Endringshånderingsteam (EHT) skal gjennomgå og saksbehandle innmeldte endringsbehov til regional DIPS Arena. EHT er ansvarlig for informasjon til innmelder underveis i saksbehandlingen.

Endringsråd EPJ får ferdig utredet/behandlet sak til tilslutning/orientering fra EHT.

Endringsråd EPJ har som oppgave å prioritere rekkefølgen av endringer til Regional DIPS Arena, ved økonomi- og ressursutfordringer.

1 Hensikt og omfang

Beskrivelse av Innmeldingsprosessen for endringsbehov i DIPS Arena.

Dokumentet beskriver hvordan innmelding og saksgang av endringsbehov til Regional DIPS Arena foregår.

Dokumentet beskriver ikke den fullstendige implementerings- og testprosessen for endringene.

Hensikten er å sikre at Helse Sør-Øst sine behov, som gjelder for Regional DIPS Arena, blir behandlet og prioritert for implementering.

Endringshånderingsteam (EHT) mottar saken og identifiserer behovt som er meldt.

Ut fra sakens karakter kan saken bli videresendt til relevant Regional Faggruppe, Tjenesteteam EPJ, Team i leveransefabrikken (DIPS-testteam/DLTA) og/eller Team ikke funksjonelle krav, for vurdering.

Direkte inmelding av endringsbehov til de regionale faggruppene beskrives i tillegg.

Innmelder av saken vil bli orientert om hvilket løp aktuell sak tar, så fort dette er identifisert av EHT.

Saken meldes inn på eget skjema til ehtepj@sykehuspartner.no

Flytskjema for endringsprosessen

2 Fremgangsmåte

ENDRINGER TIL REGIONAL DIPS ARENA

Endringsbehov meldes inn til EHT på skjema for Endringer til DIPS Arena.

ENDRINGER REGIONAL LØSNING

Endringer til Regional løsning for DIPS Arena (inkludert regional standard konfigurasjon for DIPS Classic og DIPS Arena) håndteres via regionale Faggrupper.

DIPS Arena regional løsning er publisert på Metodebok

2.1 Innmelding

2.1.1 Innmelding av saker til Endringshåndteringsteam (EHT).

Saker som gjelder endringer til Regional løsning, videreutvikling til DIPS Arena som kommer fra andre enn DIPS forvaltingen, for eksempel fra Regionalt Helseforetak, regionale prosjekter, ved myndighetskrav osv.

Sakene meldes til EHT på følgende skjema for saksunderlag endring EPJ

til e-post ehtepj@sykehuspartner.no
Dersom endringen høre hjemme i en regional faggruppe videresendes saken til rette faggruppe.

Merk!

Ønsket implementeringsdato må avstemmes med DLTA sitt årshjul (Hovedoppgradering, Servicerelease eller kubernetes oppgradering), samt Sykehuspartner sitt Veikart.

2.1.2 Innmelding av behov for integrasjon mellom DIPS Arena og regionale/lokale applikasjoner

Skjema for saksunderlag endring EPJ med god beskrivelse av behovet, fylles ut og sendes via HF representant (lokalt) til ehtepj@sykehuspartner.no

2.1.3 DIPS forvaltning kan melde endringsbehov direkte til regionale faggrupper (gjelder ikke integrajoner)

Behov fra DIPS Arena sluttbrukere på et HF skal meldes til den lokale HF DIPS forvaltningen for kvalitetssikring.

Endringsbehovet må først være forankret internt i innmelders organisasjon.

Saken kan deretter meldes direkte til de regionale faggruppene på følgende måte:

Saker som gjelder endringer til regional løsning eller videreutvikling av DIPS Arena meldes direkte via deres representant i de regionale faggruppene via MS Teams listen: Endringer til Regional løsning (ETRL).

Dersom det er usikkert hvilken faggruppe sak skal meldes til, kan innmeldingskjema til EHT brukes.

2.1.4 Prosjekt som har behov for endringer/utvikling i DIPS Arena

Så fort et prosjekt identifiserer at det på sikt blir behov for integrasjon, utvikling, eller endringer i DIPS Arena, må prosjektet melde dette inn: Skjema for saksunderlag endring EPJ til ehtepj@sykehuspartner.no
Innmelding beskriver i første omgang hva prosjektet antar vil være et behov i fremtiden.

- Når konkret behov er fastsatt oppdateres skjema med hva behovet er og dette sendes på nytt til ehtepj@sykehuspartner.no
- Alle stjernemerkede felt i skjema må fylles ut, ikke tilfredsstillende utfylt skjema vil bli returnert til innmelder.

