Brukerveiledningen er basert på HSØ DIPS Arena v22.1.0 og samstemt med DIPS v22.2. Det er ingen aktuelle endringer i Arena v.23.2

Målgruppen for denne brukerveiledningen er kontorpersonell og behandlere/pasientansvarlige som mottar og besvarer pasientdialogmeldinger, dvs. dialogmeldinger mellom pasienten og helseforetaket (HF) via den nasjonale innbyggerportalen Helsenorge.no.

Pasientdialog er en del av Digitale innbyggertjenester (DIT) i Helse Sør-Øst (HSØ).

Pasientdialog i Arena fungerer på samme måte som den har gjort i DIPS Classic, og bygger på de samme forutsetninger:

• Pasienten* har en helsenorge.no - brukerkonto med fullt samtykke.
• Ventelistebrev med svarmulighet må være sendt elektronisk til pasienten.
• Det er pasienten* som må sende den første dialogmelding til HF'et; løsningen støtter ikke at HF'et oppretter den første pasientdialog melding.
• Pasientdialog lagres som Arena journaldokumenter, og synliggjøres overfor pasienten via Helsenorge innbyggerportalen.

* Bemyndiget foresatt/verge kan også benytte løsningen på vegne av pasienten.

Pasientdialog kan inndeles i følgende funksjonelle bruksområder, som overfor pasienten benytter felles Helsenorge brukergrensesnitt:

• Behandlingsrettet dialog med pasient. Dialog initieres av ventelistebrev hvor dokumenttypenavn inneholder forkortelsen "(HN)". Slike brev vises hos Helsenorge med overskriften Velkommen til dialog. Pasienten inviteres til å sende en behandlingsrettet henvendelse til sykehuset, som så fordeler den mottatte forespørsel til aktuell behandler.
• Dialog for endring av time. Dialog initieres av et innkallingsbrev fra sykehuset, som hos Helsenorge vises med overskriften Innkallingsbrev. Pasienten inviteres til å sende melding til sykehuset knyttet til eventuelt ønske om endring/avbestilling av timeavtaler.
• Dialog om ventelistestatus omfattes ikke av dagens løsning for pasientdialog; dvs at brev som verken er innkallingsbrev eller behandlingsrettede brev, vises hos Helsenorge med overskriften Pasientbrev, uten svarknapp for pasientdialog.
• Pasientdialog og bestillingsskjema for behandlingshjelpemidler og forbruksmateriell. Behandlingshjelpemidler (BHM) mottar dialogmeldinger fra pasient og Bestillingsskjema forbruksmateriell i aktuell arbeidsgruppe i DIPS for oppfølging. Lenke til bestillingsskjemaet finner pasienten på “HF”.no under Digitale helsetjenester – Din helse på nett og via lenke i autosvar på e-post fra BHM (HF).

Via Helsenorge Innboks tilbys pasienten en svarknapp for å starte pasientdialog under en standardtekst om brevets bruksområde:

Figur 1:

Figur 2: Helsenorge - Innkallingsbrev

1. Digitalt brev sendes
2. Motta pasientdialog
3. Dokumentopplysninger
4. Signering
5. Motta og besvare pasientdialog
6. Dokumenter i journal
7. Sjekke status på dialogmeldinger til/fra pasient
8. Feilsendte meldinger og meldinger på feil pasient

Se egen brukerveiledning om ARENA - Ventelistebrev.

Helseforetaket har sendt et digitalt ventelistebrev til pasienten, hvor brevet gir svarmulighet via Helsenorge svarknapp. Slike brev kan inndeles i følgende bruksområder:

• Dialog for endring av time: innkallingsbrev om oppmøte med fast dato/klokkeslett

• Behandlingsrettet dialog: ett av følgende brev er tilsendt pasienten:
  • Digital pasientdialog, henv mottatt (HN) - Når henvisning er mottatt, men ennå ikke vurdert; henvisningsperioden har Status Ikke klar til vurdering eller Klar til vurdering
  • Digital pasientdialog, på vent (HN) - Når henvisning er blitt vurdert, men planlagt kontakt kun har tentativ dato/måned; henvisning har Status Åpen, og Resultat er Godtatt
  • Digital pasientdialog, m time (HN) - Når henvisning har Status Åpen, Resultat er Godtatt, og planlagt kontakt har et oppmøtetidspunkt med fast dato og klokkeslett; bruk av denne brevtypen, er kun ment som supplement til et vanlig innkallingsbrev
  • Digital pasientdialog, forespørsel (HN) - Når henvisning har Status Avsluttet, med Resultat Forespørsel

Når pasienten benytter Helsenorge svarknapp i forhold til brevet sendes en pasientdialogmelding til helseforetaket.

