Sentralisert forvaltning av teknologiløysninga CheckWare eMeistring.pdf
• Oppsett flere foretak HSØ.pdf
• Brukerveiledning Pasient, ligger i eMestring
• Brukerveiledning Terapeut, ligger i eMestring