Helsesekretærer og jordmødre som har ansvaret for å kontrollere og fylle ut opplysninger fra Registreringsskjema ved svangerskap (som pasienten har fylt ut på helsenorge.no)

Robot Helgesen (brukernavn ROHELG) er en av Helse Sør-Østs digitale medarbeidere. Hun er ansatt i Personalporaten som jordmor, er oppkalt etter Aasa Helgesen, - jordmor som ble første kvinnelige ordfører i Norge.

Helgesen skal fylle ut Registreringsskjema ved svangerskap, fra helsenorge.no til Partus fødejournal

1. Helgesen henter alle opplysninger fra registreringsskjema for gravide som kommer fra helsenorge.no
2. Registrerer alle opplysningene i Partus, felt for felt
3. Sender rapport over alle overførte pasienter og eventuelt informasjon som må registreres manuelt
4. Helgesen henter opp skjemaer daglig, hver time (fra kl 07.00-20.00)
5. Felter som allerede er fylt ut i Partus, hopper Helgesen over

Rapporten legges i sikker mappe på sensitivt filområde (opprettet av systemansvarlig/IKT ressurs i foretaket).

Tilgang søkes i Min Sykehuspartner BAT.

Eksempel på navngivning: 

"BS ROHELG svskskjema" (BS=Bærum sykehus)

Pasienten får en lenke til skjema i innkallingsbrev med følgende frasetekst (eksempel Vestre Viken): 

"For at vi skal være best mulig forberedt til timen din, ber vi om at du fyller ut Registreringsskjema ved svangerskap. Fyll ut skjema på helsenorge.no https://helsenorge.no/svangerskap-hso 

Husk å velge riktig sykehus i nedtrekksmenyen. Ta kontakt med oss dersom du ikke får fylt ut skjema digitalt."

Frasekode i DIPS ligger under fellesfrase: V_svangerskap

Det er anbefalt å legge lenken til skjema så synlig som mulig i innkallingsbrevet.

Når pasienten har fylt ut skjema, vil det legge seg i arbeidsflyt i DIPS, i definert arbeidsgruppe. I tillegg legger det seg i Dokumentliste DIPS Arena.

Det er anbefalt å ha som rutine å kontrollere omsorgsperiode i Partus når henvisning er mottatt og første innkallingsbrev sendes ut.

1. Hente opp Excelrapport minst en gang daglig (tilgangsstyrt mappe på Filutforsker: Fellesområde (O:) - Sensitivt - Klinikk)
2. Gå gjennom rapporten for å se hvilke opplysninger som må behandles manuelt. Rapporten inneholder navn og fødselsnummer for alle skjema som er behandlet av Helgesen. I tillegg inneholder den opplysninger som må behandles manuelt
3. Søk opp pasient i DIPS og eventuelt Partus
4. Registrer opplysningene som må legges inn manuelt i DIPS og Partus. Det kan være:
   • Pårørende og midlertidig adresse skal registreres i DIPS (Helgesen gjør ingen registreringer i DIPS) 
   • Historikk tidligere svangerskap (utenfor eget HF): fylle inn det som mangler i Historikktabell Partus
   • Helsestasjon/jordmor i Partus (Helgesen legger ikke inn dersom det ikke finnes i Partus ressursliste over helsestasjoner eller jordmødre)
   • Legemidler (sjekk tabell i Partus og suppler med det som mangler)

   • Alle skjemaer på annet enn bokmål må åpnes og behandles manuelt som helhet (Helgesen kan i dag ikke lese annet enn bokmål i skjema)

5. Omsorgsperiode må håndteres manuelt som før (være nøye, som alltid, med å alltid ha kun èn aktiv omsorgsperiode for nåværende svangerskap), slik at Helgesen kan registrere riktig. Finnes det ingen åpne omsorgsperioder, legger Helgesen ingenting inn
6. Marker Registreringsskjema «signert» i DIPS for å få det ut av 
   Oppgave/arbeidsgruppe (dette steget fjernes etterhvert som vi ser at arbeidsflyt fungerer
7. Slett Excelrapporten når du er ferdig

Robot Helgesen har som oppgave å skrive inn all informasjon fra skjema til Partus. Det er allikevel en del unntak fra denne regelen:

• Navn og adresse til mor og fastlegens navn og adresse hentes automatisk fra Dips, og ikke fra skjema
• Midlertidig adresse og informasjon om pårørende registreres i Dips og ikke i Partus (ikke av robot)
• Tidligere omsorgsperioder og svangerskapshistorikk må fylles inn manuelt, da det krever for mange avveininger for en robot
• Levevaner, kosttilskudd, legemiddelreaksjoner og MRB fylles kun inn dersom feltet er tomt eller hvis det står "Nei" eller "Ukjent" allerede i Partus, og "Ja" kommer fra skjema
• Kommentar om legemidler er for ustabilt i Partus og må fylles inn manuelt. Alle øvrige felter fylles kun inn dersom det ikke allerede er en verdi i feltet, slik at jordmor eller andre har mulighet til å registrere informasjon før roboten registrerer skjema uten at det overskrives