Hensikt

God kvalitet og flyt i klagesaker til kontrollkommisjonen

Målgruppe/ansvar

Retningslinjen omfatter helsepersonell med behandlingsansvar som har eller har hatt, pasient i behandling hvor vedkommende pasient fremsetter klage for kontrollkommisjonen.

• Seksjonsleder har ansvar for at behandlere er gjort kjent med retningslinjen
• Behandlere er ansvarlig for å følge retningslinjen
• Kontorseksjon har ansvar for å klargjøre alle dokumenter til møtet med kontrollkommisjonen

• Dersom en pasient fremsetter klage for kontrollkommisjonen skal den som har, eller har hatt pasienten i behandling, redegjøre skriftlig for saken i eget brev til kontrollkommisjonen(mal DIPS). Redegjørelsen skal skrives så snart klagen foreligger og senest en dag før møtet i kontrollkommisjonen. Kontorpersonalet ordner det praktiske knyttet til klagesaken.
• Dersom behandlingsansvarlig ikke er spesialist med vedtakskompetanse skal redegjørelsen sendes til godkjenning hos spesialist med vedtakskompetanse ved aktuell seksjonen. Vedkommende overlege eller psykologspesialist med vedtakskompetanse plikter å møte når kontrollkommisjonen tar klagesaken opp til behandling.
• Tilfeller der ansvarlig behandler er en annen enn spesialist med vedtakskompetanse, skal også vedkommende behandler møte i kontrollkommisjonen sammen med spesialisten.
• Dersom vedkommende spesialist med vedtakskompetanse og/eller behandler har gyldig grunn til ikke å møte i kontrollkommisjonen, plikter han/hun i tillegg til den skriftlige redegjørelsen å informere muntlig vedkommende spesialist som møter i kontrollkommisjonen. Dette skal og bør skje helt unntaksvis.
• Kontrollkommisjonen ved Sykehuset Telemark HF har bestemt at klager som skal opp til behandling må foreligge senest ved kontortidens utløp to dager før møtet i kontrollkommisjonen. Unntaket er spesielle hastesaker hvor det vil være urimelig at pasientens klage ikke blir behandlet umiddelbart. Avgjørelse om dette fattes av kontrollkommisjonen.
• Kravet om skriftlig redegjørelse forutsetter at vedkommende behandler og/eller spesialist med vedtakskompetanse ved seksjonen er blitt gjort kjent med klagen senest to dager før klagen skal behandles i kontrollkommisjonen. Skriftlig redegjørelse skal også i hastesaker bli forsøkt imøtekommet, men er ikke absolutt da dette er avhengig av tidspunktet for fremsetting av klagen. Spesialisten med vedtakskompetanse, som har ansvar for vedtaket skal da møte i kontrollkommisjonen for å avgi en muntlig redegjørelse.
• Kontrollkommisjonen har ansvaret for, i samarbeid med sykehuset, å sørge for at vedkommende behandler og/eller ansvarlig spesialist med vedtakskompetanse blir gjort kjent med klagen og hva som påklages senest to dager før møtet i kontrollkommisjonen.

Tilbakemeldinger/beslutninger fra Kontrollkommisjonen blir skannet og sendt i arbeidsflyt til ansvarlig behandler. Nærmeste pårørende, eller den som handler på pasientens vegne, skal også ha kopi av disse. Dersom ikke behandler skriver ut og sender disse selv, kan det sendes intern melding (knyttet til dokumentet/beslutningen) til kontoret med beskjed om å sende til mottaker. Behandler må oppgi navn og adresse på den/de som skal ha kopi.

• Redegjørelse som nevnt ovenfor føres i pasienten sin journalen (EPJ). Velg journalnotat behandler (uten EDI) og endre betegnelse til «Redegjørelse klagesak"
• Protokoll over vedtak om bruk av tvangsmidler og tvangsbehandling, nedfelles i protokoll, jfr. § 4 – 3 i Psykisk helsevernlov.