Dette dokumentet gir en beskrivelse av regional løsning for DIPS Arena for området henvisning. Dokumentet vedlikeholdes av regional faggruppe pasientadministrasjon og pasientflyt (heretter RF PAS). Løsningen er skrevet for DIPS Arena 23.2.X. Dokumentet gir en oversikt over aktuelle arbeidsprosesser, brukerveiledninger samt konfigurasjon for området. Dokumentet samler også ulike saksgrunnlag som har blitt lagt til grunn for beslutning av løsning.

Området som omtales i dette dokumentet er henvisninger. Det innebefatter både henvisningsbildet (oversikt over pasientens henvisninger) og selve henvisningene.

Området henvisninger omfatter:

• Henvisningsiden – oversikt over pasientens henvisninger og oppmøter
  • Primær- og sekundærhenvisninger, kontakter og timer
• Henvisninger til vurdering
  • Arbeidsflyt via Oppgaver
  • Pasientliste Henvisninger til vurdering
• Mottak og registrering av henvisning
  • Eget skjema
• Vurdering av henvisning
  • Eget skjema
• Følge opp vurdert henvisning

Løsningsbeskrivelsen gjelder for personell som registrerer, vurderer og følger opp henvisninger.

Løsningen som er levert av DIPS er styrt av krav fra blant annet pasient- og brukerrettighetsloven, prioriteringsforskriften og nasjonale prioriteringsveiledere. Det er derfor begrenset mulighetsrom for å tilpasse løsningen til Helse Sør-Øst.

Brukergrensesnittet for henvisninger er betydelig endret fra DIPS Classic, men det er bare begrensede endringer i funksjonalitet. Dette er nærmere beskrevet i kapittel 5.

Følgende begreper er definert som en del av arbeidet med regional løsning for området henvisninger:

For generelle begreper knyttet til funksjonalitet i DIPS Arena og som gjelder på tvers av områdene i regional løsning, se brukerveiledning ARENA – Kom i gang - navigering og ARENA Kom i gang – tips og triks.

Følgende føringer og rammebetingelser ligger til grunn for arbeidet som er gjort innenfor område henvisning:

Brukergrensesnittet for henvisninger er betydelig endret fra DIPS Classic

• Henvisningssiden viser mer informasjon om henvisningsperioden – redusert behov for å åpne henvisningen
• Henvisningen vises i tre ulike deler (henvisningsperiode, mottak og vurdering) som kan åpnes enkeltvis i arbeidsflaten for visning og registrering/redigering
• Endrede filtreringsmuligheter:
  • Kan filtrere bort henvisninger til radiologi
  • Kan filtrere bort avsluttede henvisninger.
    • Kan filtrere på avdeling. Filter vil nulles ut ved bytte av pasient eller side. (Regionalt systemoppsett)
• Kan ikke filtrere bort øyeblikkelig hjelp
• I DIPS Classic kan det opprettes forenklet henvisning (sekundærhenvisning) via knapperad og via postrutiner. I DIPS Arena er det kun mulig å opprette forenklet primærhenvisning. Sekundærhenvisning opprettes via henvisningssiden.
  • Ny primærhenvisning - ny tilstand fra ekstern aktør
  • Ny intern primærhenvisning - ny tilstand henvises fra intern behandler
  • Sekundærhenvisning - henvises fra intern behandler - samme tilstand ny avdeling

Se under

Det har blitt drøftet om det bør meldes endringsønske for å få mulighet for å opprette forenklet sekundærhenvisning via en «snarvei» (tilsvarende funksjonaliteten i DIPS Classic).

Konklusjon:

Funksjonalitet prøves ut i produksjon før det eventuelt meldes endringsønske

I DIPS Arena registreres mottak av henvisning i eget skjema i arbeidsflaten. Dette skjemaet inneholder omtrent samme registreringsfelt som venstresiden av henvisningsbildet i DIPS Classic, men rekkefølgen er endret.

