Dokumentet beskriver ende til ende flyt for innmelding og håndtering av endringsbehov for utvikling av DIPS og regional løsning for DIPS Arena for alle i Helse Sør-Øst. Det omhandler også behov for integrasjoner til DIPS Arena.

Hensikten er å sikre at Helse Sør-Øst sine behov som gjelder DIPS blir besluttet og prioritert for implementering.

Gjennom Tjenesteteam EPJ vil det være tett samarbeid med ansvarlige for integrerte fagsystem og integrasjoner, samt Teknologi- og arkitekturstyring, slik at endringer i DIPS Arena som påvirker disse blir identifisert så tidlig som mulig i forløpet.

Flytskjema for endringsprosessen

2 Fremgangsmåte

DIPS Classic videreutvikles ikke. Det er kun kritiske feilrettinger og regulatoriske endringer som utføres i DIPS Classic.

Regionale brukerveiledninger, arbeidsprosesser og e-læring for DIPS Classic videreutvikles ikke, med mindre det kommer myndighetskrav som krever revidering.

Endringer til Regional løsning for DIPS Arena (inkludert regional standard konfigurasjon for DIPS Classic og DIPS Arena) håndteres via regionale faggrupper. .

Endringer til DIPS Classic håndteres av «Endringsråd EPJ». Endringsråd EPJ håndterer også endringer for DIPS Arena som er utenfor faggruppenes beslutningsmyndighet.

Endringsrådet eskalerer saker til systemeiermøtet (i prosjektperioden: Styringsgruppe Regional EPJ modernisering) dersom det ikke er mulig å komme til enighet.

DIPS Arena regional løsning er publisert på Metodebok

2.1 Innmelding

Behov for funksjonelle endringer i DIPS meldes på følgende måte:

Fra HF skal endringsønske meldes til lokal Klinisk IKT for kvalitetssikring og videre innmelding via definert saksgang. Dersom et endringsønske meldes inn av en person som ikke er dedikert innmelder skal man gi beskjed om å benytte korrekt innmeldingsmetode – vis gjerne til dette dokumentet.

Saker som gjelder endringer til Regional løsning eller videreutvikling av DIPS Arena meldes via HF-ets representant i de regionale faggruppene via MS Teams listen: Endringer til Regional løsning

Det er viktig at endringsbehovet er forankret internt i innmelders organisasjon før endringsønsket meldes til regionale faggrupper. Sykehuspartner er også et helseforetak, og det samme vil gjelde dersom behovet oppstår internt i Sykehuspartner. Er man usikker, kontakt Tjenesteutvikler PASEPJ.
En liste over konfigurasjonsendringer for DIPS Arena som ikke krever regional behandling finnes her: Forhåndsgodkjente endringer til Arena (under arbeid), de melder helseforetakene inn på vanlig måte via Min Sykehuspartner .

Saker som gjelder endringer til Regional løsning eller videreutvikling av DIPS Arena som kommer fra andre enn HF, eks. Regionalt Helseforetak, regionale prosjekter, myndighetskrav etc.

Sakene meldes via Tjenesteutvikler PASEPJ inn til Endringsråd EPJ for regional forankring via følgende skjema for saksunderlag endring EPJ.

Dersom endringen høre hjemme i faggruppene videresendes saken til rette faggruppe.

Er man usikker, kontakt Tjenesteutvikler PASEPJ.

En liste over konfigurasjonsendringer for DIPS Classic som ikke krever regional behandling finnes her: Forhåndsgodkjente endringer til DIPS Classic, de melder helseforetakene inn på vanlig måte via Min Sykehuspartner.

Saker som gjelder endring i DIPS Classic meldes av ressurspersoner som deltar i Endringsråd EPJ.

2.1.1 Innmelding av behov for integrasjon mellom DIPS Arena og regionale/lokale applikasjoner

Skjema for saksunderlag endring EPJ med god beskrivelse av behovet, fylles ut og sendes til Endringsråd EPJ via HF representant (lokalt) eller Tjenesteutvikler PASEPJ (regionalt) i endringsrådet.