Vurderingsoppgaver for innkommende pasientdialog fordeles alltid til felles arbeidsgrupper selv når meldingen tilhører en fortløpende behandlingsrettet dialog.

Mottatte dialogmeldinger åpnes vanligvis via Oppgaver, men kan også åpnes via pasientens Dokumentliste eller Korrespondanselogg.

Via Oppgaver:

1. Finn en arbeidsoppgave av typen Melding fra pasient i avdelingens default arbeidsgruppe for pasientdialog.

< ...utklipp kommer som viser felles arbeidsgruppe, når pasientdialog finnes i testmiljø... >

2. Åpne dialogmelding via én av følgende fremgangsmåter:

• Dobbeltklikk på vurderingsoppgaven; den mottatte dialogmelding vises i Arbeidsflate.
• Bruk Oppgavevisning (øverst til høyre) og velg Åpne dokument; den mottatte dialogmelding vises i Arbeidsflate:

< ...utklipp kommer når testmiljøet inneholder pasientdialog... >

TIPS: visningsområdets plassering tilpasses ved å velge Høyre, Under, eller Bred/Auto fra menyen Oppgavevisning:

Innkommende pasientdialog viser alltid følgende opplysninger:

Pasient-dialogmeldinger kan være knyttet til en planlagt kontakt eller henvisning. Informasjon om disse finnes i dokumentopplysningene som blir tilgjengelige ved å velge Opplysninger.

Når du har lest dialogmeldingens innhold, utfører du ønsket handling via menyen øverst i meldingen:

• Hvis ingen svar eller intern oppgaveoverføring er nødvendig: klikk Signér
• Hvis vurderingsoppgaven skal fordeles til en annen felles eller privat arbeidsgruppe: klikk Send til / Vurdering, og følg interne rutiner for overføring av arbeidsoppgaver til andre arbeidsgrupper
• Hvis du vil besvare pasientens henvendelse, klikk Svar; vinduet for oppretting av melding til pasienten åpnes:

< Utklipp kommer og verifiseres når pasientdialog er mulig i testmiljøet... >

Det er ingen begrensning på hvor mange meldinger som kan inngå i en fortløpende pasientdialog; dersom pasienten besvarer HF' ets svar, gjentas de ovennevnte trinn.

Når innkommende melding fra pasient er ferdigbehandlet, må den signeres for at vurderingsoppgaven skal forsvinne fra Oppgaver; trykk Signer:

Dersom du har aktivert feltet for Oppgavevisning, kan vurderingsoppgaven også signeres ved å trykke Slå på forhåndsvisning:

Etter at forhåndsvisning for oppgaver er aktivert, trykk Signer dokument:

Ved å trykke Signer dokument her kommer det også opp melding om at oppgaven er utført

Dialogmeldinger fra pasient som det er mulig å svare på vil ha tilgjengelig svarknapp når åpnet:

Ved å trykke Svar og velge dokumenttype du skal svare med vil du få opp skjermbilde for svarmelding. Svaret skrives inn i feltet Svar. Feltet Tema kodet er auto utfylt.

Når du er ferdig med meldingen, trykk. og svarmeldingen sendes og gjøres tilgjengelig for pasienten på Helsenorge.

Det er ingen begrensning på hvor mange meldinger, som kan inngå i en dialog mellom pasient og HF.

Innkommende og utgående dialogmeldinger lagres i pasientens journal. Dialogmeldingene er tilgjengelig i siden "Dokumentliste":

De aktuelle dokumenttypene heter:

Pasientdialog - Henvendelse fra pasient (innkommende melding fra pasient)

Pasientdialog - Svar til pasient (utgående melding til pasient)

I korrespondanseloggen vil du kunne se hvilke pasient-dialogmeldinger som hører sammen ved hjelp av “Vis samtaletråd” og status på sending av meldingene. Du kan velge Pasientdialog i nedtrekkslisten for meldingstype for kun å få opp meldingene som hører til pasientdialog.

Hvordan meldingene overvåkes og eventuelle avvik følges opp bestemmes av interne rutiner.

Se også brukerveiledning om ARENA - Korrespondanselogg for nærmere forklaring på status og funksjoner.

Alle som sender og mottar dialogmeldinger må forsikre seg om at meldingen er knyttet til riktig avdeling og kontakt. Dialogmeldinger som er sendt til feil avdeling, må overføres til riktig avdeling så raskt som mulig. Det er viktig å korrigere avdelingstilknytning i Dokumentopplysninger før oppgaven blir overført.

Dersom det oppdages at det er sendt feil informasjon på feil pasient må det følges interne rutiner for å sikre at innhold/melding(er) kan slettes på pasienten på Helsenorge.

Sak kan meldes via Min Sykehuspartner.