• Skjermbildet består av rammer med tilhørende felt. Rammene har overskrifter som tydeliggjør registreringen. Feltene er satt opp i en logisk rekkefølge som støtter arbeidsprosessen
• Kan registrere henvisningstype (volven OID=8455). Informasjon blir automatisk fylt ut ved elektroniske henvisninger
• Kan registrere rettighetsvurdering fra annet sykehus i mottaksdel av henvisning. Dette vil da fremkomme i vurderingsdelen
• Det er mulig å lagre henvisning uten å sende den til vurdering
• Det kan sendes sekundærhenvisninger mellom psykiatri og somatikk. Dette krever en tydeliggjøring for sluttbrukere om når det skal benyttes og ikke skal benyttes. Det er også et aspekt at mottaker skal ha tilgang til å lese dokumentet. Leger kan lese på tvers av næring, men dette kan for eksempel ikke kontorpersonell
  • Det kan sendes sekundærhenvisning fra psykiatri til somatikk
  • Det er utfordringer pr dagens versjon med å sende sekundærhenvisninger fra somatikk til psykiatri. Det oppstår en valideringsfeil pga. vedtak og hjemmel registrering
  • Det er et pågående arbeid på tvers av RFG PAS, RFG PHV og RFG KDS for videre praksis og evt løsning som sikrer formalitetskrav og eventuelt behov for utvikling vil meldes til DIPS
• Registrering av informasjon i habiliteringsfane må gjøres i DIPS Classic. Fanen vises i DIPS Arena (i vurderingsdel)
• Vurderingskategori i mottaksdelen av henvisningen (lokalt avdelings kodeverk)

Se under

Det har vært drøftinger omkring bruken av funksjonalitet for å sette henvisning klar til vurdering. Funksjonaliteten gjør det mulig for kontorpersonell å hente inn informasjon i forkant av vurdering, og det blir tydelig for vurderingsansvarlige når henvisningene er klare for vurdering. Funksjonaliteten gir en oversikt over henvisninger i pasientlisten Henvisninger til vurdering og i arbeidsoppgavelisten vises hvilke henvisninger som er klare / ikke klare til vurdering

Funksjonaliteten for klar til vurdering skrus av eller på ved hjelp av systemoppsett

Konklusjon:

Det ble fremmet sak for RF PAS hvor det ble anbefalt at systemoppsettet legges til som lokalt systemoppsett i regional standard. Nettverk for pasientadministrativ kvalitetskontroll (PASK) og fagnettverk støttet anbefalingen

Funksjonalitet for å registrere rettighetsinformasjon mottatt fra annet sykehus før vurdering, krever at sluttbruker som vurderer henvisningen også gjør det i DIPS Arena. Registrering av rettighetsinformasjon i mottaksdelen vises ikke i DIPS Classic før henvisningen er vurdert i DIPS Arena. I DIPS Classic er det ikke mulig å registrere rettighetsvurdering før henvisningen blir vurdert. Registrering av rettighetsvurdering fra annet HF registrert i mottaksdelen av henvisningen i DIPS Arena vil derfor ikke vises i Classic og rettighetsvurdering følger da gammelt prinsipp

Konklusjon:

Dersom henvisning fra annet sykehus mottaksregistreres i DIPS Arena, må også vurdering registreres i DIPS Arena

Helseforetakene mottar jevnlig henvisninger som er adressert til flere fagområder. I DIPS kommer det bare ett henvisningsdokument fra henviser, men det må opprettes flere henvisninger. I dag løses dette på én av følgende måter:

• Skanne inn henvisningsdokument på nytt for å kunne knytte til flere henvisninger. Samme dokument blir da duplisert i journal.
• Skrive referanse til dokument i fritekstfelt i henvisningsbildet. Dette gir mange ekstra klikk for den som vurderer henvisningen.

Utfordringen gjelder både DIPS Classic og DIPS Arena.

Konklusjon:

Det ble fremmet sak for tidl. Fagnettverk Regional EPJ, hvor det ble anbefalt at det sendes endringsønske til DIPS. Nettverk for pasientadministrativ kvalitetskontroll (PASK) og fagnettverk støttet anbefalingen.

Meldt til leverandør 19.12.19 D:saksnummer 110796.

Svar fra DIPS KEPJ-821 21/12-22 (JIRA): «Det er ikke noen endringer i denne saken. Dette er et endringsønske fra flere. Det er imidlertid ikke helt enkelt å endre på dette og vi har ikke kunnet prioritere å gjøre dette.»

