Bilder og tekst er endret iht. DIPS Arena versjon 22.2. Det er ingen aktuelle endringer i Arena v 23.2.

Brukerveilederen beskriver korrekt registrering ved vurdering av henvisning for ny tilstand (primærhenvisning) i DIPS ARENA.

Målgruppen for denne brukerveilederen gjelder vurderingsansvarlig lege/psykolog, men må være kjent for alle som er involvert i henvisningsprosessen.

Vurderingsansvarlig spesialist har ansvar for å registrere vurderingen av henvisningen elektronisk i DIPS ARENA.

Henvisningen sendes via arbeidsflyt til en felles arbeidsgruppe i avdelingen/seksjonen. Dersom avdelingen er oppdelt i seksjoner, velger avdelingens henvisningsmottak hvilken seksjon som skal motta henvisningen. Avdelingens eller seksjonens felles arbeidsgruppe for vurdering av henvisninger er navnsatt slik: [AVD] Henvisning.

På siden Oppgaver har vurderingsansvarlige spesialister tilgang til alle seksjonenes felles arbeidsgrupper for vurdering av henvisninger i den avdelingen de er ansatt i. Det er derfor viktig at hver enkelt spesialist vet hvilke(n) felles arbeidsgruppe(r) vedkommende har ansvar for å følge opp.

1. Åpne siden Oppgaver fra Startmeny (Ctrl+L)

   eller Hurtignavigator

2. Velg [AVD] Henvisning, klikk på > -tegnet til venstre for å få oversikt over innholdet i arbeidsgruppen. I arbeidsgruppen kan det finnes to oppgavetyper for henvisning:

   - Eksternhenvisning til vurdering = Henvisninger for ny tilstand, dvs primærhenvisning.

   - Henvisning til vurdering = Henvisninger innad i eget helseforetak.

    

3. Merk oppgavetype, f.eks. Henvisning til vurdering.

   Henvisningene som ligger i arbeidsgruppen, vil vises til høyre. Klikk på henvisningen for å aktivere og åpne henvisningen

Denne fremgangsmåten gir flere sorteringsmuligheter

1. Velg Henvisninger til vurdering på startmenyen (under Pasientlister)

2. I nedtrekksmenyen der det står Alt innhold kan du sortere på de henvisningene som er klar til vurdering

3. Det kan filtreres ytterligere på nedtrekksmenyer f.eks. Henvisninger eller på kolonner f.eks. Type eller Ansvarlig

4. Dobbetklikk på aktuell linje i Pasientlistlisten for å åpne henvisningen på høyre side i skjermbildet.

    

1. Dobbeltklikk på det aktuelle vedlegget for å se hele henvisningsdokumentet. Dokumentet vil da åpnes til høyre i bildet

2. Ved å legge inn visningsvalg i Dokumentlisten (se under) vil henvisningsdokumentet vises til høyre i skjermbildet. Henvisningsdokumentet og henvisningen kan leses på skjermen samtidig

3. Visningsfeltene kan gjøres bredere og smalere ved å dra musepekeren i skillelinjen mellom bildene

Dersom det ikke er mulig å få innhentet tilleggsopplysninger innenfor vurderingsfrist på 10 dager, skal henvisningen vurderes ut fra de opplysningene som foreligger. Henvisningen kan ikke avslås grunnet manglende opplysninger

Rettighetsvurderingen skal skje på grunnlag av henvisningen. Det er ikke lenger et lovkrav å innhente supplerende opplysninger eller kalle inn pasienten til undersøkelse hvis henvisningen er mangelfull, men kravet til faglig forsvarlig virksomhet kan tilsi at den som vurderer henvisningen bør ta kontakt med pasient eller henviser for tilleggsopplysninger.

Dersom det er uklart om pasienten skal inn i spesialisthelsetjenesten og det er ønskelig at pasienten innkalles til undersøkelse før henvisningen kan ferdigvurderes, registreres følgende:

• Vurderingsresultat: Velg Godtatt
• Utfall av vurdering: Velg Utredning (uavklart tilstand)
• Fagområde: Velg aktuelt fagområde
• Omsorgsnivå: Velg Poliklinisk omsorg
• Kontakttype: Velg Utredning av rett til helsehjelp
• Rett til helsehjelp kommer opp med spørsmålstegn (?) og skal ikke fylles ut

Merk: Vurderingsfrist er fortsatt 10 virkedager fra mottatt dato.

