Dette dokumentet gir en beskrivelse av regional løsning for DIPS Arena for området poliklinikk. Løsningen er skrevet for DIPS Arena 23.2.X. Dokumentet gir en oversikt over aktuelle arbeidsprosesser, brukerveiledninger samt konfigurasjon for området. Dokumentet samler også ulike saksgrunnlag som har blitt lagt til grunn for beslutning av løsning.

Løsningen gjelder funksjonalitet knyttet til poliklinikk i DIPS Arena. Området poliklinikk omfatter:

• Oppmøte
• Opphold poliklinikk
• Konsultasjonsserier (psykisk helsevern og TSB)
• Økonomisk oppgjør
• Personskaderegistrering

Løsningen er primært slik den er levert fra DIPS, men det vises til kapittel 5 og 8 for detaljer om endringer, regionale beslutninger og muligheter for lokale tilpasninger

Følgende begreper er definert som en del av arbeidet med regional løsning for området poliklinikk. Dette er begreper som også kan være definert i brukerveiledninger.

For generelle begreper knyttet til funksjonalitet i DIPS ARENA og som gjelder på tvers av områdene i regional løsning, se brukerveiledning DIPS ARENA – Kom i gang, navigering.

Følgende føringer og rammebetingelser ligger til grunn for arbeidet som er gjort innenfor

område poliklinikk.

Oppmøteregistrering kan gjøres både fra timebok, pasientnavigator og oppmøteliste.

• Bruker kan også oppmøteregistrere pasient fra pasientnavigator (for behandlere med egen timebok)
• Det er felles oppmøteliste for poliklinikk og innleggelse
• Når pasient er oppmøteregistrert, forblir pasienten på oppmøtelisten. Det er dermed lett å få rask oversikt over hvilke pasienter som ikke er ankommet, har møtt eller har avbestilt.
• Oppmøte kan angres fra timebok, pasientnavigator, oppholdssiden og oppmøteliste. Det er ikke nødvendig å slette konsultasjonen fra uferdiglisten slik det må gjøres i DIPS Classic
• Ryddeliste for konsultasjoner er satt opp med periodevisning slik at det lett kan ryddes i tidligere konsultasjoner

Den største endringen er at det er nytt brukergrensesnitt i Arena, utover dette er det noen få, men viktige endringer.

• Oppholdsbildet inneholder oversikt over både polikliniske konsultasjoner og innleggelser
• Oppholdsbildet er delt i flere faner
• Poliklinikk kan gjøres om til innleggelse. Det polikliniske oppholdet blir stående. Starttidspunkt for innleggelse blir rett etter avslutning av poliklinisk opphold
• Dersom det er lagt inn timer på flere ansatte på planlagte kontakt i psykiatrisk avdeling, blir disse automatisk registrert som koterapeuter. Den som er registrert som behandler på den planlagte kontakten, blir også behandler på oppholdet
• Alle medisinske koder (diagnoser, prosedyrer, tjenester) kan søkes og registreres fra samme felt. Tidligere registreringen kan hentes opp fra historikkmeny, og pålogget brukers mest brukte koder vil vises i samme bilde
• Det er enklere å registrere og redigere BUP-koder
• Funksjonalitet for multippel koding
• Flere felter som kan fylles ut ved bruk av lokal aktivitet – se punkt 5.2.1

Se under.

I DIPS Arena kan lokale aktivitetskoder (kodeverk POL_AKTIVITET) knyttes til flere parameter enn i DIPS Classic. Det betyr at bruk av lokale aktivitetskoder kan forenkle utfyllingen av informasjon i polikliniske opphold. Lokal aktivitetskode kan knyttes til følgende parametere:

• Diagnose
• Prosedyre
• Takst
• Frikode
• Kontakttype
• Type indirekte aktivitet
• Sted
• Deltakere

Konklusjon:

Når helseforetak skal ta i bruk DIPS Arena, bør lokale aktivitetskoder tas i bruk for å forenkle registrering av polikliniske opphold

Poliklinikk kan ikke gjøres om til innleggelse. I stedet kan en klikke på en knapp for å legge inn pasienten. Når en gjør det, blir det polikliniske oppholdet avsluttet samtidig som innleggelsen starter. Dette betyr at pasienter kan legges inn fra poliklinikk uten at den polikliniske aktivtiten forsvinner.

Konklusjon:

Når helseforetak skal ta i bruk DIPS Arena, må denne endringen ha fokus i opplæringen.

Det er kun mindre endringer i funksjonalitet sammenlignet med DIPS Classic.

• Det er ikke nødvendig å registrere nulltakst for å gjøre opp poliklinisk opphold når det er registrert frikode
• Det kan registreres default takst for sykehuset og avdeling i systemoppsett
• Det kan legges til hurtigvalg knapper for ofte brukte takster

Se under.