Vurderingskategori gjør det mulig å differensiere mottatte henvisninger. Registreringen gjenfinnes i egen kolonne i oppgaveliste (Mine arbeidsoppgaver) eller i pasientlisten Henvisning til vurdering. Det må besluttes om denne funksjonaliteten skal tas i bruk og hvis ja må det kartlegges hvilke avdelinger som dette er aktuelt for, og hvilke verdier som skal legges i lokalt kodeverk for vurderingskategori

Konklusjon:

RF PAS har besluttet at funksjonaliteten tas i bruk på lokalt nivå for de avdelingene som har behov for å fordele henvisninger til vurdering på et mer detaljert nivå enn i dag.

I DIPS Arena registreres vurdering av henvisning i eget skjema i arbeidsflaten. Dette skjemaet inneholder omtrent samme registreringsfelt som høyresiden av henvisningsbildet i DIPS Classic, men rekkefølgen er endret

• Henvisninger til vurdering kan følges opp i Oppgaver eller i pasientliste Henvisninger til vurdering. Se diskusjon i kapittel 5.3.2
• Ulike felt i arbeidsflaten åpnes ved ulike vurderingsresultat. Den som vurderer henvisningen trenger ikke å forholde seg til informasjon som ikke er relevant
• Vurderingsresultatet Behandles i Classic er erstattet med Godtatt i Arena
• Når henvisning som er klar til vurdering åpnes fra arbeidsgruppe (Oppgaver) eller pasientliste, vises vurderingsskjema i arbeidsflaten og siden Dokumentliste (filtrert på aktuell henvisning) blir synlig
• Feltene har en rekkefølge som støtter etablerte arbeidsprosesser
• Rettighetsvurdering fra annet sykehus er ferdig utfylt hvis kontorpersonell har registrert dette i mottaksdelen. Feltene er redigerbare. Se også drøfting i kapittel 5.2.2
• Feltet Ventetid fra: < dato > kan brukes som beslutningsstøtte for å regne ut frist for start helsehjelp. Fristdato beregnes fra henvisningens ansiennitetsdato
• Feltet Prioritet er ikke koblet opp til frist for start helsehjelp som det er i DIPS Classic. Verdi i feltet påvirker ikke andre felt, men kan være nyttig for intern prioritering
• Registrering for fast tid i vurderingsskjemaet er lokalt systemoppsett og kan justeres individuelt for hvert foretak. Feltet Tentativ dato/tentativ måned er ikke obligatorisk og har ingen feltoppsett. Se også drøfting i kapittel 5.3.2
• Vurderingsmaler kan brukes for mer effektiv utfylling av vurderingsarbeidsflaten. Se drøfting i kapittel 5.3.2
• Det er nå mulig å sette "Påbegynt av" på en oppgave av typen "Henvisning til vurdering" eller "Ekstern henvisning til vurdering" fra arbeidsflaten for vurdering av henvisninger. Se drøftinger i kapittel 5.3.2

Se under

Pasientlisten Henvisninger til vurdering gir sluttbrukere en entydig oversikt over alle henvisninger til vurdering. Det kan enkelt filtreres i pasientlisten til å vise henvisinger som er klar til vurdering. Videre er det enkelt å filtrere hvis det i mottaksdelen er registrert vurderingsansvarlig.

I arbeidsprosesser for henvisninger (DIPS Classic) er beste praksis at personell som vurderer henvisninger skal bruke arbeidsgruppe for å finne nye henvisninger. Dette gir en risiko for at pasienter blir glemt når arbeidsoppgaver blir sendt til feil arbeidsgruppe. På grunn av dette og forbedret funksjonalitet i pasientlister i DIPS Arena ble det lagt frem forslag om endring av beste praksis til at pasientliste Henvisinger til vurdering skal brukes for å finne nye henvisinger.

Konklusjon:

Det ble fremmet sak for tidl. Fagnettverk Regional EPJ hvor det ble anbefalt at pasientliste anbefales som beste praksis i arbeidsprosess for vurdering av henvisning i DIPS Arena. Nettverk for pasientadministrativ kvalitetskontroll (PASK) og tidl. Fagnettverk Regional EPJ støttet ikke anbefalingen. Arbeidsprosess for vurdering av henvisning i DIPS Arena vil derfor vise til både arbeidsgruppe (oppgaver) og pasientliste.