Behovet vil bli vurdert i samarbeid med faggruppene og ikke-funksjonelt team.

2.1.2 Deltakere i relevante fora

Oversikt over endringsrådsdeltakere, faggruppedeltakere, ikke funksjonelt team og områdene de har ansvar for finnes her: Deltakere i Endringsråd og regionale faggrupper DIPS Arena.

2.2 Implementering av ny/endret regional løsning

Når en endring blir besluttet må regional faggruppe, som forvalter aktuelt område av regional løsning, sørge for at endringen er dokumenterte og publisert på Metodebok. Dette er en forutsetning for at endringen implementeres.

Relevant faggruppeleder bestiller implementering av besluttede endringer til regional standard konfigurasjon via skjema i Min Sykehuspartner: PAS/EPJ: Bestille implementering av endret regional standard (HSØ)

Relevant faggruppeleder sørger for informasjon om bestillingen til Endringsråd EPJ ved behov.

Relevant faggruppeleder og Sykehuspartner skal ha dialog om iverksettingstidspunkt.

Behov for tiltak på det enkelte HF-et som informasjon, opplæring og endring i lokale brukerveiledninger, koordineres via HF representanter i de regionale faggruppene i samarbeid med HF systemansvarlig.

I saker hvor regionale faggrupper beslutter variasjon (ulike varianter av regional løsning), skal HF-et selv bestille dette utført av Sykehuspartner via Min Sykehuspartner når det er mest hensiktsmessig. Dette avklares internt i relevant faggruppe.

2.3 Videreutvikling av DIPS Arena

Faggruppene saksbehandler krav via MS Teams listen: Endringer til regional løsning for intern dokumentasjon i HSØ. Sykehuspartner representanten fra relevant faggruppe oppretter D:sak til DIPS. Kravet opprettes også i HP ALM som defekt for å forenkle testing ved leveranse.

Faggruppene har ansvar for kravoppfølging og dialog med leverandør i forbindelse med egne krav. Faggruppen oppdaterer saken i MS Teams listen: Endring til regional løsning og HP ALM med relevant informasjon fra kravoppfølgingen.

Faggruppene verifiserer leverte krav i relevant regionalt DIPS Arena miljø og lukker defekten i ALM når kravet er levert og godkjent av faggruppene.

På leveranser av ikke-funksjonelle krav må relevant faggruppe teste dersom mulig at leveransen er tilfredsstillende til å kunne lukke kravet.

2.4 Interregionalt samarbeid for endringshåndtering

Interregional samhandling skal sikre at endringsønsker samordnes mellom de tre helseregionene som benytter DIPS, Helse Nord, Helse Vest og Helse Sør-Øst. Samhandlingsmodellen er under implementering per mai 2024. Kontakt Tjenesteutvikler PASEPJ for mer informasjon.

3 Definisjoner og beskrivelser

Konfigurasjon: Tilpasning av DIPS uten at det krever programmering. (Eks. Konfigurasjonsoppgave bestående av å endre et kodeverk, sette opp ny dokumenttype etc.)

Regional standard konfigurasjon: Konfigurasjon av DIPS som er besluttet Regionalt i HSØ.

«Regional løsning» for DIPS Arena (Tidligere «Regional standard») inneholder følgende komponenter:

Regionale standard konfigurasjon for både DIPS Arena og DIPS Classic
Regionale brukerveiledninger for DIPS Arena
Regionale løsningsbeskrivelser for DIPS Arena
Regionale Arbeidsprosesser for DIPS Arena
Regional opplæring for DIPS Arena
Regionale testskript for DIPS Arena
Regionale prosedyrer for DIPS Arena

Endringsønske:

Behov for endring i DIPS. Endringen kan gjelde kun konfigurasjon eller til programvaren som krever utvikling. DIPS omtaler krav til endring av programvaren fra kunder som endringsønsker.