Dersom det etter pasientundersøkelsen vurderes at pasienten har rett til helsehjelp i spesialisthelsetjenesten, må det gjøres en rettighetsvurdering. Feltet Utfall av vurdering samt feltet Kontakttype korrigeres til aktuell verdi, og frist for start helsehjelpsdato settes i henvisningen.

Dersom det etter pasientundersøkelsen vurderes at pasienten ikke har behov for hjelp i spesialisthelsetjenesten, avsluttes henvisningen. I feltet Avsluttkode, velg Ikke medisinsk ind. Informasjon om vurdering sendes pasient og henviser med begrunnelsen for avslaget.

Dette kan gjøres via Henvisningsperiode i siden Henvisninger ved å klikke på Rediger:

Da åpner skjemaet Rediger henvisningsperiode seg. Fyll ut Avsluttkode med Ikke medisinsk ind. og klikk Avslutt henvisningsperiode:

Rettighetsvurderingen skal skje på grunnlag av henvisningen.

Vurderingsansvarlig spesialist har ansvar for å registrere vurdering av henvisningen elektronisk i DIPS Arena.

Opplysninger fra fastlege vises øverst i bildet. Når vurderingsresultatet registreres, lukkes mottaksinformasjonen. Dette kan gjenåpnes ved å klikke på Vis mottaksopplysninger. Dersom det er bedt om en second opinion, vil det vises her.

Avdelingen bør ha interne rutiner for bruk av fritekstfeltene. Disse feltene er de samme som ligger i Mottaksdelen. Informasjon registrert der vil vises også i Vurderingsdelen.

Admin. Merknad:

Feltet er redigerbart, og tekst som allerede er skrevet inn, kan slettes. Feltet brukes til å gi beskjed til de som skal administrere ventelisten eller til vurderende spesialist. Feltet skal kun benyttes til administrativ informasjon. Informasjon i dette feltet vises også i Henvisningsperioden og i egen kolonne i Planlegging-Venteliste.

Ventelisteinfo:
Feltet er redigerbart, og tekst som allerede er skrevet inn, kan slettes. Bruken av feltet kan avtales internt i avdelingen. Informasjon i dette feltet vises også i Henvisningsperiode og i egen kolonne i Planlegging-Venteliste. I feltet kan det skrives korte beskjeder om f.eks. undersøkelser pasienten må gjennomføre før et besøk.

Feltet Vurderingsresultat er resultatet av vurderingen av henvisningen, og viser om henvisningen avvises, godtas eller sendes videre.

Fyll inn:

Ansvarlig: Den som vurderer henvisningen. Kommer automatisk opp med navnet til behandler som er pålogget. Vurderingsresultat: Resultat av vurderingen. Nærmere beskrivelse nedenfor.

Vurdert dato: Kommer automatisk opp med dagens dato ved utfylling av Vurderingsresultat.

Velges når vurderingsansvarlig spesialist vurderer at pasienten har behov for helsehjelp i spesialisthelsetjenesten. Pasienten får rett til nødvendig helsehjelp med frist for start helsehjelp.

Vurderingsresultat Godtatt åpner feltene for Rettighetsvurdering.

Tilstand og behandling, Oppmøte åpnes i vurderingsbildet.

Har din avdeling laget vurderingsmaler, kan du velge aktuell mal for å fylle ut vurderingen. Se ARENA Henvisning - opprette vurderingsmal for gitt tilstand-diagnose.

• Frist for start helsehjelp skal settes individuelt. Velges ventetid i feltet Ventetid fra, vil feltet Frist for start helsehjelp automatisk fylles ut med en dato knyttet til valget som ble tatt
• I feltnavnet Ventetid fra vises datoen henvisningen ble mottatt.

• Merk: Radioknapp Ja og feltet Frist for start helsehjelp låses ved lagring av henvisningen, og kan kun endres av personer som har spesiell tilgang til dette. Hvis fristdato er feilregistrert, må dette endres før det sendes ut ventelistebrev med svar på rettighetsvurderingen

Se ARENA Feltnavn for henvisninger for forklaring av felter

Feltene fylles ut for informasjon til første oppmøte:

• Tentativ tidsangivelse: Velg hvilket format tentativ tid skal angis i, dato eller måned
• Tentativ dato/måned: Velg tentativ dato/måned for når pasienten skal ha oppmøte
• Seksjon: Velg fra nedtrekksmeny
• Post: Velg fra nedtrekksmeny
• Lokalisering: Velg fra nedtrekksmeny
• Oppmøtekommentar: Fritekstfelt

Klikk Lagre, eventuelt Lagre & lukk. Henvisningen sendes via arbeidsflyt til arbeidsgruppen Henvisning til oppfølging.

