Eksport og import av kurdefinisjoner

Prosedyren gjelder i perioden hvor kurdefinisjoner i Helse Vest samordnes i databasen Cytodose REFF, samtidig som de fire helseforetakene har egne databaser med kurdefinisjoner i Cytodose. 

Prosedyren beskriver oppgaver knyttet til eksport fra REFF databasen, og import til de lokale databasene i foretakene.  

Den inneholder også en brukerveiledning for teknisk gjennomførelse av eksport og import av kurdefinisjoner i Cytodose.

Diagnosefaggruppen (DFG) 

• foretar faglig godkjenning av kurdefinisjoner i følgeskriv. Følgeskriv og godkjent kurdefinisjon i Cytodose lagres som PDF i Elements.  

Ansatt i REFF  

• utfører elektronisk godkjenning av kurdefinisjon i Cytodose REFF.  

• utfører eksport av kurdefinisjon fra Cytodose REFF.  

• utfører import av kurdefinisjon til alle fire helseforetakenes databaser i Cytodose. (alternativt utføres dette i samarbeid med lokal legeadministrator). 

En kurdefinisjon må være godkjent i REFF-databasen før den kan eksporteres. 

Kun kurdefinisjoner som er aktuelle for bruk i det lokale foretaket, skal importeres. Hvilke kurdefinisjoner som importeres, avgjøres lokalt.   

Kurdefinisjoner skalikkeimporteres til REFF-databasen, da dette vil medføre import av informasjon som ikke er ønsket inn i en ny database.  

1. Eksport 

Godkjent kurdefinisjon i Cytodose REFF eksporteres til foretakene. Eksport utføres av ansatt i REFF.  

2. Innholdsstoff 

Informer lokalt apotek dersom kurdefinisjon som skal importeres inneholder virkestoff som ikke allerede er i bruk ved aktuelt sykehus, eller virkestoffet har avvikende skrivemåte. Det gamle virkestoffnavnet merkes med «ikke i bruk». 

Innholdsstoff med rett skrivemåte bør være klar før import for å unngå duplikater. 

3. Import 

Få oversikt over hvilke kurdefinisjoner som erstattes av REFF-kurdefinisjon, og dokumenter dette i “Liste over kurdefinisjoner som erstattes av REFF kurdefinisjoner”. 

Ny diagnose opprettes automatisk i lokal database ved import.  

Eksport av REFF kurdefinisjon utføres når en diagnose er ferdig samordnet. Lokal kurdefinisjon kan være koblet til flere diagnoser. Dersom det er tilfelle: 

• fjern diagnosen som er samordnet fra den lokale kurdefinisjonen ved å lage ny versjon. Fjern diagnosen under fanen “diagnose”. Lagre og godkjenn ny versjon.  

• Når det bare er én diagnose igjen i lokal kurdefinisjon, som blir erstattet av ny samordnet kurdefinisjon, må den lokale kurdefinisjonen aktivt flyttes til fjernarkiv. Legg inn teksten “erstattes av samordnet kurdef: ..... REFF” som begrunnelse ved arkivering. Dette forhindrer at kurdefinisjoner som skulle vært erstattet (av en samordnet kurdefinisjon), fortsatt brukes. 

Lokale tilpasninger eller ekstra informasjon i kurdefinisjon kan legges til etter import er utført, og før kurdefinisjon godkjennes.  

2.1 Import av kurdefinisjon– REFF ansatt 

Logg inn i lokal Cytodose: Legeadm. → importer kurdefinisjon → finn fil → «Søk i» → finn mappen «nedlastinger» og aktuell fil → åpne → importer som ny kur og/eller versjon → OK 

2.2 Import av kurdefinisjon – lokal legeadministrator 

Last ned link til kurdefinisjon fra epost fra REFF til mappen «nedlastinger». Logg inn i lokal Cytodose: Legeadm. → importer kurdefinisjon → finn fil → «Søk i» → finn mappen «nedlastinger» og aktuell fil → åpne → importer som ny kur og/eller versjon → OK  

⇒

⇒

⇒

Kuren vil åpne seg slik:

2.3 Diagnose 

Hvis det nye diagnosenavnet ikke fins, vil du få spørsmål om du likevel vil importere kurdefinisjonen. Her velger du «Ja». Den nye diagnosenavnet vil dermed legge seg i listen over diagnosenavn. Videre importerer du alle aktuelle kurer. Du vil bare få spørsmål om å opprette ny diagnose èn gang. 

2.4 Virkestoff

Hvis virkestoffet ikke er i bruk i databasen, får du opp denne meldingen:

Trykk OK, og informer apotek om at et nytt virkestoff er importert. 

3. Arkivering av gamle kurdefinisjoner

Du kan alltid finne igjen arkiverte kurdefinisjoner i fjernarkiv: 

Logg inn i Cytodose som legeadministrator → Gå til fanen «LegeAdministrator» → «Diagnoser og protokoller» → Finn aktuelt diagnosenavn og skriv «(Z IKKE I BRUK)» foran diagnosenavnet → «Lagre»