Hensikt

• Bidra til god samhandling / flyt internt og eksternt
• Rett saksbehandling av klager på henvisningsvurdering
• Tydeliggjøre oppgavefordeling

Målgruppe/ansvar

Seksjonsleder er ansvarlig for at det foreligger en organisering som ivaretar gjennomføring av henvisningsarbeidet etter de krav som foreligger.

Seksjonsleder velger ut medlemmer til inntaksteam(ene).

Spesialist (lege/psykolog) er ansvarlig for vedtak.

Håndtering av henvisninger bygger på styrende dokumenter i Sykehuset Telemark. Se relaterte dokumenter  .

• Forsvarlig vurdering og prioritering av henvisning
• Klagesaksbehandling

Begrepsklargjøring 

Rettighetsklage: Klage på manglende oppfyllelse av pasientrettigheter.

Inntaksteam

Klinikk for psykisk helsevern og rusbehandling har organisert inntaksarbeidet i team for å ivareta at vurderingene er tverrfaglige. Inntaksteam skal minimum bestå av spesialist. Ved TSB kreves det tverrfaglig team.

Inntaksmøtet

• Avholdes hver uke, også i ferieperioder.
• Henvisningene presenteres, drøftes og påføres anbefaling om rett, frist og lokasjon.

Inntaksleders oppgaver

• Inntaksleder vurderer fortløpende henvisninger som er kommet med tanke på hast og behovet for innhenting av utfyllende opplysninger.
• Ved behov for utfyllende opplysninger kontaktes henviser pr telefon, alternativt innkalles pasienten til vurderingssamtale.
• Det må raskt vurderes om henvisningen er kommet til rett sted i spesialisthelsetjenesten. Henvisningen skal vurderes ved den kliniske avdeling som pasientens helsetilstand i hovedsak sorterer under. Dersom henvisingen er sendt til et annet DPS enn nærmeste i forhold til bosted, må det tas kontakt med henvisende instans for å avklare om dette er pasienten sitt ønske.
• Dersom henvisning ikke er kommet til rett sted, skal den snarest sendes til korrekt inntaksteam. Sendes i arbeidsflyt, begrunnelse noteres som merknad i administrasjonsfeltet.
• Fordeling av saker: Seksjonsleder beslutter hvordan denne oppgaven ivaretas.

Vurdering av samtidige fagområder

• Der henvisning beskriver tilstander som berører flere fagområder, eks. rus og psykiatri, skal henvisningen vurderes etter Prioriteringsveileder-psykisk helsevern voksne og Prioriteringsveileder TSB og jmf. ROP-retningslinjen.  
• Der mottakerinstans vurderer funksjonsfall og symptomer som ikke tilstrekkelig for rett til behandling innen sitt fagområde, kontaktes annet fagfelt/ inntaksteam pr telefon. Vurderingen av henvisingen skrives i pasientens journal og henvisningen oversendes aktuelt inntaksteam.

Ved tvil om oversendelse av henvisingen kontakt fastlege/ pasient for avklaring.

• Dersom også neste vurderingsinstans avslår rett til behandling, skriver denne instansen felles avslagsbrev innen fristen (10dager) Samlet vurderingen skal fremkomme i avslagsbrevet.

Sekretærens funksjon/oppgave

• Registrere pasienter i behandlers timebok (planlagt timebok)
• Innkalle pasienter til time
• Sekretærene oppretter avslagsbrev og sender disse i arbeidsflyt til spesialist som skal følge opp denne.
• Sende ut avslagsbrev, etc.
• Bistå inntaksteamet ved behov for opplæring og bruk av DIPS.
• Ukentlig oppfølging av vurderingsfrister/ fristbrudd. Meldes fortløpende til leder aktuelt sted. Brudd meldes som avvik.

Dokumentasjon

• Henvisningen skannes i pasientjournal
• Vurdering av henvisning gjøres i DIPS (F7)
• Innhenting av tilleggsopplysninger føres i eget journalnotat
• I standardbrevet til pasient skal henvisningsvurderingen og rettigheter fremkomme.
• Registreringene og dokumentasjon av henvisninger i DIPS skal til enhver tid avspeile:
  • status/hva pasienten venter på
  • innenfor hvilket tidsperspektiv

Når henvisninger vurderes avvist

Der henvisning vurderes avvist, kontaktes fastlege/ henviser pr telefon for avklaring, råd/ veiledning.

Kontakt med / manglende kontakt med Henviser skal dokumenteres i journal.

Avslag skal begrunnes skriftlig. Avslag dokumenteres i brev til pasient med kopi til henviser.

Klage på avslag fra pasient/ pasientens representant (rettighetsklage)

• Klager skal registreres i sakarkiv (Public 360) Klager mottatt i pasientjournalsystemet(DIPS) skrives ut og sendes til Dokumentasjonssenteret.
  • Skriv «klage» direkte på aktuelt dokument
  • Vedlegg lapp som opplyser om at dette er vurdert til å være en klage, samt navn på aktuell saksbehandler
• Det opprettes saksbehandler i klinikken, fortrinnsvis leder i den seksjon klagen gjelder
• Saken skal vurderes på nytt og dokumenteres i eget notat i journalen*
• Opprettholdes avslaget, opprettes svarbrev til pasient, for veiledende punkter se vedlegg
• Opprettholdes avslag, opprettes oversendelsesbrevi sakarkiv som oversendes fylkesmannen. De aktuelle henvisningene, den opprinnelige vurderingen og ny vurdering samt brev til pasient vedlegges, for veiledende punkter se vedlegg

*Får pasienten omgjort vedtaket, går den inn som ordinær henvisning. Mottatt dato lik dato for ny vurdering. Juridisk frist bør vurderes beregnet fra første vurdering.