Henvisningen rettighetsvurderes ikke. Den skal kun benyttes dersom aktuelt helseforetak ikke har behandlingstilbud for henvist tilstand, henvisningen er tydelig feilsendt eller er videresendt på grunn av kapasitetsproblemer med fødeplass. Dato for når henvisningen er mottatt i eget sykehus (første dato inn i spesialisthelsetjenesten) må følge henvisningen. Datoen registreres som ansiennitetsdato ved mottakende sykehus.

Rett til nødvendig helsehjelp: Radioknapp Ja er automatisk aktivert. Dersom pasienten er henvist fra et annet HF skal rettighet og frist for start helsehjelp følge pasienten. Dersom det ikke foreligger opplysninger om dette fra henvisende HF på vurderingstidspunktet skal vurderingen gjøres etter vanlige retningslinjer. Se også brukerveiledning ARENA Henvisning fra annet HF – allerede rettighetsvurdert.

Søk opp aktuelt sykehus henvisningen skal videresendes til. Pasient og/eller henviser skal alltid rådføres før videresending av henvisninger og gis mulighet til å ønske behandlingssted.

Klikk Lagre, eventuelt Lagre & Lukk

Forespørsel skal ikke brukes som utfall av ordinære henvisinger.

Forespørsel skal benyttes dersom det er opprettet en primærhenvisning og dette ikke er søknad om å ta pasienten inn til undersøkelse/behandling i helseforetaket, men ønske om medisinsk råd.

Forespørsel kan også benyttes dersom det er behov for å dokumentere at det er spesifikk årsak til oppslag i journal (eks. spesialisterklæring, uttak av kopi av journal, henvendelse fra annet sykehus eller fastlege om råd). Det skal da skrives inn i fritekstfeltet Admin.merknad hva som er årsaken til at Forespørsel er valgt. Dette vises i Pasientens Henvisninger i feltet Henvisningens administrativ merknad.

Merk! Svarbrev til offentlige instanser (eks: Pasientskadeerstatningen, forsikringsselskaper, Fylkesmannen) skal opprettes i sakarkiv etter vanlige retningslinjer, og ikke i journal.

Dersom den som har sendt henvendelsen er samarbeidende helsepersonell, kan svar opprettes og lagres i journal. Svarbrevet kan opprettes rett fra henvisningsskjermbildet. Brevmal Svar på forespørsel - HENV. Brevet knyttes til henvisningen, og henvisers adresse og pasientens navn legges automatisk inn.

Klikk Lagre, eventuelt Lagre & lukk. Henvisningen sendes via arbeidsflyt til arbeidsgruppen Henvisning til oppfølging.

Benyttes når pasienten vurderes til å ikke ha behov for helsehjelp i spesialisthelsetjenesten (henvisning fra primærhelsetjenesten), eller når pasienten ikke skal behandles/utredes i helseforetaket, men returneres til henvisende sykehus.

Avvist skal benyttes ved:

• Henvisning hvor pasient vurderes til å ikke ha behov for helsehjelp i spesialisthelsetjenesten: Velg avvist-kode: Ikke medisinsk ind. og brevmal Svar på henv – Avslag-HENV.
• Henvisning som returneres til henvisende helseforetak, hvor henvisende instans har behandlingsansvaret: Velg avvist-kode: Til annen institusjon og brevmal Svar på viderehenv, Retur til henv. Sykehus – HENV.

Spesialist som avviser henvisningen må opprette avslagsbrev til pasient og henviser med begrunnelse for avslaget:

1. Klikk Lagre
2. Klikk Opprett brev og velg riktig brevmal.
3. Klikk Rediger på brev til henviser og brev til pasient

4. Klikk Fullfør, og brevmalene kommer opp.

5. Skriv inn begrunnelsen for avslaget. Unntaksvis kan begrunnelsen for avslaget bare sendes henviser. Pasienten skal likevel ha brev, og det må i disse tilfellene stå i pasientens brev: «Begrunnelse for avslaget er sendt til den som har henvist deg. Vennligst ta kontakt med henviser for mer informasjon».

   Ved behov for beskjed til kontor, velg Intern melding (Ctrl+shift+I), søk opp aktuell arbeidsgruppe og skriv beskjed. Klikk Send.