2.1.5 Deltakere i relevante fora

Oversikt over deltakere i Endringsråd EPJ, faggruppedeltakere, ikke-funksjonelt team og områdene de har ansvar for finnes her: Deltakere i Endringsråd og regionale faggrupper DIPS Arena.

2.2 Implementering av ny/endret regional løsning

Regionale Faggrupper

Når en endring blir besluttet må regional faggruppe, som forvalter aktuelt område av regional løsning, sørge for at endringen er dokumentert i regional løsning. Dette er en forutsetning for at endringen implementeres.

Relevant faggruppeleder bestiller implementering av besluttede endringer til regional standard konfigurasjon via skjema i Min Sykehuspartner: PAS/EPJ: Bestille implementering av endret regional standard (HSØ).

Relevant faggruppeleder og Sykehuspartner skal ha dialog om iverksettingstidspunkt.

Relevant faggruppeleder sørger for informasjon om bestillinger av større karakter til Endringsråd EPJ ved behov.

Behov for tiltak på det enkelte HF-et som informasjon og lokal opplæring koordineres via HF representanter i de regionale faggruppene. Dette må skje i samarbeid med HF systemansvarlig og den lokale DIPS forvaltning ved behov.

I saker hvor regionale faggrupper beslutter variasjon (ulike varianter av regional løsning), skal HF-et selv bestille dette utført av Sykehuspartner via Min Sykehuspartner når det er mest hensiktsmessig. Dette avklares internt i relevant faggruppe.

Endringshåndteringsteam EHT

Når EHT har utredet endringsbehov til DIPS Arena og det er bekreftet at en endring skal gjennomføres, sendes saken til Endringsråd EPJ for behandling.
Saken sendes videre til Leveransefabrikken/DLTA for gjennomføring i oppsatte endringsvinduer eller til relevant faggruppe.

DLTA's Årshjul beskriver når det kan gjøres endringer til Regional DIPS Arena som krever installasjon av ny eller endrete DIPS Arena komponenter. Det er viktig at alle som har endringsbehov setter seg inn i leveransedatoer og melder inn saker i god tid før de forventer at løsninger skal implementeres.

2.3 Videreutvikling av DIPS Arena

Faggruppene saksbehandler krav via MS Teams listen: Endringer til regional løsning for intern dokumentasjon i HSØ. Sykehuspartner representanten fra relevant faggruppe oppretter D:sak til DIPS. Kravet opprettes også i HP ALM som defekt for å forenkle testing ved leveranse.

Faggruppene har ansvar for kravoppfølging og dialog med leverandør i forbindelse med egne krav. Faggruppen oppdaterer saken i MS Teams listen: Endring til regional løsning og HP ALM med relevant informasjon fra kravoppfølgingen.

Faggruppene verifiserer leverte krav i relevant regionalt DIPS Arena miljø og lukker defekten i ALM når kravet er levert og godkjent av faggruppene.

På leveranser av ikke-funksjonelle krav må relevant faggruppe teste endret funksjonalitet ved behov.

2.4 Interregionalt samarbeid for endringshåndtering

Den interregionale samhandlingmodellen mellom RHF-ene og DIPS skal sikre at endringsønsker på eksisterende DIPS Arena funksjonalitet samordnes mellom de tre helseregionene som benytter DIPS, Helse Nord, Helse Vest og Helse Sør-Øst.

Deltakelse fra Helse Sør Øst i de Interregionale Endringsrådne er leder og nestleder i de Regionale Faggruppene. I enkelt tilfeller kan en annen faggruppedeltaker deltar i et interregionale endringsråd fremfor nestleder.

3 Definisjoner og beskrivelser

Konfigurasjon: Tilpasning av DIPS uten at det krever programmering. (Eks. Konfigurasjonsoppgave bestående av å endre et kodeverk, sette opp ny dokumenttype etc.)

Regional standard konfigurasjon: Konfigurasjon av DIPS som er besluttet Regionalt i HSØ.

«Regional løsning» for DIPS Arena inneholder følgende komponenter:

Regionale standard konfigurasjon
Regionale prosedyrer for DIPS Arena
Regionale brukerveiledninger
Regionale løsningsbeskrivelser
Regionale Arbeidsprosesser
Regional opplæring
Regionale testskript

Endringsønske / Krav:

Behov for endring i DIPS. Endringen kan gjelde kun konfigurasjon eller endring av programvaren som krever utvikling. DIPS omtaler kundens krav til utvikling som endringsønsker.