Koble ressurser sammen i timedefinisjon

Mange poliklinikker har et behov for å benytte timebøker for upersonlige ressurser som medisinsk-teknisk utstyr eller undersøkelsesrom. Det ville effektivisere bestilling av timer hvis man kunne få timer automatisk over i timebøker som var koblet sammen i timedefinisjoner.

Funksjonalitet for oppfølging av transport

Både i DIPS Arena og DIPS Classic er det vanskelig å se pasientens transportbehov. Det registreres i mottaksdelen av henvisningen og kan ikke vises andre steder. Transportbehovet vil også kunne endre seg i løpet av et behandlingsforløp. Det er ønskelig at sluttbruker skal kunne se og redigere transportbehov på både planlagte kontakter og i pasientlister.

Transport ligger under Videre Plan i Oppholdssiden.

Konklusjon:

Det ble fremmet sak for fagnettverk hvor det ble anbefalt at det sendes endringsønske til DIPS (jf. sak RSKI-2683 / KEPJ-819). Nettverk for pasientadministrativ kvalitetskontroll (PASK) og fagnettverk støttet anbefalingen.

• Timer åpnes i eget skjema i arbeidsflaten.

• Dersom det er forskjell mellom starttid for kontakt og starttid for time, blir det gitt et varsel.

• I Arena versjon 23.2 er det endring med én felles arbeidsflate for kontakt og time. Det betyr at dersom du åpner en kontakt fra kontaktinfoflaten eller henvisningsiden, eller om du åpner en time på en kontakt med flere timer, vil alle timene på kontakten være synlig i arbeidsflaten.

5.4.2. Drøftinger

Visning av timer knyttet til kontakt

I DIPS Arena er det to ulike skjema for å redigere kontakt og time (tilsvarende fanene Kontakt og Timebestilling i bildet Planlagt behandling i DIPS Classic). Hvis sluttbruker åpner skjema Rediger kontakt vises ingen av timene som er tilknyttet kontakten. Hvis sluttbruker åpner skjema Rediger time vises bare den aktuelle timen. Alle timer vises i skjema Rediger time forutsatt at de er blitt bestilt samtidig.

For å få komplett oversikt over timene som er booket i kontakten må sluttbruker enten se på henvisningssiden, utvide feltet Timer til venstre i planleggingssiden eller vise alle aktuelle timebøker på aktuell dato i timebokfanen.

Når kontakter eller timer redigeres er det viktig å få en oversikt i samme bildet over alle timene som er bestilt på kontakten. Hvis ikke alle tilhørende timer vises i samme bilde, er det en risiko for at det gjøres endringer på timer eller kontakten som ikke er i overenstemmelse med allerede bestilte timer.

Konklusjon:

Det ble fremmet sak for fagnettverk hvor det ble anbefalt at det sendes endringsønske til DIPS (jf. sak RSKI-2700). Nettverk for pasientadministrativ kvalitetskontroll (PASK) og fagnettverk støttet anbefalingen.

Løsning levert i Arena v. 23.2.

Slette planlagt kontakt

I DIPS Classic kan sluttbruker slette planlagte kontakter som åpenbart er lagt inn feil på en pasient, dette er ikke mulig i DIPS Arena.

Både i DIPS Arena og DIPS Classic er det mulig å registrere planlagte kontakter på flere måter. Dette gir fleksibilitet for sluttbrukere, men det øker samtidig risikoen for å feilregistrere planlagte kontakter. For eksempel er det i Arena (som i Classic) enkelt å bestille time på en ny kontakt i stedet for å bruke den åpne planlagte kontakten. Dette fører til at det blir to kontakter på samme tidspunkt, én med tilknyttet time og én uten.

I Arena må den feilregistrerte kontakten avsluttes med avsluttkode Feilregistrert. Siden kontakten er avsluttet, vil den vises som Avlyst i henvisningssiden og i rapporter.
I DIPS Classic kan feilregistrerte kontakter ryddes bort ved sletting når det er kontakter som ikke skulle vært registrert på pasienten i det hele tatt. Samtidig er det uheldig at kontakter slettes permanent da historikk forsvinner.

Konklusjon:

Det ble fremmet sak for fagnettverk hvor det ble anbefalt at det sendes endringsønske til DIPS (jf. sak RSKI-2686). Nettverk for pasientadministrativ kvalitetskontroll (PASK) og fagnettverk støttet anbefalingen.

Arbeidsflyt for time uten behandler

I timeboken i DIPS (både Classic og Arena) kan det legges inn sperringer for å markere tidsrom hvor behandler er opptatt eller fraværende. I tidsrom som er sperret kan det ikke opprettes nye pasienttimer, men det er mulig å opprette en sperring i tidsrom hvor det allerede er registrert timer. Timen er da fortsatt knyttet til samme ressurs., men det kommer ingen varsel, hverken til behandler eller en arbeidsgruppe, om at det er lagt inn sperring i samme tidsrom som timen. Hvis sluttbruker som legger inn sperringen ikke er oppmerksom, er det derfor en risiko for at pasienten ikke får time hos en annen behandler og at pasienten må sendes hjem ved oppmøte.

Det finnes et systemoppsett for DIPS/GAT-integrasjon som løser dette problemet. Dersom en sperring legges inn i GAT, opprettes det en arbeidsoppgave Pasienttime uten behandler som legger seg i valgt arbeidsgruppe.

I DIPS Arena vil trolig timeboken bli et enda mer sentralt hjelpemiddel enn det allerede er i Classic. Timedefinisjoner hvor timeboken blir helt sperret vil ha konsekvenser for timeavtaler som alt er planlagt. Særlig for poliklinisk virksomhet hvor det settes opp timeavtaler langt frem i tid er det viktig at endringer i timedefinisjoner ikke fører til at pasienter blir glemt, og møter opp uten at behandleren er tilgjengelig. I dag har kontorpersonell manuelle rutiner for å følge opp dette.

Konklusjon:

Det ble fremmet sak for fagnettverk hvor det ble anbefalt at det sendes endringsønske til DIPS (jf. sak RSKI-2688). Nettverk for pasientadministrativ kvalitetskontroll (PASK) og fagnettverk støttet anbefalingen.

Arbeidet tok utgangspunkt eksisterende prosesser og i 2019 sak 44 REPJ Modernisering - Prinsipper for utarbeidelse av regionale arbeidsprosesser og utvalg av arbeidsprosesser. For området inntaksplanlegging var det allerede utarbeidet én prosess i regi av RSKI.

Følgende arbeidsprosesser er utarbeidet/revidert for området Inntaksplanlegging:

Arbeidsprosessene er publisert her.

Det er ingen regional standard for feltoppsett i Helse Sør-Øst, og det anbefales at denne praksisen videreføres i DIPS Arena.

Inntaksbrev (kjent som ventelistebrev i DIPS Classic) har samme funksjonalitet som i DIPS Classic. Likevel, hvis inntaksbrev er koblet til to journalgrupper og én brukerrolle har skrivetilgang til begge journalgruppene, kan ikke inntaksbrev opprettes i DIPS Arena. Dette blir løst gjennom å ha et én-til-én forhold mellom dokumenttype og journalgruppe, jf. sak RSKI-2415.

Som en del av regional løsning for området Inntaksplanlegging er følgende pasientlister aktuelle: