Hensikten med prosedyren er å sikre at én person kun skal ha én journal og én personidentifikator i den konsoliderte DIPS databasen i HSØ. Dersom det oppdages at en og samme person har flere personidentifikatorer i DIPS, skal disse slås sammen.

Prosedyren skal sikre at helseforetakene har tilstrekkelig rutiner når det oppdages at en person har flere journaler og personidentifikatorer i DIPS.

Prosedyren er skilt fra prosedyren som omhandler Reversere pasient-id etter feil sammenslåing. Men begge prosedyrene må sees i sammenheng. Tilgangsstyringen i DIPS kan ikke skille mellom tilgang til å slå sammen og reversere. Dette gis som én tilgang.

3 Ansvar

Regional systemeier for DIPS er ansvarlig for at prosedyren er kjent innen foretaksgruppen.

Systemeier for DIPS i de respektive helseforetakene er ansvarlig for at prosedyren er kjent og implementert i eget helseforetak.

Ledere på nivå 2 må sørge for at prosedyren er implementert i eget ansvarsområde og for at kun navngitte personer, som har fått tilstrekkelig opplæring i rutiner og konsekvenser ved feil, har tilgang til å slå sammen pasienter.

Helsepersonell som oppdager flere identifikatorer på samme person, skal sørge for at sammenslåingsprosessen blir satt i gang

Helsepersonell med tilgang til å gjennomføre sammenslåingen er ansvarlig for utførelse av prosedyren.

4 Fremgangsmåte

Antall DIPS brukere som har tilgang til sammenslåing skal begrenses. Tilganger for sammenslåing og reversering henger sammen.

Ved opprettelse av journal registreres noen pasienter med hjelpenummer eller nødnummer. Dette skjer i tilfellene når fødselsnummer eller D-nummer ikke er tilgjengelig. Som oftest er dette nødvendig for pasienter som ikke kan gjøre rede for seg, utenlandske pasienter eller nyfødte.

Dermed oppstår en pasientsikkerhetsrisiko for at det opprettes flere journaler på samme pasient.

Når en pasient aktiveres i DIPS skal helsepersonell sjekke om samme pasient har flere personidentifikatorer i DIPS. I slike tilfeller skal disse personidentifikatorer slås sammen i DIPS.

Det skal alltid være 2 personer som kontrollerer en sammenslåing. Det er en stor pasientrisiko som blir introdusert dersom en sammenslåing blir feil. Det er også svært tidskrevende for HF-et å reversere en sammenslåing. Feil i sammenslåing av pasientjournaler må unngås.

Når man sammenslår personidentifikatorer, er integrerte fagsystemer ved aktuelt foretak hvor pasienten er i, eller har vært i aktiv behandling berørt. De fleste integrerte fagsystemer har automatisert sammenslåing som er trigget av sammenslåingen i DIPS. For systemer som ikke har denne funksjonaliteten kreves det at det gis manuell beskjed til relevante forvaltere, slik at pasientidentifikatorer også blir sammenslått i gjeldende system. Lokale melderutiner ved hvert HF er førende.

Den som sammenslår pasienter melder altså til sidesystemer /integrerte system i eget foretak, det gis ikke beskjed til andre foretak.

5 Definisjoner

Personidentifikator

Norsk fødselsnummer, d-nummer, hjelpenummer.

Fødselsnummer

Fødselsnummeret består av 11 siffer og er bygget opp av: fødselsdato 6 siffer (ddmmåå) og en personnummerdel som har et tresifret individnummer samt to kontrollsiffer. Midterste siffer i personnummerdelen viser kjønn, kvinner partall og menn oddetall. Alle som er bosatt i Norge og innført i Folkeregisteret, har enten et fødselsnummer eller et D-nummer.

D-nummer

Et D-nummer er ellevesifret og består av en modifisert sekssifret fødselsdato og et femsifret personnummer. Fødselsdatoen modifiseres ved at det legges til 4 på det første sifferet. D-nummer er et midlertidig ID-nummer som en person får hvis man har søkt om beskyttelse (asyl) i Norge, eller har en oppholdstillatelse og skal være her i mindre enn seks måneder.

Hjelpenummer

Hjelpenummer er en sykehusintern, unik identifikasjon av en person som ikke har fødselsnummer eller D-nummer, eller hvor dette er ukjent. Hjelpenummer skal kun benyttes der fødselsnummer eller D-nummer ikke er kjent. Et hjelpenummer er ellevesifret, og består av en modifisert sekssifret fødselsdato og et femsifret personnummer. Fødselsdato modifiseres ved at det det legges til 4 på det tredje sifferet.