Prosedyren skal sikre, så langt det er mulig, at pasientopplysninger som er geolokaliserende informasjon ikke er tilgjengelig for helsepersonell som ikke er delaktig i aktiv behandling av pasient og at SMS ikke sendes til pasienter som har sperret adresse.

3 Ansvar

Regional systemeier for DIPS er ansvarlig for at prosedyren er kjent innen foretaksgruppen.

Systemeier for DIPS i de respektive helseforetakene er ansvarlig for at prosedyren er kjent og implementert i eget helseforetak.

Ledere på nivå 2 må sørge for at prosedyren er implementert i eget ansvarsområde.

Øverste dataansvarlig ved hvert enkelt helseforetak og sykehus har overordnet ansvar for å påse at prosedyren etterleves og at den inngår i internkontrollsystem for personvern. Dette skal dokumenteres skriftlig.

Systemansvarlig for DIPS ved det enkelte helseforetak og sykehus er ansvarlig for at det til enhver tid er utpekt personer som er tildelt tilgang til å endre i pasientopplysninger.

De aktuelle personene som har tilgang til å utføre oppgaven om sperring i DIPS, skal gjøre dette når det er opprettet sperret adresse for den aktuelle pasienten i folkeregisteret. Disse personene har tilgang til arbeidsgruppen HSØ SPR ADR i DIPS som er felles for alle foretak i konsolidert base.

Etter at henvisningen er vurdert skal lokale rutiner følges for å få gjennomført eventuelle endringer i pasientopplysningsbildet og dokumentasjon med påfølgende sperring i forhold til dette, les kap. 4. Fremgangsmåte.

4 Fremgangsmåte

Ved oppdatering til sperret adresse i folkeregisteret går det en automatisk oppgave i arbeidsflyt til felles arbeidsgruppe i DIPS – navn: HSØ SPR ADR

1. Arbeidsgruppen i DIPS ivaretas av de som har endretilgang til pasientopplysninger for pasienter med fortrolig adresse.
2. Felles arbeidsgruppe i DIPS skal ivaretas av et begrenset antall personer. Ressursene må ha eget arbeidsmøte for fordeling av forvaltning.
3. Rapport A-1125 (Arena) skal kjøres ukentlig.

Oppgaver som skal utføres:

Kommune/bydel (for Oslo-pasienter) må settes inn hvis det ikke er registrert automatisk fra folkeregisteret
Midlertidig adresse settes inn
Opprett administrativt dokument og skriv inn geolokaliserende informasjon fra pasientopplysningsbildet og ev. henvisning, dokumentet sperres
- Lokale rutiner for hvert HF
Telefonnummer fjernes
Kontakter i pasientopplysningsbildet fjernes
Endre henviser på aktive henvisninger til felles fiktiv rekvirent 3PAS
Henvisningsdokumentet sperres for innsyn for ansatte, dokumentet skal åpnes for navngitte personer som ansvarlig behandler

Adresser som skal benyttes:

Voksne og barn som ikke ivaretas av barnevernet:

Fortrolig / Strengt fortrolig

2094 Vika

0125 Oslo

Barn under 18 år som ivaretas av barnevernet:

Skatteetaten Hammerfest

Postboks 403

9615 Hammerfest

5 Definisjoner

Sperret adresse

Adressesperre innebærer at det er begrenset tilgang til opplysninger om personers adresse og annen lokaliserende informasjon. Det at en person er trusselutsatt og har sperret adresse, er ikke konfidensielt. Personer med adressesperre kan være både pasienter, brukere og ansatte i virksomheten.

Fortrolig adresse

"Fortrolig adresse" innebærer at adressen til den trusselutsatte ikke leveres til private, men er tilgjengelig for den delen av det offentlige som har hjemmel til å hente opplysninger fra Folkeregisteret.

Strengt fortrolig adresse

"Strengt fortrolig adresse" innebærer at opplysninger om adressen ikke leveres til noen.

Geolokaliserende informasjon

Geolokaliserende informasjon innebærer all informasjon som kan si noe om hvor den trusselsutsatte oppholder seg. Dette inkluderer, men er ikke begrenset til, bostedsadresse, bostedskommune, skole, arbeidsplass, barnehage, fastlege, avtaler i spesialisthelsetjenesten, uthenting av medisin på apotek, bruk av NAV-kontor og andre lokale støtteordninger. Hvilke andre opplysninger som kan sies å være geolokaliserende, må vurderes i hvert enkelt tilfelle.