For oppfølging og videre plan finnes et valg for "Vurdering av oppfølging er ikke gjort- Send til oppfølging". På ventelisten vil kontakttype "Uavklart" finnes. Nå er det også innført arbeidsflyt for kontakter av typen "Uavklart". Det er opprettet et nytt systemoppsett "Default arb. grp for uavklart planlagt kontakt" med støtte ned til postnivå. Når arbeidsgrupper er lagt inn vil det opprettes ny oppgave "Uavklart planlagt kontakt" hver gang en pasient er registrert med videre plan: "Vurdering av oppfølging er ikke gjort - Send til oppfølging".

• Oppgaven går til arbeidsgruppen som er knyttet til organisatoriske enheter for oppholdet som uavklart planlagt kontakt opprettes fra.
• Denne arbeidsflyten ivaretar kun uavklarte pasienter som settes opp via Videre plan, ikke pasienter som settes uavklart via Planlagt kontakt.

!! Viktig å ha fokus på videre plan slik at det ikke oppleves at det blir økning av antall kontakter på rapport D-7221.

Se under.

Regional fagruppe anbefaler at systemoppsett: Default arb. grp for uavklart planlagt kontakt tas i bruk.

Se under.

Ny arbeidsflytfunksjon for varsel ved ø-hjelpinnleggelser hvis pasienten har planlagte oppmøter framover i tid på samme sykehus.

Se under.

• Arbeidsflyt: Varsling av ØH-innlagt pasient
• Default ant. dager for varsling av ØH-innleggelse
• Default arb.gruppe for varsling av ØH-innleggelse

Dette kan benyttes for å varsle inntaksansvarlige ved avdelingene om at pasienter som er planlagt inn til behandling ved avdelingen, er ø-hjelpinnlagt på samme sykehus. Antall dager fram i tid bør ikke settes for langt da det kan gi veldig mange varsler i arbeidsgruppen. Det er opp til hvert Helseforetak å beslutte dette, men regional faggruppe anbefaler 3 dager.

Dersom det registreres en skadediagnose, vil det genereres et personskadeskjema i DIPS. Systemoppsett for arbeidsflyt for skjemaene settes opp.

Det er ikke utarbeidet arbeidsprosesser for poliklinikk.

Følgende brukerveiledninger er utarbeidet for området poliklinikk for DIPS Arena:

For følgende regionale brukerveiledninger for DIPS Classic er det ikke utarbeidet brukerveiledning for DIPS Arena:

Det vises til Regional løsning for overordnet konfigurasjon ved innføring av Arena Fase 1 for beskrivelse av kodeverk og tilgangsstyring.

Kodeverk:

Det er innført et nytt felt: "Intern kvalitetssikring" som vises for både polikliniske- og innleggelsesopphold. For polikliniske opphold er dette feltet lagt til arkfane "Kvalitet", for innleggelsesopphold er det plassert nederst i "Administrative opplysninger" på arkfane "Inndata". Feltet henter verdier fra kodeverket "ADM-INTERN-KVALITETSSIKRING" og støtter sykehus og avdeling. Dvs. man kan sette et sett verdier for et helt sykehus, eller gå ned til avdeling og ha forskjellige verdier for ulike avdelinger. Kodeverket er lokalt konfigurerbart.

Konklusjon:

Regional faggruppe ser verdi i at brukere kan registrere at intern kvalitetssikring er gjort og beslutter at feltet tas i bruk med kodeverdier som levert fra DIPS. Kolonnen «Intern kvalitetsikring» legges i Pasientliste: Konsultasjoner, inkl uferdige, men den legges ikke inn som default kolonne.

Som en del av arbeidet med regional løsning for DIPS Arena er det tatt følgende beslutninger for systemoppsett for området poliklinikk.

I DIPS Arena er det levert en rekke nye feltoppsett for området poliklinikk. Disse gjør det mulig å ha ferdigutfylte verdier i felt og ha ulike krav til utfylling.

Det er ingen regional standard for feltoppsett i HSØ, og det anbefales at denne praksisen videreføres i DIPS Arena.

De eksisterende feltoppsettene for Classic er derfor overført til tilsvarende feltoppsett for Arena. Dette er gjort ved å utarbeide en mappingtabell mellom feltoppsett i Classic og feltoppsett i Arena. Det er deretter tatt et uttrekk fra de eksisterende feltoppsettene for Classic som finnes i basen, med aktuelle verdier, i et regneark. I dette regnearket er de nye feltoppsettene for Arena mappet med de tilsvarende feltoppsettene i Classic, og de aktuelle verdiene som skal gjelde for Arena er lagt inn. Mange feltoppsett skal være like i Arena, og er direkte kopiert fra uttrekket til verdier som skal gjelde for Arena.

Det er ingen endringer i regional standard sammenlignet med DIPS Classic.

For å bruke personskadeskjema i DIPS Arena må følgende DIPS-dokumenttype brukes:

• Arena Personskade (id: -2163)

Som en del av regional løsning for området poliklinikk er følgende pasientlister aktuelle:

Ingen aktuelle vedlegg.

Løsningsbeskrivelse for psykisk helsevern og TSB