6. For å godkjenne brevet, klikk Godkjenn (Ctrl+G) dersom det ikke skal sendes beskjed til kontor.

7. Dokumentet går automatisk til default arbeidsgruppe for utskrift.

• Merk: Er feltet henvisningstype (i mottaksopplysninger) utfylt med Øvrige henvisninger ved registrering av primærhenvisning, vil feltet Utfall av vurdering i Vurderingsdelen være ferdig utfylt med Opplæring, kurs, attester og råd. Rettighetsvurdering er da ikke nødvendig. Øvrige henvisninger brukes ved henvisninger som ikke skal rettighetsvurderes.
• Utfall av vurdering: Velg fra nedrekksmeny

Regulert i pasient- og brukerrettighetsloven § 2-3.

«Etter henvisning fra allmennlege har pasienten rett til fornyet vurdering av sin helsetilstand av spesialisthelsetjenesten. Retten gjelder bare én gang for samme tilstand. Ved behov for tverrfaglig spesialisert behandling for rusmiddelavhengighet, gjelder retten til fornyet vurdering også etter henvisning fra helse- og omsorgstjenesten i kommunen og sosialtjenesten».

Retten til fornyet vurdering oppstår på det tidspunkt pasienten har fått den første vurderingen. Pasientens krav om ny vurdering må være relatert til ønske om en fornyet vurdering i forhold til den første vurderingen. Pasienten behøver ikke oppgi begrunnelse for anmodning om ny vurdering. Med fornyet vurdering menes ny rettighetsvurdering. Det er ikke vurderingsfrist i disse tilfellene.

Om pasienten har påberopt seg Second opinion, vil det fremkomme av henvisningsskrivet, og det skal være haket av for Second opinion i Mottak av henvisning. Dette sees ved å klikke Vis mottaksopplysninger øverst i henvisningen, og registreringen vises:

Hjemmel og begjæring dukker ikke opp for somatiske henvisninger.

Klikk Lagre, eventuelt Lagre & lukk. Henvisningen sendes via arbeidsflyt til arbeidsgruppen Henvisning til oppfølging.

Henvisningsperiode: Tidsperiode fra mottak av henvisning for ett og samme sykdomstilfelle til utredning, behandling og oppfølgning er gjennomført, og ingen nye kontakter er avtalt. En pasient kan ha flere henvisningsperioder samtidig innen en helseinstitusjon dersom det er flere sykdomstilfeller. Dersom pasienten er rettighetsvurdert for samme tilstand ved henvisende sykehus og skal til behandling eller utredning ved mottakende sykehus, skal rettighetsvurderingen fra første sykehus følge pasienten. Rettighetsvurderingen skal som hovedregel bare foretas en gang for en tilstand. Rettighetsvurderingen skal som hovedregel bare foretas en gang for en tilstand. Vurderingsperioden løper fra mottaksdato selv om henvisningen er mangelfull.

Ekstern henvisning: Henvisning fra en rekvirent utenfor helseforetak; dette er i DIPS alltid en primærhenvisning. Henvisningen kommer enten fra førstelinjetjenesten, avtalespesialist eller fra annet helseforetak.

Primærhenvisning: Henvisning for ny tilstand. MERK: Henvisning videresendt i spesialisthelsetjenesten (helseforetak til helseforetak) og som allerede er rettighetsvurdert ved annet helseforetak, skal også registreres som en primærhenvisning.

Sekundærhenvisning: DIPS-begrep. Intern henvisning innad i helseforetaket for en allerede rettighetsvurdert tilstand.

Vurderingsfrist: Lege/behandlere skal fortløpende vurdere henvisninger for sin(e) seksjon(er) innen faglig forsvarlig tid. Ved vurdering av henvisninger for en ny tilstand (primærhenvising) er vurderingsfristen 10 virkedager. Frist ved mistanke om kreftsykdom er 5 virkedager (politisk mål, ikke lovkrav). Vurderingsfristen beregnes fra dato når sykehuset mottok henvisningen.

Utfall av vurdering: Gjelder rettighetsvurdering sammen med frist start helsehjelp. Feltet beskriver type helsehjelp pasienten rettighetsvurderes til. Behandling (avklart tilstand) og utredning (uavklart tilstand) NPR-rapporteres.

NPR: Norsk pasientregister er et av Norges sentrale helseregistre og blir drevet av Helsedirektoratet. Når pasienter får henvisning til eller behandling i et sykehus, en poliklinikk eller en avtalespesialist, blir en rekke opplysninger registrert ved behandlingsstedet. Et utvalg av disse opplysningene sendes til Norsk pasientregister.