Bilder og tekst er endret iht. DIPS Arena versjon 22.2. Det er ingen aktuelle endringer i Arena v 23.2.

Målgruppen for denne brukerveiledningen er personell i avdelinger som mottar henvisninger og dokumenter knyttet til henvisninger.

Brukerveilederen beskriver mottak av henvisning og hvordan primærhenvisninger opprettes og registreres i DIPS ARENA.

Primærhenvisning skal opprettes ved

• henvisning for en ny tilstand fra primærhelsetjenesten og innen eget helseforetak/sykehus
• henvisninger fra annet HF for videre behandling

Se underkapitler for fremgangsmåte.

Se underkapitler for fremgangsmåte

Via siden Oppgaver eller Henvisninger

1. Kontroller navnet i henvisningen opp mot navnet som ARENA har knyttet pasienten til
2. Kontroller at det ikke er kommet inn en likelydende henvisning som allerede er registrert på pasienten

Vedlegg som ettersendes på papir må skannes inn og knyttes til henvisningen.

Når eHenvisning ikke er en henvisning eller ved en allerede eksisterende henvisning:

Det er ikke alle henvendelser fra henviser/fastlege som er reelle henvisninger. Henviser/fastlege kontakter sykehuset om for eksempel forespørsler vedrørende medikamenter eller purringer, eller det sendes tilleggsopplysninger som sykehuset har etterspurt. I slike tilfeller har pasienten som oftest en aktiv henvisning på samme lidelse, se lokal rutine for ditt sykehus for hvordan disse skal håndteres.

1. Fjern vedlegg ved å klikke på bindersikon. Dokument løses fra henvisning

2. Send dokument som Dokument til vurdering til aktuell arbeidsgruppe [AVD]Henvisning

3. Slett opprettet henvisning (gjelder kun duplikater og feil)

Ekstern henvisning skal som hovedregel registreres inn i ARENA som primærhenvisning.

Før registrering

1. Sjekk om dokumentet tilhører en allerede registrert henvisning. Dersom det er purring eller tilleggsopplysninger skal det ikke registreres som ny henvisning, men skannes inn og sendes som Dokument til vurdering til aktuell arbeidsgruppe [AVD]Henvisning
2. Dersom dokumentet gjelder prøvesvar, epikrise fra annet sykehus eller det er usikkert om det skal knyttes til en henvisning skal det skannes som enkeltdokument og sendes som Dokument til vurdering til aktuell arbeidsgruppe
3. Ved mottak av papirhenvisning, skannes denne. Se brukerveiledning: ARENA - Skanning

1. Opprett henvisning, dersom du har mottatt en feilsendt papirhenvisning
2. Registrer obligatoriske felt. Påse at datofeltene registreres riktig
3. Skann inn henvisningsdokumentet og knytt det til henvisningen
4. Velg Henv. annet sykehus i Vurderingsresultat. Nye felt blir tilgjengelige
5. Velg rett tjenesteområde og sykehus i Henvist til, fyll ut Fagområde og aktuelle felt
6. Klikk Lagre & Lukk
7. Skriv ut henvisningen på papir, sjekk at mottattdato er påført
8. Send brev om videresending av henvisning til henviser og pasient

Feilsendte henvisninger kan være til et tjenestetilbud som helseforetaket ikke har, eller det er åpenbart at henviser har sendt henvisningen til feil mottaker.

Hvis henvisningen er kommet til feil avdeling har avdelingen ansvar for å videresende til riktig avdeling. Åpne henvisningen, enten mottaksdelen eller vurderingsdelen

• Fra Mottak:

1. Endre avdelingsnavn i feltet Avdeling
2. Påse at rett arbeidsgruppe kommer opp under oppgaver
3. Klikk Lagre & Lukk

• Fra Vurdering:

1. Klikk på knappen Videresend internt

2. Feltet Avdeling kan nå fylles ut på nytt med riktig informasjon

Se underkapitler for fremgangsmåte

1. Kontroller at pasientidentitet i henvisningen stemmer overens med aktiv pasient i Arena
2. Åpne Henvisningssiden (Ctrl+Alt+H)
3. Opprett ny primærhenvisning (Ctrl+Shift+N) eller klikk Ny

   Arbeidsflate Registrer ny primærhenvisning vises. Hvis pasienten har aktiv(e) henvisninger ved aktuell avdeling vil det vises en varsellinje under Vurderende instans i arbeidsflaten. Ved mottak av henvisning på pasient som har fått registrert Åpen retur (gitt tidsperiode) ved utskrivning fra sengepost og henvises for samme tilstand skal henvisningsperioden gjenåpnes. Tidsperiode for Åpen retur er beskrevet i journal/ kritisk info.