Ved å åpne arbeidsflaten for vurdering, vil dokumentlisten vises til venstre i bildet filtrert på vedlegg knyttet til aktuell henvisningen. For å se alle dokumenter må filter fjernes.

Det er mulig å sette på et systemoppsett hvor arbeidsflaten åpnes med en ufiltrert dokumentliste til venstre i bildet. Her vil vedlegg knyttet til aktuell henvisning kunne sees i arbeidsflaten under vurderingen som en skrollbar liste, det er da forhåndsvisning av innholdet i dokumentene og dette loggføres som innsyn.

Konklusjon:

RF PAS har besluttet at systemoppsettet tas i bruk på lokalt nivå av de foretakene som ønsker det.

Registrering av utredning av rett til helsehjelp kan ikke gjøres korrekt i DIPS. Henvisningen må registreres vurdert selv om den ikke er rettighetsvurdert. Det er heller ikke mulig å registrere henvisningen som avvist etter at utredning av rett til helsehjelp er gjennomført. Dette fører til feilrapportering.

Funksjonaliteten er ikke endret sammenlignet med DIPS Classic.

Konklusjon:

Utredning av rett til helsehjelp gjøres en del, særlig innenfor psykisk helsevern for barn og unge. Det ble fremmet sak for tidl. Fagnettverk Regional EPJ hvor det ble anbefalt at det sendes endringsønske til DIPS. Nettverk for pasientadministrativ kvalitetskontroll (PASK) og fagnettverk støttet anbefalingen.

Status fra møte med DIPS og NPR 1/9-20:

• Vurdertdato skal være på den datoen vurderingen faktisk skjer
• Vurdertdato skal ikke rapporteres før henvisningen er vurdert
• Hvis henvisningen avvises så skal "Rett til helsehjelp" rapporteres med kode 5
  • Kodeverk 8444

Pasienten har ikke behov for helsehjelp i spesialisthelsetjenesten

Fra Volven

• Rettighet skal ikke rapporteres før henv. er vurdert
• Det er helt greit å rapportere et opphold før henvisningen er rettighetsvurdert

I DIPS Arena er ikke felt for Tentativ dato obligatorisk felt. I DIPS Classic er dette feltet hardkodet som obligatorisk. Helseforetakene har forskjellig praksis for registrering av tentativ dato. For noen helseforetak er det viktig at dette feltet er obligatorisk, da det skal fylles ut av den som vurderer henvisningen. For andre helseforetak er dette vurdert som en mer administrativ registrering som gjøres av kontorpersonell på bakgrunn av frist og prioritet.

Dette løses best ved feltoppsett slik at det enkelte HF selv kan bestemme om feltet skal være obligatorisk.

Konklusjon:

Det ble fremmet sak for tidl. Fagnettverk Regional EPJ hvor det ble anbefalt at det sendes endringsønske til DIPS. Nettverk for pasientadministrativ kvalitetskontroll (PASK) og fagnettverk støttet anbefalingen.

11.11.22 tilbakemelding fra DIPS:

«Vi har vurdert denne og kommet til at dette ønsker vi å gjøre. Vi har allerede planlagt å gjøre forbedringer i vurdering av henvisning rundt oppretting av første planlagt kontakt. Da vil vi berøre tentativ dag/måned. Det vil derfor være naturlig å gjøre denne endringen da. Dette arbeidet planlegger vi å starte på over nyåret.»

11/5-23 Fra DIPS:

Det er nok ikke mulig å sette dette opp i et eget feltoppsett. Tror nok dette må lages som et systemoppsett siden det her ikke er snakk om bare ett felt. Det kan jo potensielt settes tentativdato eller tentativ måned. I tillegg har vi også lagt til rette for at det kan sette oppmøtetid hvis det er vurdert til innleggelse. Dette siste er fortsatt under utprøving i Helse Nord. Det har skapt noen utfordringer og skal derfor ikke brukes foreløpig.

22/12-23: FG PAS etterspurt systemoppsett for løsning.

Bruk av Vurderingsmal gjør det mulig å ta vare på og gjenbruke verdiene i arbeidsflata for vurdering av henvisning for en gitt tilstand/diagnose. Vurderingsmaler må opprettes av den enkelte bruker.