4. Fyll inn feltene i skjermbildet. Felt markert med rød stjerne er obligatoriske. Registrer ny primærhenvisning er delt inn i tre deler, beskrevet videre under

• Henvist av: Navn på henviser. Ved henvisning fra legesenter skal alltid henvisers navn registreres. Ved henvisninger fra annet sykehus skal alltid avdeling eller tjenesteområde registreres. Ved eHenvisning blir feltet automatisk fylt ut
• Datert: Datoen henvisningen er datert
• Mottatt dato: Datoen henvisningen er mottatt
• Henvisningsårsak: Skriv inn henvisers diagnose/årsak til at pasient er henvist (tekst, ikke kode)
• Henvist av rekvirenttype: Angir hvilken instans henvisningen kommer fra. Velg fra nedtrekksmeny, dersom det ikke er fylt ut automatisk
• Henvisers diagnose: Bare ICD10-koder kan registreres. Valgfritt å benytte
• Henvisers hastegrad: Ved registrering av Henvisers hastegrad, velg fra nedtrekksmeny
• Henvisningstype: Kodeverk for type henvisning, henviser skal oppgi dette, kommer ferdig utfylt ved elektroniske henvisninger:
  • Utredning/behandling
  • Råd til henviser
  • Øvrige henvisninger – brukes ved henvisninger som ikke skal rettighetsvurderes. Velges dette her vil feltet Utfall av vurdering i Vurderingsdelen være ferdig utfylt med opplæring, kurs, attester (etter henvisningen er godtatt).
• Fritt behandlingsvalg: Benyttes hvis pasienten ønsker å benytte seg av fritt behandlingsvalg, eller dersom pasienten benytter seg av retten i løpet av henvisningsperioden
• Second opinion: Sett hake i feltet dersom det er bedt om en fornyet vurdering

• Avdeling: Velg fra nedtrekksmeny den avdeling henvisningen skal til
• Seksjon/Post: fylles inn hvis dette er kjent
• Lokalisering: Fylles ut når det er bestemt hvor pasienten geografisk skal få helsehjelp
• Ansvarlig: Fylles ut hvis det er kjent hvem som skal vurdere henvisningen

• Hjemmel for henvisning: Gjelder kun for psykiatri, feltet vises ikke i en somatisk henvisning: Viser hvilken paragraf i psykisk helsevernloven eller hvilken paragraf i andre lover som er grunnlaget for etablering av psykisk helsevern
• Begjæring fremsatt av: Gjelder kun for psykiatri, feltet vises ikke i en somatisk henvisning: Kun tilgjengelig ved enkelte paragrafer
• Administrativ merknad: Fritekstfelt; vises i arbeidsflate for vurdering av henvisning samt kolonne i ventelisten
• Ventelisteinfo: Fritekstfelt; vises i arbeidsflate for vurdering av henvisning samt kolonne i ventelisten
• Trenger transport: Sett hake hvis pasienten har behov for transport til sykehuset

• Arbeidsgruppe: Når henvisningen er registrert, kontroller at det står i rett arbeidsgruppe, henvisninger skal ikke sendes til vurdering i personlige arbeidsgrupper. Er arbeidsgruppen feil kan denne overskrives her

• Slett henvisningen: Brukes ved feilopprettelse av henvisning
• Skann: Skanne papir henvisningsdokument
• Nytt dokument: Opprette nytt dokument i journalen knyttet til henvisningen
• Opprette brev: Enkelte pasientbrev vil være tilgjengelig her
• Send til vurdering: Henvisningen er nå klar til vurdering. Når behandler åpner henvisningen via oppgaver eller pasientliste Henvisninger til vurdering åpnes vurderingsarbeidsflaten
• Lagre: Registreringer lagres, men arbeidsflaten lukkes ikke
• Lagre og Lukk: Registreringer lagres, arbeidsflaten lukker seg
• Lukk henvisningen: Arbeidsflaten lukkes, spørsmål om endringer skal lagres kommer opp

Henvisningsperiode: Tidsperiode fra mottak av henvisning for ett og samme sykdomstilfelle til utredning, behandling, habilitering og oppfølgning er gjennomført, og ingen nye kontakter er avtalt. En pasient kan ha flere henvisningsperioder samtidig innen en helseinstitusjon dersom det er flere sykdomstilfeller.

Primærhenvisning: Henvisning for utredning/behandling av nytt sykdomstilfelle fra ekstern instans, f.eks. fastlege, privatpraktiserende spesialist, legevakt, kommunal helse- og sosialtjeneste, NAV eller internt i eget sykehus. Henvisning videresendt fra annet sykehus skal registreres som primærhenvisning, men ikke rettighetsvurderes på nytt.

Second opinion: I DIPS benyttes begrepet Second opinion om «fornyet vurdering», jfr. pasient- og brukerrettighetsloven § 2-3: «Etter henvisning fra allmennlege har pasienten rett til fornyet vurdering av sin helsetilstand av spesialisthelsetjenesten. Retten gjelder bare én gang for samme tilstand»

Sekundærhenvisning: Er alltid knyttet til en primærhenvising og er en henvisning som har sammenheng med samme sykdomstilstand som primærhenvisningen beskriver.

Vurderingsfrist: Perioden fra henvisningen er registrert mottatt i spesialisthelsetjenesten til den er ferdig vurdert mht. om pasienten har rett til helsehjelp eller ikke. OBS: Vurderingsfristen løper fra mottaksdato selv om henvisningen er mangelfull. Ved vurdering av henvisninger for en ny tilstand (primærhenvising) er vurderingsfristen 10 virkedager.

Utfall av vurdering: Gjelder rettighetsvurdering sammen med frist start helsehjelp. Feltet beskriver type helsehjelp pasienten rettighetsvurderes til. Behandling (avklart tilstand) og Utredning (uavklart tilstand) NPR-rapporteres.

Frist for start helsehjelp: Frist for når faglig forsvarlighet krever at pasienten senest skal få helsehjelp.