Konklusjon:

RF PAS beslutter at bruk av vurderingsmal er en lokal beslutning på det enkelte helseforetak.

Faggruppen opprettet endringsønske til DIPS på at vurderingsmaler skal kunne opprettes pr avdeling, seksjon og lokalisering. Hvis det kun legges på avdelingsnivå kan det bli veldig mange maler å velge i. (D-sak nr 137497 fra 6/10-22).

Svar fra DIPS: «Vi har vurdert denne saken og kommet fram til at dette er noe vi ikke kan prioritere å gjøre nå. Det er også et spørsmål om dette vil være innenfor avtalen vi har om vedlikehold eller ny funksjonalitet som vil være betalbart. Vi tar vare på endringsønsket for senere vurdering.»

1. Oktober 2023 – Besluttet RF PAS at tilgang til vurderingsmal skal innføres regionalt og være tilgjengelig for alle foretak. Det er opp til hver enkelt vurderende behandler å velge om man selv ønsker å ta i bruk funksjonaliteten.

23/12-23: FG PAS etterspurt DIPS om dette er vurdert til utvikling i 2024.

Det er nå mulig å sette "Påbegynt av" på en arbeidsoppgave av typen "Henvisning til vurdering" eller "Ekstern henvisning til vurdering" fra arbeidsflaten for vurdering av henvisninger. Dette kan være aktuelt hvis det er behov for å innhente mer informasjon (prøvesvar, bilder) før vurderingen kan gjøres. I arbeidsoppgavelistene for vurdering av henvisning er det en kolonne «Påbegynt av» som gjør at man lett ser hvem som har påbegynt oppgaven.

Konklusjon:

RF PAS setter dette til et Regionalt valg.

Vurderte henvisninger kan følges opp via venteliste eller Oppgaver Henvisning til oppfølging. Dette er uendret fra DIPS Classic

• Dersom henvisning har vurderingsresultat Godtatt, kan det gjøres lokalt valg om sluttbruker blir sendt til Planleggingssiden eller til henvisningssiden. Dette er et lokalt systemoppsett

Se under

Ved oppfølging av oppfølgingsoppgaver i oppgavelista for henvisninger som er godtatt, kan man bli navigert til henvisningssiden eller planleggingssiden.

Konklusjon:

RF PAS har besluttet at det skal være et lokalt valg på oppsett om navigeringene skal settes til henvisningssiden eller planleggingssiden.

Følgende arbeidsprosesser er regionale for området henvisning:

Arbeidsprosessene er publisert her, de finnes også i Metodebok

Følgende 23 brukerveiledninger er utarbeidet for område Henvisning for DIPS Arena:

For følgende regionale brukerveiledninger for DIPS Classic er det ikke utarbeidet brukerveiledning for DIPS Arena:

Se under

Som en del av arbeidet med regional løsning for DIPS Arena er det tatt følgende beslutninger for systemoppsett for området henvisning:

I DIPS Arena er det levert en rekke nye feltoppsett for området henvisninger. Det er ulike feltoppsett for de forskjellige henvisningsarbeidsflatene. Disse gjør det mulig å ha ferdigutfylte verdier i felt og ha ulike krav til utfylling.

Feltoppsett for DIPS Classic har ingen effekt for henvisning i DIPS Arena

Det er ingen regional standard for feltoppsett i Helse Sør-Øst, og det anbefales at denne praksisen videreføres i DIPS Arena.

Det er ingen endringer i regional standard sammenlignet med DIPS Classic.

Det er ingen endring i dokumenttyper og journalgrupper for henvisningsområdet. Når funksjonalitet for elektronisk viderehenvisning til andre helseforetak tas i bruk, må det tas i bruk to nye dokumenttyper fra DIPS:

• Henvisning til annet HF (id: -1315)
• Henvisningsnotat til annet HF (id: -1189)

Som en del av arbeidet med regional løsning for DIPS Arena er det tatt følgende beslutninger for kodeverk for området henvisning:

Som en del av regional løsning for området Henvisning er følgende pasientlister aktuell:

Inntil annet besluttes vil Helse Sør-Øst bruke disse slik de er konfigurert i DIPS

Det er etablert flere rapporter i DIPS Arena for henvisninger. Arbeid med rapporter pågår

Ingen aktuelle vedlegg

Viser til informasjon i kap. 4